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Verpflegung auf Dienstreisen: So erstatten Sie Mehraufwendungen in 2011 richtig

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Von Günter Stein,

Kosten, die einem Beschäftigten während einer Auswärtstätigkeit für seine Verpflegung entstehen, dürfen und müssen Sie ihm pauschal ersetzen. Dabei haben Sie sich immer an den aktuellen amtlichen Pauschalen zu orientieren. Nur dann bleibt Ihre Erstattung steuer- und sozialversicherungsfrei.Beispiel:Wichtig:Tipp:Beispiel:

Die aktuellen Pauschbeträge für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nach R 9.6 Lohnsteuer-Richtlinien sind in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Einkommensteuergesetz festgelegt. Ist ein Mitarbeiter an einem Tag mehrfach auswärts tätig, rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen. Nachweise benötigen Sie für die Erstattung der Verpflegung nicht. Der Mitarbeiter kann auch auf die Erstattung der Verpflegungsaufwendungen vollständig verzichten und seine Ausgaben in seiner Einkommensteuererklärung in Höhe der Pauschalbeträge als Werbungskosten ansetzen. Machen Sie die Beschäftigten auf diese Möglichkeit Aufmerksam

2011 gelten für die Verpflegung die alten Werte aus 2011 weiter, also:

  • Abwesenheit 0 – 7 Stunden: keine Erstattung
  • Abwesenheit 8 bis 13 Stunden: 6 Euro
  • Abwesenheit 14-23 Stunden: 12 Euro
  • Abwesenheit 24 Stunden: 24 Euro

Beispiel:

Ein Mitarbeiter tritt am Montag um 8.00 Uhr seine Dienstreise an. Die Auswärtstätigkeit endet am Mittwoch darauf um 15.00 Uhr in Ihrem Unternehmen. Für den Dienstag setzen Sie 24 € Verpflegungspauschale an (24 Stunden Abwesenheit). Für Montag und Mittwoch setzen Sie jeweils 12 € an, da der Beschäftigte an diesen beiden Tagen ebenfalls mehr als 14, aber weniger als 24 Stunden abwesend war.

Wichtig:

Bei der Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen müssen Sie sich immer nach den einschlägigen Pauschalen richten – gleichgültig, ob der Mitarbeiter

  • diese Beträge tatsächlich ausschöpft oder
  • an einem teuren Einsatzort höhere Kosten

hat. Selbst wenn der Mitarbeiter durch Einzelnachweis höhere Kosten belegt, dürfen Sie ihm nur die Pauschalen steuerfrei ersetzen. Es steht Ihrem Unternehmen frei, mehr zu zahlen. Für diese Mehrbeträge müssen jedoch Sie und der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Der Arbeitnehmer muss die Überzahlung außerdem als Arbeitslohn versteuern (Bundesfinanzhof, Urteil vom 13.12.2007, AZ: VI R 73/06).

Tipp:

Allerdings können Sie pauschalieren und so Beitragsfreiheit.

In vielen Fällen kommen Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nicht mit den vorgegebenen Pauschalen für ihre Verpflegung aus. Das gilt vor allem dann, wenn sie in Städten mit hohen Lebenshaltungskosten (wie z. B. München) eingesetzt werden. Was in vielen Lohn- und Gehaltsbuchhaltungen nach wie vor nicht bekannt ist:

Sie können dem Mitarbeiter auch über die Pauschalen hinausgehende Beträge für die Verpflegung erstatten, ohne dass dies zu sozialversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt führt. Zwar sind alle Zahlungen, die die festgelegten Verpflegungspauschbeträge übersteigen, zunächst einmal steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Sie dürfen die übersteigenden Beträge aber mit einem Satz von 25 % besteuern, wenn sie die Verpflegungspauschbeträge um nicht mehr als 100 % übersteigen.

Die Folge: Die pauschal besteuerte Zuwendung ist nach § 40 Abs. 2 i. V. m. § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt.

Beispiel:

Sie erstatten einem Mitarbeiter, der 14 Stunden auf einer Dienstreise war, Verpflegungskosten in Höhe von 24 € ohne Nachweis. 12 € davon sind als amtliche Pauschale steuer- und beitragsfrei. Die Lohnsteuer für die übrigen 12 € pauschalieren Sie mit 25 % und erreichen damit auch für diesen Betrag Beitragsfreiheit.

Diese Beiträge können Sie insgesamt beitragsfrei erstatten

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Abwesenheit

Steuerfreie Erstattung pro Tag

Zusätzliche, mit 25 Prozent pauschalierte Erstattung

Beitragsfreie Gesamterstattung

0 – 7 Stunden

0 €

0 €

0 €

8 – 13 Stunden

6 €

6 €

12 €

14 – 23 Stunden

12 €

12 €

24 €

24 Stunden

24 €

24 €

48 €

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