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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Reise- und Bewirtungskosten korrekt belegen: Wie Ihnen Ihre Visitenkarte dabei helfen kann

 
Visitenkarte
Urheber: Robert Kneschke | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Reise- und Bewirtungskosten kontrollieren Betriebsprüfer meist besonders intensiv. Die Adressfelder in den Rechnungen über Hotel- und Bewirtungskosten sind besonders fehleranfällig. Manchmal fehlen sie sogar vollständig.

Den handelnden Mitarbeitern kann nicht wirklich ein Vorwurf gemacht werden. Speziell beim Auschecken aus dem Hotel haben sie es eilig, um beim Geschäftstermin nicht zu spät zu kommen. Dann passiert es schnell, die fehlerhafte Rechnung erst einmal mitzunehmen.

Dieser Mehraufwand muss nicht sein. Es gibt mehrere Möglichkeiten, sich diesen Mehraufwand zu ersparen. Das gilt gerade auch dann, wenn es um Reise- und Bewirtungskosten von Mitarbeitern geht, die mit den Anforderungen an korrekte Belege "wenig am Hut haben".

Bei Hotels: Sorgen Sie für Vorabinformationen


Stellen Sie sicher, dass die Hotels bereits bei der Buchung eines Zimmers darüber informiert werden, wie die vollständige und korrekte Rechnungsadresse lautet. Buchen die Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen selbst, übernehmen sie es auch, die Hotels entsprechend zu informieren. Werden die Hotelzimmer in Ihrem Unternehmen zentral gebucht, können Sie bereits bei Vereinbarung der Konditionen mit den Hotels regeln, wie die Rechnungsadressen lauten müssen.

Bei Restaurants: Vereinbaren Sie Monatsrechnungen

In vielen Unternehmen ist es üblich, die Geschäftspartner in ausgewählten Restaurants zu bewirten. In diesen Fällen bietet es sich an, auf Einzelabrechnungen zu verzichten und sich generell Monatsrechnungen schicken zu lassen. Das erleichtert es Ihnen wesentlich sicherzustellen, dass diese dann auch im Adressfeld korrekt ausgefüllt sind.

 

Bei Einzelbelegen hilft der Kniff mit der Visitenkarte

Lässt sich das steuerlich korrekte Ausfüllen von Reise- und Bewirtungskostenbelegen nicht im Voraus organisieren, bewährt sich immer wieder der Kniff mit der Visitenkarte des Mitarbeiters. Dieser funktioniert wie folgt:

  • Ihr Mitarbeiter lässt seine Visitenkarte auf die Rechnung heften, und zwar im Adressfeld der Rechnung. Dies setzt voraus, dass Ihr Mitarbeiter über Visitenkarten verfügt, in denen der Name und die Adresse Ihres Unternehmens korrekt und vollständig angegeben sind.
  • Ihr Mitarbeiter lässt die aufgeheftete Visitenkarte und die Rechnung so mit dem Firmenstempel des Hotels bzw. Restaurants versehen, dass sich ein Teil des Stempelabdrucks auf der Visitenkarte und der andere Teil des Stempelabdrucks auf der Rechnung befinden. Dadurch wird eine unmittelbare Verbindung zwischen der Rechnung und der aufgehefteten Visitenkarte hergestellt.
  • Erfahrungsgemäß erkennt das Finanzamt diesen Kniff an. Wenn Sie ganz auf Nummer Sicher gehen wollen, stimmen Sie sich vorher mit dem für Ihr Unternehmen zuständigen Finanzamt ab.

Diese Vorgehensweise hat sich ebenfalls bewährt


Wenn Mitarbeiter Hotelzimmer buchen, verbinden sie dies mit der Frage, ob die Hotels einer Kostenübernahme durch das Unternehmen zustimmen. Das ist fast immer der Fall, und dann schicken die Mitarbeiter die Bestätigung des Unternehmens.

Die Bestätigung der Kostenübernahme enthält (vollständig und korrekt geschrieben) den Namen des Unternehmens und die Geschäftsadresse. Beides übernimmt das Hotel später in seine Rechnung, sodass eine Hauptfehlerquelle bei Reisekostenbelegen von vornherein vermieden wird.

Empfehlung

Sehen Sie davon ab, eine sonstige Leistung z. B. lediglich mit "Beratungsleistung" oder mit "Entgelt gemäß Absprache" zu bezeichnen. Übernehmen Sie z. B. die Angaben aus dem Auftrag oder verweisen Sie konkret auf den Auftrag oder eine Auftragsbestätigung.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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