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So akzeptiert die Sozialversicherung Ihre Benzingutscheine

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Lohn Gehalt Sozialversicherung

Von Günter Stein,

Die Frage: Dieses Jahr habe ich den Benzingutschein „eingeführt“. Jedoch machte mich jetzt mein Steuerbüro auf ein Problem aufmerksam.

Bei einer anderen Betriebprüfung durch den Rentenversicherer seien die entsprechenden Gutscheine als nicht richtig/zulässig bemängelt worden. Ich weiß, dass auf dem Gutschein kein Geldbetrag sondern nur die Mengenangabe Liter Benzin oder Diesel stehen darf. Da die Preise dafür bekanntermaßen nicht konstant sind, habe ich mir von meinen Mitarbeiter immer den entsprechenden Tankbeleg geben lassen und ihn an den Gutschein geheftet. Welchen Anforderungen sollte so ein Gutschein genügen, damit er von Finanzamt akzeptiert wird. Vielleicht können sie mir so ein Muster zusenden.

Benzingutscheine sind der Sozialversicherung ein Gräuel

Die Antwort: Die beliebten Benzingutscheine sind den Trägern der Sozialversicherung ebenso wie den Finanzämtern ein Gräuel. Deshalb wird auch in Betriebsprüfungen immer wieder versucht, diese Gutscheine als „falsch“ zu deklarieren, um schnell ein paar Euros an Nachzahlungen zu generieren. Lassen Sie sich nicht ärgern. Wenn Sie so vorgehen, kann Ihnen kein Betriebsprüfer etwas anhaben: Damit Benzin- oder andere Gutscheine, die Ihr Unternehmen an Mitarbeiter ausgibt, steuerfrei bleiben, müssen sie ein Sachbezug sein. Das ist nur dann der Fall, wenn der Gutschein die folgenden Voraussetzungen alle zusammen erfüllt:

  1. Er darf nur Angaben zur Ware enthalten (z. B. 20 l Benzin). Alle Gutscheine, die einen Geldbetrag nennen, sind wie Bargeld zu werten und deshalb steuerpflichtig. Achtung: Es dürfen auch keine Geldbeträge in fremden Währungen darauf vermerkt sein.
  2. Sie müssen den Gutschein bei einem bestimmten Unternehmen erwerben und dieses muss auf dem Gutschein genannt sein (mit Namen und Anschrift). Ihr Betrieb als Arbeitgeber (und nicht der Mitarbeiter) muss also Vertragspartner des Unternehmens sein, das den Gutschein ausgibt und einlöst.
  3. Der Wert des Sachbezugs darf die Grenze von 44 € pro Mitarbeiter und Monat nicht überschreiten.

Achtung: Da es sich bei den 44 € um eine Freigrenze handelt, darf der Wert des Gutscheins keinen Cent über diesem Betrag liegen. Entscheidend ist dabei nicht, wann der Mitarbeiter den Gutschein einlöst, sondern wann Ihr Unternehmen ihn ausgegeben hat. Löst ein Arbeitnehmer also einen zum aktuellen Zeitpunkt ausgegebenen Gutschein erst im September ein und ist bis zu diesem Zeitpunkt der Benzinpreis nochmals gestiegen, kommt es für die Freigrenze auf den derzeitigen Benzinpreis an.

Sozialversicherung: Benzingutscheine durch Entgeldumwandlung finanzieren

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dürfen Sie den Gutschein als lohnsteuerfreien Sachbezug behandeln. Das gilt unabhängig davon, ob

  1. die Beschäftigten den Gutschein zusätzlich zu ihrem monatlichen Entgelt erhalten oder
  2. ob Sie Benzingutscheine durch Entgeltumwandlung finanzieren (ein Teil des von Ihnen geschuldeten Entgelts also in den Sachbezug „Benzingutschein“ umgewandelt wird).

Achtung: Unterläuft Ihnen ein Fehler beim Ausstellen eines Gutscheins, tritt Steuerpflicht (und damit Sozialversicherungspflicht) bereits bei der Übergabe des Gutscheins ein. Den entsprechenden Betrag müssen Sie dem laufenden Monat zuordnen.

Ist der Gutschein steuerpflichtig, weil sein Wert die Freigrenze von 44 € übersteigt, fließt der Barlohn dem Mitarbeiter aber erst dann zu, wenn er den Gutschein einlöst. Zu diesem Zeitpunkt muss die Zuwendung daher auch erst versteuert werden. Freigrenzen, die nicht ausgeschöpft wurden, können nicht auf andere Monate übertragen werden.

Beispiel für einen Gutschein, der alle Kriterien eines Sachbezugs erfüllt:

Sozialversicherungsfreiheit nur ohne Entgeltumwandlung

Finanzieren die Mitarbeiter Benzingutscheine aus einer Entgeltumwandlung, sind diese trotz Steuerbefreiung sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Nach § 1 Nr. 1 Sozialversicherungsentgeltvero<wbr />rdnung (SvEV) sind lohnsteuerfreie Einnahmen nur dann nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzuordnen, wenn die Mitarbeiter sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt erhalten.

Das bedeutet für Sie: Gerade, wenn Sie geringfügig entlohnten Mitarbeitern Benzingutscheine ausgeben möchten, ist es wichtig, dass diese nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zählen. Anderenfalls führt die Ausgabe der Benzingutscheine unabhängig von deren Steuerfreiheit möglicherweise zur Überschreitung der Entgeltgrenze und damit zur Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. Bei allen Mitarbeitern, bei denen es auf eine Entgeltgrenze ankommt (400-€-Kräfte, Teilzeitkräfte mit Entgelt in der Gleitzone), sollten Sie also

  1. auf die Steuerfreiheit achten, damit die Gutscheine überhaupt einen steuerfreien Sachbezug darstellen, und
  2. zusätzlich darauf achten, dass die Benzingutscheine von den Mitarbeitern nicht vom geschuldeten Arbeitsentgelt finanziert werden, damit sie außerdem beitragsfrei in der Sozialversicherung bleiben.

 

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