Gratis-Download

Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

Jetzt downloaden

Reisekosten: Die Sparpotenziale werden oft nicht erkannt

0 Beurteilungen
Urheber: nmann77 | Fotolia

Von Bettina Steffen,

Reisekosten sind nach Löhnen und Sozialabgaben in der Regel der drittgrößte Kostenblock im Unternehmen. Noch mehr erstaunt, dass viele Mittelständler nicht einmal wissen, wie viel Geld sie für Geschäftsreisen ausgeben.

Die 3 größten Kostenblöcke bei Geschäftsreisen

  1. Beförderungsleistungen (Auto, Bahn,  Flugzeug, Taxi),
  2. Unterkunftskosten (Hotels, Pensionen oder Privatquartiere) und
  3. Verpflegungsleistungen (pauschal oder in Einzelabrechnungen).

Diese Kernkosten machen im Allgemeinen über 50 % der Gesamtkosten aus. Von Reisefall zu Reisefall müssen auf diese Rechnung oben aufgeschlagen werden: Durch Neuverhandlungen können Sie bis zu 10 % sparen

  • Bettensteuern
  • Luftverkehrsabgaben
  • Kreditkartengebühren
  • Gepäckgebühren sowie sonstige Gebühren und Abgaben.

Bekanntlich ist das Kerngeschäft des Einkaufs nicht das Managen von Reisen, sondern die Waren- und Materialbeschaffung.

Da sich Mittelständler in der Regel aber keine speziellen Reisemanager leisten können, bleibt ebenso regelmäßig nur die Do-it-yourself-Methode.

Drehen Sie an diesen Stellschrauben, um Ihre Reisekosten zu senken

1. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest

Entweder übernehmen Sie selbst den Job oder Sie finden im Unternehmen (immer in Kontakt und Absprache mit der Geschäftsleitung!) einen Kollegen. Dieser Mann oder diese Frau ist dann in jedem Fall der zentrale Ansprechpartner und das gleich zweifach: erstens für die eigenen Reisekader und zweitens als alleiniger Verhandlungspartner für Dienstleister, Hotels etc.

2. Überprüfen Sie bestehende Verträge

Im Vorfeld listen Sie alle existierenden Dienstleister auf (Sie werden womöglich staunen, wer und was sich da im Laufe der Zeit in Ihren Archiven angesammelt hat) und trennen Sie dann die Spreu vom Weizen.
Mit den Besten verhandeln Sie anschließend alle Verträge neu aus. Mit veränderten und verbesserten Rahmenvereinbarungen können Sie nämlich allein bei den direkten Kosten mehr als 10 % einsparen. Geringere Prozesskosten sind dabei noch nicht einmal berücksichtigt!

Mit Hotels können Sie beispielsweise eine Maximalrate als Obergrenze aushandeln, mit jeweiligen Preisabschlägen zu aktuellen Tagesraten.

 

3. Verschärfen Sie Reiserichtlinien

Erstellen Sie einen knappen, verständlichen Katalog, in dem alle Richtlinien betreffs Reiseform, Reisemittel und Reisezeit sowie die Art der Abrechnung festgelegt sind. Beispielsweise kann in den Richtlinien vorgegeben werden, dass für Flugreisen nur Economy-Class gebucht werden darf (bei der Bahn entsprechend die 2. Klasse) oder als Übernachtungsstandard Drei-Sterne-Hotels gelten.

In diese Richtlinien gehören auch Regelungen hinein, die die maximale Reisezahl zu Kunden (z. B. für Einkaufs- oder Vertragsverhandlungen) festlegen. Ist das Limit ausgeschöpft, muss im Bedarfsfall auf Videokonferenzen ausgewichen werden.

Voraussetzung dafür ist allerdings die Installation einer modernen Meeting- Technologie im Unternehmen.

4. Streichen Sie Reisekontingente zusammen.

Es versteht sich von selbst, dass nicht jeder nach Belieben (und auf Firmenkosten) verreisen darf. Legen Sie ähnlich den Reiserichtlinien fest, welche Kollegen entsprechend ihrer Aufgabenbereiche zum Reisekader gehören und welche nicht.

Setzen Sie Prioritäten durch eine Klassifizierung der Reiseanlässe. Beispielsweise:

  • Ohne Einschränkung (bei Vertragsverhandlungen)
  • Mit Einschränkung (legen Sie eine Höchstsumme pro Reise fest)
  • Kein Reisebedarf (bei Bagatellen oder sofern Videokonferenzen den gleichen Zweck erfüllen)

5. Schreiben Sie die Reisemittel vor.

Ein Flugzeug braucht von Hamburg nach Frankfurt/Main bspw. 1 Stunde und 5 Minuten. Die Bahn schafft die gleiche Strecke in 3 Stunden und 45 Minuten. Dennoch kann ein ICE günstiger sein. Zum einen fallen statt 350 € nur 120 € an (jeweils Durchschnittspreise ohne Sonderkonditionen) und zum anderen können Dienstreisende die Zugfahrt produktiv für Büroarbeiten nutzen.

6. Senken Sie mit Firmen-Kreditkarten Ihre Prozesskosten

Da die Anbieter alle in Anspruch genommenen Leistungen fein säuberlich aufschlüsseln, haben Sie mit diesen Daten schon einmal einen Teil Ihrer Reisekostenabrechnung erledigt. Außerdem erhöhen Kreditkarten besonders bei kostspieligen Auslandsreisen die Liquidität Ihres Unternehmens.

Übrigens: Kosten lassen sich nicht nur durch Preisvergleiche senken, sondern auch durch geschicktes Aushandeln von Hotel-, Flug-, Bahn- und Mietwagenpreisen.

Praxistipp: Damit Ihr Dienstreise-Reglement von Ihren Kollegen und Mitarbeitern nicht als Bevormundung oder als „von oben aufgedrückt“ empfunden wird, sollten Sie sich bei anstehenden Veränderungen um ausreichende Transparenz bemühen.

Informieren Sie alle Betroffenen von Anfang an. So schaffen Sie nicht nur mehr Akzeptanz, sondern erhöhen auch noch die Mitarbeitermotivation.

Lohn und Gehaltsabrechnung aktuell

Vom Anspruch auf Teilzeitbeschäftigung über Mutterschutz und Elternzeit bis hin zu Fragen zu Urlaubsgewährung, Überstunden und Sonderurlaub. Vereinfachen Sie jetzt Ihre Lohnabrechnung!

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Steigern Sie Ihre Erfolgsquote: Vergaberecht & Angebotsstrategien für Bieter

Machen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung unangreifbar!

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Betriebliche Entgeltabrechnung auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung

Rechtssichere und professionelle Personalarbeit

Einfach und sicher im Personalbüro – Sozialversicherung | Lohnsteuer | Arbeitsrecht