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Betriebsprüfung vorbei: Dann denken Sie bloß an die neue Aufbewahrungsfrist!

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Von Günter Stein,

Er kommt so regelmäßig wie Ostern oder Weihnachten - wenn auch nicht ganz so oft: Der Betriebsprüfer der Sozialversicherung. Gern übersehen: Der Abschluss einer Betriebsprüfung heißt leider nicht: Aufräumen im Unterlagendschungel. Sämtliche Dokumente, Aufzeichnungen etc., die geprüft wurden, müssen weiterhin von Ihnen aufbewahrt werden.

 

Durch die Prüfung haben sich die Fristen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen verschoben. Sie sind verpflichtet, die geprüften Unterlagen noch bis zum Ende des Jahres aufzubewahren, das auf die Prüfung folgt. Das gilt selbst dann, wenn Sie sie ohne Prüfung bereits hätten vernichten dürfen.
Beispiel:
Am 1.12.2011 fand eine Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung Bund in Ihrem Unternehmen statt. Sie sind verpflichtet, alle geprüften Unterlagen mindestens bis zum 31.12.2012 aufzubewahren.

 

Nach § 28f Abs. 1 SGB IV betrifft dies für jeden Arbeitnehmer und getrennt nach Kalenderjahren

  • die Entgeltunterlagen,
  • die Beitragsabrechnungen und -nachweise,
  • die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer und
  • die Durchschriften der Meldungen nach der maschinellen Datenübermittlung.

Achtung:
Verstoßen Sie gegen diese Aufbewahrungspflichten, kann der zuständige Sozialversicherungsträger im Zweifelsfall die Höhe der Arbeitsentgelte der Beschäftigten Ihres Unternehmens schätzen. Die Schätzung muss allerdings dann widerrufen werden, wenn Sie die Höhe der Arbeitsentgelte im Nachhinein doch noch nachweisen können.
Möchten Sie die Unterlagen aus Platzgründen in mikroverfilmter Form aufbewahren, müssen Sie sicherstellen, dass damit die Unterlagen vollständig und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem muss gewährleistet sein, dass eine spätere Änderung der Aufnahmen nicht möglich ist.

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