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Diese Aufbewahrungspflichten müssen Sie bei Lohnunterlagen beachten

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Von Günter Stein,

Grundsätzlich müssen Sie für jeden Beschäftigten Lohnunterlagen getrennt nach Kalenderjahren in deutscher Sprache (im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuchs) führen.

Diese Unterlagen haben Sie – ebenso wie Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise – bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahrs aufzubewahren, § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch.

Beispiel: Im Jahr 2005 hat eine Betriebsprüfung stattgefunden. Die entsprechenden Unterlagen müssen Sie bis zum 31.12.2006 aufbewahren.

Achtung: Befolgen Sie die Aufbewahrungspflichten nicht, gehen Zweifel an der Rechtmäßigkeit und Richtigkeit der Lohnabrechnung zu Lasten Ihres Unternehmens.

Beachten Sie außerdem folgende Besonderheiten:

1) Lohnunterlagen, die am 31.12.1999 im Beitrittsgebiet vorhanden waren, müssen Sie noch bis zum 31.12.2006 aufbewahren.

2) Die Aufbewahrungspflicht erlischt, wenn Sie die Unterlagen dem Mitarbeiter aushändigen oder die für die Rentenversicherungspflicht erforderlichen Daten bescheinigen.

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