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So beurteilen Sie den Status eines neuen Mitarbeiters korrekt

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Von Günter Stein,

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters ist eine Ihrer wichtigsten Aufgaben die Beurteilung seiner Sozialversicherungspflicht. Die Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflege- sowie in der Renten- und Arbeitslosenversicherung entscheidet darüber, wie Sie mit diesem betreffenden Mitarbeiter weiter verfahren und welche Beiträge Sie berechnen und abführen.

 

Die Feststellungen sollten Sie treffen, bevor der Mitarbeiter seine Stelle antritt. In der Regel haben Sie hierfür Informationen zur geplanten Tätigkeit aus dem Personalfragebogen und aus den Bewerbungsunterlagen.
Es gilt – je nach Situation –, folgende Entscheidungen zu treffen:

  1. Handelt es sich um einen abhängig Beschäftigten? Oder ist die neue Kraft ein freier Mitarbeiter, den Sie nicht anmelden und für den Sie keine Sozialversicherungsbeiträge abführen müssen?
  2. Ist der neue Mitarbeiter eine versicherungspflichtige Voll- bzw. Teilzeitkraft oder ein versicherungsfreier Minijobber?
  3. In welchen Versicherungszweigen ist der Mitarbeiter konkret versicherungspflichtig? Liegt Versicherungspflicht in mindestens einem Versicherungszweig vor, müssen Sie den Mitarbeiter bei der Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag anmelden. Das ist die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters bzw. die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Bund Knappschaft-Bahn-See.

Tipp: Um diese Fragen rechtzeitig, das heißt bereits vor Arbeitsbeginn des Mitarbeiters zu klären, benötigen Sie zahlreiche Angaben. Hilfreich ist die Verwendung eines Personalfragebogens, den der zukünftige Mitarbeiter beispielsweise zusammen mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ausfüllt. Der Personalfragebogen ist für Sie als Leitfaden sinnvoll, um die Daten des neuen Mitarbeiters abzufragen und ihn damit sozialversicherungsrechtlich einzuordnen. Er dient außerdem zur Vervollständigung der Lohnunterlagen und als Nachweis bei Betriebsprüfungen. Er ersetzt aber keinen Arbeitsvertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Mitarbeiter.

Beurteilen Sie zunächst: Abhängig beschäftigt oder freier Mitarbeiter?

Generell kommt Versicherungspflicht nur dann infrage, wenn es sich um einen abhängig beschäftigten Mitarbeiter Ihres Unternehmens handelt. Oder andersherum: Sie brauchen sich nicht um die Sozialversicherungspflicht, um die Anmeldung oder die Beiträge eines freien Mitarbeiters (also Selbstständigen) zu kümmern. Welche der beiden Alternativen zutrifft, beurteilen Sie. Dabei haben Sie eine sogenannte Gesamtschau vorzunehmen. Auf die arbeitsrechtliche Gestaltung der Beschäftigung oder die Bezeichnung kommt es nicht an.
Steht im Vertrag also beispielsweise „freier Mitarbeiter“, dürfen Sie sich darauf nicht verlassen. Wichtig sind die tatsächlichen Verhältnisse.

 

Schnell-Check:
Wenn Sie die folgenden Kriterien abhaken können, handelt es sich um einen abhängig beschäftigten Arbeitnehmer.

  • Der neue Mitarbeiter ist organisatorisch in den Betrieb eingegliedert.
  • Der Beschäftigte ist hinsichtlich Zeit, Ort, Dauer und Art der Ausführung seiner Arbeit den Weisungen des Arbeitgebers unterworfen.
  • Der Mitarbeiter hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung (Krankheit und Feiertage).
  • Der Beschäftigte hat Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.
  • Der Beschäftigte trägt kein finanzielles Unternehmerrisiko.

Schnell-Check:
Wenn Sie die folgenden Kriterien abhaken können, handelt es sich um einen freien Mitarbeiter.

  • Der Mitarbeiter tritt wie ein Unternehmer auf, das heißt, er hat ein eigenes Büro, eigene Arbeitsmittel, unter Umständen eigene Mitarbeiter, mehrere Auftraggeber (er zielt zumindest darauf ab).
  • Der Beschäftigte ist hinsichtlich Zeit, Ort, Dauer und Art der Ausführung seiner Arbeit nicht den Weisungen des Arbeitgebers unterworfen.
  • Der Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung (Krankheit und Feiertage).
  • Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.

Finden Sie bei einem Vertragsverhältnis sowohl Kriterien, die für die eine Seite als auch Kriterien, die für die andere Seite sprechen, kommt es darauf an, was überwiegt.

Nutzen Sie im Zweifel das Statusfeststellungsverfahren

Für die Beurteilung neuer Mitarbeiter existieren nicht immer handfeste Beurteilungskriterien, die Ihnen die Sache leicht machen. Dennoch darf Ihnen kein Fehler unterlaufen, wenn Sie keine Nachzahlungen riskieren möchten. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a Sozialgesetzbuch (SGB) IV nutzen. Mit diesem können Sie bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRVB) den Status des Mitarbeiters feststellen lassen. Auf die Entscheidung der DRVB dürfen Sie sich dann so lange verlassen, wie sich an den Umständen nichts ändert.

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