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Ist Ihre Lohnbuchhaltung unvollständig, werden auch die Sozialversicherungsbeiträge geschätzt!

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Sozialversicherungsbeiträge
Urheber: kwarner | Fotolia

Von Günter Stein,

Egal, ob Sie einen Mitarbeiter oder 1.000 haben: Sobald Sie jemanden beschäftigen, schaut alle 3 bis 4 Jahre der Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung vorbei. Er prüft, ob Sie alle Lohnaufzeichnungen ordentlich geführt haben – und natürlich auch, ob Beiträge von Ihnen korrekt abgeführt wurden.

Auf der anderen Seite interessiert sich aber auch das Finanzamt für Sie, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Denn während der Prüfer der Rentenversicherung kontrolliert, ob Sie Ihre Beitragspflichten erfüllt haben, schaut das Finanzamt, ob Sie die Lohnsteuer korrekt erhoben und abgeführt haben.

Letztendlich bedeutet das: Sie werden von 2 Seiten in die „Mangel“ genommen. Das macht das aktuelle Urteil des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg so wichtig (Az. L 1 KR 325/15, Urteil vom 8.4.2016). Das Gericht entschied: Ist Ihre Lohnbuchhaltung unvollständig, berechtigt das den Rentenversicherungsträger zur Schätzung. Und die wird kommen, denn die Ämter tauschen sich über die Ergebnisse einer Betriebsprüfung aus.

Was heißt „Lohnbuchhaltung“?

Lohnbuchhaltung, das bedeutet:

  • monatliches Errechnen der fälligen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter inklusive korrekter Behandlung aller Gehaltsextras
  • Erstellen und Abgeben der Lohnsteuer-Anmeldungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung sowie sämtlicher Jahresmeldungen, An-, Um- und Abmeldungen auf dem geforderten elektronischen Weg
  • Erstellen der Gehaltsmitteilungen für Mitarbeiter

Tipp: Je mehr Mitarbeiter, desto größer ist die Arbeitserleichterung für Sie, wenn Sie die Lohnbuchhaltung auf Ihren Steuerberater verlagern. Sie gewinnen zudem sehr viel Sicherheit, weil das Lohn- und Sozialversicherungsrecht hochkompliziert ist. Die Kosten dafür: Pro Mitarbeiter müssen Sie je nach Aufwand mit monatlich 5,00 bis 15,00 € rechnen, im Mittel mit 9,40 €. Übernehmen Sie zumindest einen Teil der oben aufgeführten Arbeiten, wird es billiger.

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Wichtig! Er muss Kopien aller Arbeitsverträge erhalten. Denn darin stehen die für die Entlohnung relevanten Angaben.

Darüber hinaus sollten Sie den Steuerberater genau informieren, welchen Lohn ein Arbeitnehmer in welchem Monat erhalten soll. Das ist besonders wichtig, wenn nach Stunden abgerechnet wird oder variable Anteile im Lohn enthalten sind.

Machen Sie den Steuerberater auch darauf aufmerksam, bei welchen Mitarbeitern es sich um nahe Angehörige handelt. Nur dann kann er Sie dazu beraten, wie dieses Arbeitsverhältnis steuerlich anerkannt wird.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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