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Betriebsprüfung der Sozialversicherung: Diese Pflichten hat der Ansprechpartner

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Von Günter Stein,

Ist eine Betriebsprüfung anberaumt und steht der Prüfer schließlich vor der Tür, benötigt er einen Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens. Die Pflicht, während der Prüfung verfügbar zu sein, besteht in erster Linie für den Arbeitgeber. Sie können aber ebenso gut einen Stellvertreter zur Verfügung stellen, beispielsweise einen Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder der Lohnbuchhaltung.

 

Eine Leserin wollte wissen: Welche Aufgaben hat der Ansprechpartner?
Die Antwort ergibt sich aus §§ 28p SGB IV, § 10 Beitragsverfahrensordnung (BVV):

Unterlagen:

Legen Sie dem Prüfer alle verlangten Unterlagen vor, und zwar so gegliedert, dass dieser sich möglichst schnell einen Überblick verschaffen kann. Das gilt für Unterlagen in Papierform ebenso wie für elektronische Aufzeichnungen. Gegebenenfalls müssen Sie entsprechende Darstellungsprogramme, Maschinenzeiten und sonstige Hilfsmittel ebenfalls (am besten bereits vorbereitet) zur Verfügung stellen. Die Arbeitsentgelte müssen eindeutig den entsprechenden Lohnabrechnungszeiträumen zugeordnet sein.
Achtung:
Arbeitsentgelte, die weder einem Lohnabrechnungszeitraum noch einem Mitarbeiter zuzuordnen sind, führen fast immer zu Nachzahlungen.

 

Auskunft:

Auskunft müssen Sie dem Prüfer jederzeit erteilen. Auch die Befragung der betreffenden Beschäftigten dürfen Sie nicht unterbinden. Die Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnisse geprüft werden, sind verpflichtet, Auskunft über die Art und Dauer ihrer Beschäftigung, die hierbei erzielten Arbeitsentgelte, sämtliche Arbeitgeber und die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen Tatsachen zu erteilen.

Mängel:

Die bei der Prüfung festgestellten Mängel müssen Sie unverzüglich beheben und Vorkehrungen treffen, dass die festgestellten Mängel sich nicht wiederholen. In der Regel wird Ihnen hierfür eine Frist gesetzt und die Auflage erteilt, dem prüfenden Sozialversicherungsträger die ordnungsmäßige Mängelbeseitigung und die getroffenen Vorkehrungen nachzuweisen.

Kopien:

Der Prüfer ist berechtigt, sich Kopien von Unterlagen anzufertigen. Allerdings muss er dies auf Kosten der prüfenden Stelle tun.

Gespräche:

In der Regel finden ein Vorgespräch und ein Abschlussgespräch statt. Sie sollten aber auch während der Prüfung immer wieder das Gespräch mit dem Betriebsprüfer suchen. So haben Sie die Möglichkeit, frühzeitig unklare Sachverhalte und Missverständnisse aufzuklären.

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