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Unfallversicherung: Der nächste Schritt zur papierlosen Meldung

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Unfallversicherung
Urheber: Coloures-pic | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Die Kopplung der Unfallversicherungsdaten an die Entgeltmeldungen zur Einzugsstelle wurde zum 1.1.2016 aufgegeben. Stattdessen gibt es seither eine neue Jahresmeldung für die Unfallversicherung (UV). Ab Herbst wird sich hierbei einiges ändern. Ziel der Neuregelungen ist es, die Meldungen auf Papier komplett entbehrlich zu machen.

Auch im Bereich der Unfallversicherung löst nun ein elektronischer Lohnnachweis das umständliche Verfahren auf Papier ab. Dafür erhalten Sie ab Herbst 2016 eine PIN von dem Unfallversicherungsträger, der für Ihr Unternehmen zuständig ist. Die 5-stellige Nummer erfassen Sie anschließend in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm. Sie dient der Identifikation Ihres Unternehmens im elektronischen Verfahren.

Achtung: Die PIN ist für die Abgabe des Lohnnachweises unentbehrlich. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Schreiben mit den nötigen Angaben auch tatsächlich erhalten.

Vor Abgabe: Abgleich der Stammdaten

Bevor Sie den Lohnnachweis das erste Mal elektronisch liefern, müssen Sie einen Stammdatenabgleich durchführen. Das bedeutet für Sie einmalig mehr Aufwand, weil Sie möglicherweise fehlerhafte Zuordnungen korrigieren müssen. Dafür gibt es eine Stammdatendatei beim Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

Sie senden für den Abgleich folgende Daten aus Ihrem Abrechnungsprogramm

  • Daten zum eigenen Unternehmen
  • die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers
  • die UV-Mitgliedsnummer
  • die eingegebene PIN

Sie können den Abgleich ab dem 1.12.2016 starten.

Die DGUV übersendet Ihnen als Antwort die Daten für Ihr Unternehmen. Sie sind die Basis für die Zuordnung der Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu den Gefahrtarifstellen und damit für die Berechnung der Beiträge. Außerdem erhalten Sie Informationen darüber, wie die Beiträge berechnet werden.

Beispiel: Eine Berechnung nach Mitarbeitern oder nach dem Entgelt.

So geht es weiter

Auf Grundlage der abgeglichenen Stammdaten erstatten Sie bis zum 16.2.2017 den elektronischen UV-Lohnnachweis. Das Papierverfahren wird daneben allerdings ebenfalls weiterbestehen, und zwar für eine Übergangszeit bis einschließlich 2018.

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Beachten Sie Folgendes für die UV-Jahresmeldung

1. Für jeden Mitarbeiter

Für jeden in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten ist unabhängig von den Entgeltmeldungen zur übrigen Sozialversicherung eine UV- Jahresmeldung zu erstatten. Achtung: Auch für kurzfristig Beschäftigte (PGR 110) geben Sie eine UV-Jahresmeldung ab.

2. Spätestens 16.2.

Die UV-Jahresmeldung ist grundsätzlich bis zum 16.2. des Jahres zu erstatten, das auf die Versicherungspflicht folgt, erster Termin war der 16.2.2016 für das Kalenderjahr 2015.

3. Nicht an die Berufsgenossenschaft, sondern an die Einzugsstelle

Die UV-Jahresmeldung ist an die Datenannahmestelle der Einzugsstelle zu erstatten, die zum Zeitpunkt der Abgabe der Meldung für den Beschäftigten zuständig ist. Ist zum Zeitpunkt der Abgabe der UV-Jahresmeldung keine zuständige Einzugsstelle zu ermitteln, erstatten Sie die Meldung an die Datenannahmestelle der zuletzt bekannten Einzugsstelle. Die Datenannahmestelle leitet die UV-Jahresmeldung direkt an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung weiter.

4. Diese Angaben müssen Sie machen

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