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Reisekostenabrechnung: Welche privaten Erledigungen fallen ins Gewicht?

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Von Midia Nuri,

Grundsätzlich ist es einfach: Reisekosten sind die Aufwendungen eines Mitarbeiters, die durch eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit veranlasst wurden.

Diese dürfen Sie ihm erstatten, und zwar

  • steuer- und
  • beitragsfrei.

Aber erst einmal sollten Sie natürlich prüfen, ob die Voraussetzung dafür vorliegt.

Schritt 1: Prüfen Sie die Auswärtstätigkeit selbst

Die Kosten dürfen Sie natürlich nur erstatten, wenn diese durch eine „beruflich bedingte Auswärtstätigkeit“ verursacht wurden.

  • Wann eine solche Auswärtstätigkeit vorliegt und
  • wann diese beruflich bedingt ist,

haben Verwaltung und Rechtsprechung festgelegt. Laut Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 9.4 Abs. 2 LStR dürfen Sie immer dann von einer Auswärtstätigkeit ausgehen, wenn eine der folgenden Alternativen vorliegt:

  1. Der Mitarbeiter ist auf einer Dienstreise. Das ist ein Beschäftigter immer dann, wenn er vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird, beispielsweise für den Besuch bei einem Lieferanten oder Kunden.
  2. Der Mitarbeiter übt eine Einsatzwechseltätigkeit aus. Das ist immer dann der Fall, wenn der Beschäftigte bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeitet, etwa als Bauarbeiter, Leiharbeitnehmer, Glas- und Gebäudereiniger.
  3. Der Mitarbeiter übt eine Fahrtätigkeit aus. Das ist der Fall, wenn ein Fahrzeug der Arbeitsplatz Ihres Mitarbeiters ist, etwa eines Kraftfahrers, Busfahrers oder Lkw-Fahrers.

 

Schritt 2: Prüfen Sie die private Erledigung

Ob die Voraussetzung für die lohnsteuer- und sozialabgabenfreie Erstattung der Reisekosten erfüllt ist, reicht für sich aber noch nicht aus. Zumindest dann nicht, wenn Ihr Mitarbeiter auf dem Weg noch etwas Privates erledigt hat. Dann müssen Sie prüfen, ob diese private Erledigung geringfügig ist oder nicht.

Denn Sie dürfen nur die Kosten erstatten, die so gut wie ausschließlich beruflich bedingt sind, also die Auswärtstätigkeit durch die Aufgabe des Mitarbeiters für Ihr Unternehmen veranlasst ist. So splitten Sie rechtssicher auf:

Untergeordnete private Erledigungen

Sind die privaten Erledigungen des Mitarbeiters eher untergeordnet, dürfen Sie nach den LStR weiterhin davon ausgehen, dass die Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst war.

Die Reisekosten können Sie dann unbesorgt steuer- und beitragsfrei erstatten.

Mehr als geringfügige private Erledigungen

War die private Erledigung auf dem Weg mehr als nur geringfügig, kommt es darauf an, ob sie sich vom beruflichen Anteil trennen lassen.

  1. Kostenaufteilung ist möglich: Ist die saubere Aufteilung in einen privaten und einen beruflichen Anteil möglich, sind alle anteiligen Kosten, die im Zusammenhang mit der privaten Erledigung anfallen, nicht als Reisekosten erstattungsfähig.
  2. Kostenaufteilung ist nicht möglich: Ist die private Erledigung mehr als nur geringfügig und lassen sich die Kosten für die private Erledigung nicht vom beruflichen Anteil trennen – auch nicht durch Schätzung –, dann zählen die gesamten Kosten für die Dienstreise zu den Kosten für die private Lebensführung nach § 12 Einkommensteuergesetz (EStG). Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) 2009 entschieden (AZ.: GrS 1/06).

Achtung: Ersetzen Sie dem Mitarbeiter diese Aufwendungen, stellt der Ersatz in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt dar.

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