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Abrechnung der Nutzung des Firmentransporters für Fahrten zu Arbeitsstellen

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Lohn und Gehalt Lohnabrechnung

Von Günter Stein,

Wie verhält es sich, wenn mehrere Mitarbeiter einer Firma aus verschiedenen Orten mit einem Firmenfahrzeug (Transporter mit drei Sitzplätzen) vom Ort des am weitesten entfernt wohnenden...

Wie verhält es sich, wenn mehrere Mitarbeiter einer Firma aus verschiedenen Orten mit einem Firmenfahrzeug (Transporter mit drei Sitzplätzen) vom Ort des am weitesten entfernt wohnenden Mitarbeiters täglich zu verschiedenen Arbeitsstellen (nie zum Firmensitz selbst) fahren? Die Mitarbeiter kaufen unterwegs zudem Material ein. Muss hierbei für die Lohnabrechnung etwas Besonderes beachtet werden?

Die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel ist steuerfrei (§ 3 Nr. EStG). Ein Beförderungsmittel kann z. B. ein Omnibus, Kleinbus, ein PKW mit mehreren Sitzplätzen und auch ein Transporter sein. Materialeinkauf oder Mitnahme von Arbeitsmaterial ist unschädlich.

Die Notwendigkeit einer Sammelbeförderung ist z. B. in den Fällen anzunehmen, in denen

  1. die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte,
  2. die Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (z. B. Baustellen) oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebiets eingesetzt werden,
  3. der Arbeitsablauf eine gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Arbeitnehmer erfordert (R 21 der Lohnsteuerrichtlinien 2005).

Wichtig: Sie als Arbeitgeber müssen die steuerfreie Sammelbeförderung in der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben „F“ angeben. Das ist erforderlich, weil die Arbeitnehmer bei einer steuerfreien Sammelbeförderung in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung keine Entfernungspauschalen als Werbungskosten geltend machen können.

Die Notwendigkeit einer Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz sollte in den Lohnunterlagen vermerkt werden. Aufgrund der Steuerfreiheit besteht gleichzeitig Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

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