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Die 5 häufigsten Prüfpunkte bei Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherung

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Von Günter Stein,

Fall 1: 400-€-Jobber/Kurzfristig Beschäftigte Der Betriebsprüfer bringt aus der Betriebsprüfdatei der Deutschen Rentenversicherung oft Daten geringfügig oder kurzfristig beschäftigter Aushilfen mit. Üben Ihre geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen aus, werden die Arbeitsentgelte zusammengerechnet. Erklärungen Ihrer Arbeitnehmer, ob mehrere Beschäftigungen ausgeübt werden, schützen zwar nicht vor Beitragsnachforderungen. Wenn Ihr Arbeitnehmer bewusst oder grob fahrlässig falsche Angaben gemacht hat, können Sie jedoch Regressansprüche geltend machen.Beispiel:Tipp:

Betriebsprüfung - Minijob - Fall 1: 400-€-Jobber/Kurzfristig Beschäftigte

Der Betriebsprüfer bringt aus der Betriebsprüfdatei der Deutschen Rentenversicherung oft Daten geringfügig oder kurzfristig beschäftigter Aushilfen mit. Üben Ihre geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen aus, werden die Arbeitsentgelte zusammengerechnet. Erklärungen Ihrer Arbeitnehmer, ob mehrere Beschäftigungen ausgeübt werden, schützen zwar nicht vor Beitragsnachforderungen. Wenn Ihr Arbeitnehmer bewusst oder grob fahrlässig falsche Angaben gemacht hat, können Sie jedoch Regressansprüche geltend machen.

Ohne schriftliche Erklärung wird es schwer sein, von Ihrem Mitarbeiter Zahlungen zu fordern. Hinzu kommt, dass Ihnen der Prüfer nicht vorwerfen kann, fahrlässig eine nicht ordnungsgemäße versicherungsrechtliche Beurteilung eines Mitarbeiters vorgenommen zu haben.

Den Vorwurf der Fahrlässigkeit entkräften Sie mit den Arbeitnehmererklärungen vor allem bei sozialversicherungsfreien 400-€-Kräften. Deshalb: Prüfen, ob Ihnen diese Erklärungen vorliegen und ggfs. nachfordern.

Betriebsprüfung - Minijob - Fall 2: Pauschalbesteuerte Lohnbestandteile

Pauschalbesteuerte Bestandteile des Arbeitsentgelts oder Direktversicherungsbeiträge sind beliebte Prüffelder. Beachten Sie die geltenden Höchstgrenzen der möglichen Pauschalbesteuerung und der damit verbundenen Beitragsfreiheit. Denken Sie auch an die unterschiedliche Beurteilung der Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge in der Unfallversicherung. Hier werden diese Bezüge dem Arbeitsentgelt zugerechnet.

Betriebsprüfung - Minijob - Fall 3: Einmalzahlungen

Immer wieder kommt es zu Differenzen bei der Beitragsberechnung von einmaligen Zuwendungen. Auch die sogenannte Märzklausel ist eine häufige Fehlerquelle bei der Zuordnung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts zum richtigen Abrechnungsmonat.

Betriebsprüfung - Minijob - Fall 4: Mitunternehmer/Familienangehörige

Die versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung von Mitunternehmern und Familienangehörigen wird genau geprüft. Das sogenannte Statusfeststellungsverfahren wird durch die Deutsche Rentenversicherung Bund je nach Sachverhalt unterschiedlich durchgeführt.

  1. Werden in Ihrem Unternehmen geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH oder Familienangehörige beschäftigt, ist das bei der Anmeldung zur Sozialversicherung seit dem 1.1.2005 entsprechend zu vermerken. Für die Gesellschafter führt die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Statusfeststellungsverfahren durch. Für Ehegatten oder Lebenspartner prüft die Einzugsstelle die Versicherungspflicht der Beschäftigung.
  2. Seit dem 1.1.2008 sind auch Kinder, weitere Nachkommen einer Person, die in gerader Linie voneinander abstammen (z. B. Enkel und Urenkel), sowie Adoptivkinder bei der Meldung zu kennzeichnen. Auch in diesen Fällen führt die Deutsche Rentenversicherung Bund das Statusfeststellungsverfahren durch.
  3. Unabhängig davon haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, einen entsprechenden Antrag zur versicherungsrechtlichen Prüfung zu stellen. Insbesondere die Beschäftigung von mitarbeitenden Gesellschaftern sollten Sie, wenn es bisher nicht geschehen ist, einer versicherungsrechtlichen Beurteilung unterziehen lassen.
  4. Einen solchen Antrag sollten Sie auch stellen, wenn Sie Zweifel haben, ob ein Vertragsverhältnis im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit oder einer abhängigen Beschäftigung abgewickelt wird.

Legen Sie die Bescheide dem Betriebsprüfer vor. Achten Sie aber auch darauf, ob zwischenzeitlich Gesellschaftsverträge einer KG oder GmbH sowie Geschäftsführerverträge geändert wurden, was unter Umständen eine veränderte versicherungsrechtliche Beurteilung nach sich zieht. Der Betriebsprüfer wird die Unterlagen einsehen wollen.

Betriebsprüfung - Minijob - Fall 5: Bescheide/Prüfberichte des Finanzamts

Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörde will der Betriebsprüfer einsehen. Der Betriebsprüfer ist sogar verpflichtet, sich den Lohnsteuerhaftungsbescheid vorlegen zu lassen.

Legen Sie die Prüfberichte der Finanzbehörde unaufgefordert vor. So geben Sie dem Prüfer keinen Anlass, über eine intensivere Prüfung des Rechnungswesens nachzudenken.

Beispiel:

Die letzte Prüfung des Finanzamts hat ergeben, dass Sie die Steuerfreiheit von Auslösungen nicht richtig beurteilt haben. Sie haben Ihren Mitarbeitern irrtümlich höhere Reisekosten unversteuert gewährt, als nach dem Gesetz steuerfrei möglich gewesen wäre. Die vom Finanzamt nacherhobene Steuer haben Sie gezahlt. Eine Folge des letztendlich steuerpflichtigen Bezugs ist, dass von den Beträgen auch Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen sind.

Hier sollten Sie selbst die Berechnung der Sozialabgaben in die Hand nehmen. Stößt erst der Betriebsprüfer auf die Fakten, müssen Sie neben den nachberechneten Sozialabgaben auch noch Säumniszuschläge von dem Monat an zahlen, in dem Ihnen der Lohnsteuerhaftungsbescheid übersandt wurde.

Tipp:

Sobald Ihnen vom Finanzamt eine Nachforderung von Steuern zugestellt wird, sollten Sie mit Ihrer Krankenkasse Kontakt aufnehmen. Lassen Sie feststellen, ob die Steuernachforderung auch Auswirkungen auf die Berechnung der Sozialabgaben hat. So geben Sie dem Prüfer hier keinen Ansatz für spätere Nachforderungen.

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