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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Reise- und Bewirtungskosten betriebsprüfungssicher belegen: So funktioniert der Kniff mit der Visitenkarte

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Urheber: Kzenon | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Wenn Betriebsprüfer bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen erst einmal „ein Duftmarke setzen“ wollen, nehmen sie sich als Erstes die Belege für die Reise- und Bewirtungskosten vor. Dort lässt sich erfahrungsgemäß fast immer etwas beanstanden. Mal sind die Adressfelder in den Rechnungen für Hotelübernachtungen fehlerhaft oder die Angaben fehlen sogar ganz.

Letzteres ist besonders häufig bei Restaurantbelegen der Fall, wenn Mitarbeiter Geschäftspartner bewirtet haben. Besonders im Ausland ist es oftmals schwierig, finanzamtssichere Bewirtungsbelege zu bekommen. Immer wieder scheitert die steuerliche Anerkennung daran, dass im Adressfeld die Angaben zum eigenen Unternehmen fehlen.

Achtung: Ob fehlerhafte Hotel- oder Restaurantrechnung: Den handelnden Mitarbeitern kann nicht wirk- lich ein Vorwurf gemacht werden. Entweder haben sie es beim Auschecken im Hotel eilig oder sie sind im Restaurant noch in Begleitung des Geschäftspartners. In beiden Fällen ist die Neigung groß, erst einmal die fehlerhafte Rechnung mitzunehmen. Eine korrigierte Rechnung kann ja später immer noch angefordert wer- den ...

Empfehlung:

  • So nachvollziehbar das Verhalten der Mitarbeiter auch sein mag, für Sie als Steuerverantwortlichen Ihres Unternehmens ist der damit verbundene Mehraufwand selbstverständlich ein Ärgernis.
  • Es gibt mehrere Möglichkeiten, diesen Mehraufwand gar nicht erst entstehen zu lassen – gerade auch dann, wenn Mitarbeiter Reise- und Bewirtungskosten verursachen, die mit den Anforderungen für korrekte Belege „wenig am Hut haben“:

1. Bei Hotels: Sorgen Sie für Vorab-Informationen

Stellen Sie sicher, dass die Hotels bereits bei der Buchung eines Zimmers darüber informiert werden, wie die vollständige und korrekte Rechnungsadresse lautet. Sind es die Mitarbeiter selbst, die ihre Geschäftsreisen buchen, über- nehmen sie es auch, die Hotels entsprechend zu informieren.

Empfehlung: Werden die Hotelzimmer in Ihrem Unternehmen zentral gebucht, können Sie bereits bei Vereinbarung der Konditionen mit den Hotels regeln, wie die Rechnungsadresse lauten muss.

2. Bei Restaurants: Lassen Sie sich Monatsrechnungen schicken

In vielen Unternehmen ist es üblich, die Geschäftspartner in ausgewählten Restaurants zu bewirten. In diesen Fällen bietet es sich an, auf Einzelabrechnungen zu verzichten und sich generell Monatsrechnungen schicken zu lassen. Dies erleichtert es Ihnen wesentlich sicherzustellen, dass diese dann auch im Adressfeld korrekt ausgefüllt sind.

3. Bei Einzelbelegen: Hier hilft der Kniff mit der Visitenkarte

Lässt sich das steuerlich korrekte Aus- füllen von Reise- und Bewirtungskos- tenbelegen nicht im Voraus organisie- ren, bewährt sich immer wieder der Kniff mit der Visitenkarte des Mitarbeiters. Dieser erspart langwierige Diskussionen mit dem Hotel- bzw. Restaurantpersonal und funktioniert wie folgt:

  • Ihr Mitarbeiter lässt seine Visitenkarte auf die Rechnung heften, und zwar im Adressfeld der Rechnung. Dies setzt voraus, dass Ihr Mitarbeiter über Visitenkarten verfügt, in denen der Name und die Adresse Ihres Un- ternehmens korrekt und vollständig angegeben sind.
  • Ihr Mitarbeiter lässt die aufgeheftete Visitenkarte und die Rechnung so mit dem Firmenstempel des Hotels bzw. Restaurants versehen, dass sich ein Teil des Stempelabdrucks auf der Visitenkarte und der andere Teil des Stempelabdrucks auf der Rechnung befinden. Dadurch wird eine unmittelbare Verbindung zwischen der Rechnung und der aufgehefteten Visitenkarte hergestellt.
  • Erfahrungsgemäß erkennt das Finanzamt diesen Kniff an. Wenn Sie ganz auf Nummer sicher gehen wollen, stimmen Sie sich vorher mit dem für Ihr Unternehmen zuständigen Betriebsfinanzamt ab.

Kostenübernahme: Diese Vorgehensweise hat sich ebenfalls bewährt

Eine weitere Möglichkeit hat mir ein Leser zugeschickt, speziell Übernachtungskosten betriebsprüfungssicher nachzuweisen. In seinem Unternehmen hat sich – ganz besonders bei Geschäftsreisen ins Ausland – folgendes Vorgehen bewährt: Wenn Mitarbeiter Hotelzimmer buchen, verbinden sie dies mit der Frage, ob die Hotels einer Kostenübernahme durch das Unternehmen zustimmen.

Das ist fast immer der Fall und dann schicken die Mitarbeiter per Fax oder per E-Mail die Bestätigung des Unternehmens. Die Bestätigung der Kostenübernahme enthält (selbstverständlich vollständig und korrekt geschrieben) den Namen des Unternehmens und die Geschäftsadresse. Beides übernimmt das Hotel dann später in seine Rechnung, sodass eine Hauptfehlerquelle bei Reisekostenbelegen von vornherein vermieden wird.

Empfehlung:

  • Erstatten Sie Reisekosten generell nur dann steuerfrei, wenn Ihnen Ihre Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung einreichen und sie die entstandenen Aufwendungen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht haben.
  • Bewahren Sie die Belege als Unterlage zum Lohnkonto auf. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie für alle Kosten die zugrunde liegenden Nachweise vorlegen können. Lediglich dann, wenn Sie Kostenpauschalen gezahlt haben, ist das nicht notwendig.

Kosten für Geschäftsreisen steuerfrei erstatten: Kalkulieren Sie mit diesen gesetzlichen Vorgaben

Erste Tätigkeitsstätte als Ausgangspunkt für eine Geschäftsreise

Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung Ihres Unternehmens, eines verbundenen Unternehmens oder eines bestimmten Dritten (Kunden oder andere Geschäftspartner), der ein Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist.

Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese konkretisierenden Absprachen und Weisungen bestimmt.

Fahrtkosten

Ihre Mitarbeiter können für ihre Fahrten im Rahmen einer Geschäftsreise öffentliche Verkehrsmittel nutzen, mit ihrem eigenen Fahrzeug fahren oder einen von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Firmenwagen nutzen.

Verpflegungspauschalen

Steuerfrei erstattungsfähig sind:

  • 24 € für jeden Kalendertag, an dem ein Mitarbeiter 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist
  • jeweils 12 € für den An- und Abreisetag, wenn ein Mitarbeiter an diesem einen anschließenden oder vorher- gehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet
  • 12 € für jeden Kalendertag, an dem ein Mitarbeiter ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist

Befristung der Verpflegungspauschalen

Maximal 3 Monate; Neubeginn bei einer Unterbrechung von 4 Wochen – unabhängig vom Anlass der Unterbrechung

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können Sie Ihren Mitarbeitern grundsätzlich zeitlich unbegrenzt in tatsächlich entstandener und nachgewiesener Höhe steuerfrei erstatten.

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