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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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„Ach so funktioniert das mit den Pauschalen bei Auslandsreisen“

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Von Günter Stein,

... schrieb die Leserin, die gefragt hatte, wie Sie die Pauschalen bei Reisekostenabrechnungen richtig abrechnet, wenn sich ein Mitarbeiter an einem Tag sowohl im In- wie auch im Ausland aufgehalten hat.

 

Die Lösung geht so:
Für Auslandsreisen erstatten Sie Ihrem Mitarbeiter je nach Land unterschiedliche Verpflegungspauschalen nach einer vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Tabelle. Dabei gilt:

  • Ist Ihr Mitarbeiter an einem Kalendertag sowohl im Inland als auch im Ausland tätig, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend. Das gilt selbst dann, wenn Ihr Mitarbeiter die überwiegende Zeit im Inland verbringt.
  • Bei mehrtägigen Auslandsreisen rechnen Sie mit der Pauschale des Landes, das der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht.
  • Bei einer 1-tägigen Auslandsreise durch mehrere Länder gilt die Pauschale des ausländischen Landes, in dem der Mitarbeiter zuletzt tätig war.

 

 

Wenn der Mitarbeiter Ihnen keine Hotelrechnung vorlegt

Für jede Übernachtung im Inland dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter ohne Nachweis einen Pauschbetrag von 20 € steuer- und beitragsfrei erstatten. Für Übernachtungen im Ausland gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschalen.
Die Pauschbeträge dürfen Sie jedoch nicht steuer- und beitragsfrei erstatten, wenn

  • dem Mitarbeiter die Unterkunft von Ihnen als Arbeitgeber oder aufgrund des Arbeitsverhältnisses von einem Dritten kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt wurde oder
  • der Mitarbeiter in einem Fahrzeug übernachtet.

Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen Sie die Pauschbeträge nur dann zahlen, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet wurde.

Werbungskostenabzug als Alternative

Soweit Sie als Arbeitgeber Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten nicht erstatten, kann Ihr Mitarbeiter sie als Werbungskosten geltend machen. Das gilt prinzipiell auch für Übernachtungskosten. Allerdings kann der Mitarbeiter hier nur noch die nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen und keine Pauschalen.

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