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Beiträge zur Sozialversicherung zu viel gezahlt? So bekommen Sie sie zurück

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Von Günter Stein,

Ein typisches Beispiel: Sie gehen bei einem Mitarbeiter versehentlich von Versicherungspflicht aus – oder haben eine Einmalzahlung bei der Ermittlung der Abgaben berücksichtigt, obwohl dies gar nicht erforderlich war. Natürlich ist es für Sie dann wichtig, die zu viel gezahlten Beiträge möglichst zurückzubekommen oder „verrechnen“ zu können. Doch das Procedere ist gar nicht so einfach – und auch die damit verbundenen Fragen.

Wem steht ein Erstattungsanspruch zu?

Der Erstattungsanspruch steht immer demjenigen zu, der die Beiträge gezahlt hat. Das sind Sie für die Arbeitgeberbeiträge und für die Arbeitnehmerbeiträge ist das der Mitarbeiter.

Verrechnen oder erstatten?

Verrechnen dürfen Sie, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

  1. Der Beginn des Zeitraums, für den Sie die Beiträge irrtümlich gezahlt haben, liegt nicht länger als 6 Kalendermonate zurück.
  2. Für die Verrechnung haben Sie den Mitarbeiter eine schriftliche Erklärung darüber abgeben lassen, dass kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) vorliegt und seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen des entsprechenden Leistungsträgers gewährt wurden.
  3. Bei der Verrechnung von Beitragsteilen liegt der Zeitraum, für den Sie Beiträge zu viel gezahlt haben, nicht länger als 24 Kalendermonate zurück.
  4. Für den Erstattungszeitraum oder für Teile des Erstattungszeitraums hat keine Prüfung in Ihrem Unternehmen stattgefunden.

Sie verrechnen die zu Unrecht gezahlten Beiträge (auch die des Arbeitnehmers) und zahlen den Anteil Ihres Mitarbeiters an diesen dann aus.

Schritt für Schritt: So machen Sie alles richtig
Verrechnen Sie die zu viel gezahlten Beiträge einfach mit den Beiträgen für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum. Resultieren dabei die zu viel gezahlten Beiträge aus einem zu hohen Arbeitsentgelt, gehen Sie in folgenden 3 Schritten vor:
1. Schritt Sie berechnen die Beiträge aus dem Arbeitsentgelt in der korrekten Höhe.
2. Schritt Sie ziehen anschließend die korrekt ermittelten Beiträge von den überhöhten Beiträgen ab.
3. Schritt Den so ermittelten Betrag nehmen Sie als Erstattungsbetrag, den Sie nun verrechnen.

Wichtig: Legen Sie bei der Verrechnung die jeweils für den Verrechnungszeitraum maßgebenden Beitragsfaktoren zu Grunde. Denken Sie auch an den Eintrag im Entgeltkonto!

So gehen Sie bei einer Erstattung vor

Ist eine Verrechnung nicht möglich (z. B. weil der maßgebliche Zeitraum bereits zu weit zurückliegt, s. o.), werden Ihnen die Beiträge auf Antrag erstattet. Die Erstattung kann in Form einer Gutschrift auf dem Beitragskonto erfolgen (§ 28 Nr. 2 Viertes Buch Sozialgesetzbuch = SGB IV).

Tipp: Ihnen können auch die Arbeitnehmeranteile mit ausgezahlt werden. Sie müssen Ihrem Mitarbeiter dann seine Anteile erstatten.

Bei der Antragstellung müssen Sie Folgendes beachten

  1. Antragsberechtigt ist, wer die Beiträge getragen hat.
  2. Den Antrag auf Erstattung reichen Sie bei der Einzugsstelle ein, an die Sie die Beiträge abgeführt haben.

Ganz wichtig Noch fällige Beiträge dürfen Sie in Erwartung einer Beitragserstattung oder Gutschrift keinesfalls (!) zurückhalten.

So funktioniert jetzt Ihr Antrag auf Erstattung oder Verrechnung zu viel gezahlter Beiträge In der Praxis kann es immer wieder vorkommen, dass Sie versehentlich zu viel Sozialversicherungsbeiträge abführen. Wenn Sie dies bemerken, ist es wichtig, dass Sie den Erstattungs- bzw. Verrechnungsantrag an die richtige Stelle richten. Denn es gibt eine wichtige Ausnahme von der „Grundregel“:

Die „Grundregel“ Für die Bearbeitung der Anträge auf Erstattung von zu Unrecht gezahlten Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ist grundsätzlich die Einzugsstelle (Krankenkasse, für geringfügig Beschäftigte die Knappschaft Bahn-See) zuständig.

Die 2 Ausnahmen

1. Der Rentenversicherungsträger ist allein für die Erstattung zu Unrecht gezahlter Rentenversicherungsbeiträge zuständig, wenn

  • seit Beginn des Erstattungszeitraums Leistungen aus diesem Versicherungszweig beantragt, bewilligt oder gewährt worden sind,
  • die Beiträge dem Rentenversicherungsträger als Beiträge zur freiwilligen Versicherung verbleiben oder
  • für den Erstattungszeitraum freiwillige Beiträge nachgezahlt werden sollen,
  • der Erstattungsanspruch ganz oder teilweise verjährt ist,
  • ein Bescheid über eine Forderung des Rentenversicherungsträgers vorliegt.

2. Die Agentur für Arbeit ist für die Erstattung der Beiträge zur Arbeitslosenversicherung allein zuständig, wenn

  • seit Beginn des Erstattungszeitraums aus der Arbeitslosenversicherung Leistungen beantragt, bewilligt oder gewährt worden sind,
  • der Erstattungsanspruch ganz oder teilweise verjährt ist

Tipp: Stellt die Einzugsstelle fest, dass der Rentenversicherungsträger und/oder die Agentur für Arbeit zuständig ist, leitet sie eine Mehrfertigung (also beispielsweise eine Kopie) Ihres Antrags mit einer Stellungnahme entsprechend weiter und teilt Ihnen dies mit. Richten Sie also Ihren Antrag immer an die zuständige Einzugsstelle.

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