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Welche Pauschalierungsmöglichkeiten Sie bei der Lohnsteuer bei Teilzeitkräften und Aushilfen haben

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Von Günter Stein,

Für Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen sieht das Gesetz teilweise ein alternatives Besteuerungsverfahren nach pauschalen Sätzen vor. Dabei lassen Sie die persönlichen Besteuerungsmerkmale des jeweiligen Mitarbeiters (Familienstand etc.) unberücksichtigt. Die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung richtet sich nach dem Umfang der Arbeit des Mitarbeiters und/oder nach seinem Einkommen.

Welche Pauschalierungsmöglichkeiten Sie bei der Lohnsteuer bei Teilzeitkräften und Aushilfen haben

Für Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen sieht das Gesetz teilweise ein alternatives Besteuerungsverfahren nach pauschalen Sätzen vor. Dabei lassen Sie die persönlichen Besteuerungsmerkmale des jeweiligen Mitarbeiters (Familienstand etc.) unberücksichtigt. Die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung richtet sich nach dem Umfang der Arbeit des Mitarbeiters und/oder nach seinem Einkommen.

Kurzfristig beschäftigte Aushilfen: Pauschalierung mit 25 %

Das Arbeitsentgelt, das sogenannte kurzfristig beschäftigte Aushilfen erhalten, dürfen Sie mit 25 % pauschalieren. Dabei ist es völlig unerheblich, ob auch sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt (Beschäftigung von maximal 2 Monaten/50 Arbeitstage pro Jahr).

Für die Pauschalierung ist nur entscheidend, dass lohnsteuerrechtlich die folgenden Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung erfüllt sind:

1. Der Mitarbeiter darf nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend bei Ihnen beschäftigt werden. Dabei kommt es darauf an, dass die Aushilfe ohne Wiederholungsabsicht bei Ihnen arbeitet. Stellen Sie den Mitarbeiter dann im Laufe des Jahres doch noch einmal ein, ist das für die erste Beschäftigung unerheblich. Sie dürfen diese neue Anstellung nur nicht von vorneherein vereinbart haben.

2. Die Dauer der Beschäftigung darf über 18 zusammenhängende Tage nicht hinausgehen. Bei der Berechnung dieses Zeitraumes zählen Sie nur die Arbeitstage, und zwar unabhängig von der täglichen Arbeitszeit. Der Zeitraum wird nicht durch Tage unterbrochen, an denen üblicherweise nicht gearbeitet wird.

Beispiel: Ihre Aushilfe arbeitet immer montags bis mittwochs von 9.00 bis 12.00 Uhr und donnerstags sowie freitags von 9.00 bis 18.00 Uhr. Sowohl die ersten drei Tage der Arbeitswoche als auch die letzten beiden zählen Sie als vollen Arbeitstag. Der 18-Tages-Zeitraum wird durch die Wochenenden nicht unterbrochen, so dass die Aushilfe insgesamt 3 volle 5-Tage-Wochen und in der 4. Woche noch bis einschließlich Mittwoch bei Ihnen arbeiten darf.

3. Der Arbeitslohn darf pro Arbeitstag 62 € nicht überschreiten. Eine Ausnahme dürfen Sie hiervon machen, wenn es zu unvorhergesehenen Arbeitseinsätzen der Aushilfe kommt.

Beispiel: Ein Kollege fällt überraschend aus oder es trifft unvorhergesehen eine Ladung verderblicher Ware ein, die schnell abgeladen werden muss und Ihr Aushilfsmitarbeiter muss deshalb Überstunden machen.

4. Der auf den Stundenlohn umgerechnete Arbeitslohn darf nicht mehr als 12 € pro Stunde ergeben. Erhält die Aushilfe keinen Stundenlohn, sondern einen Gesamtarbeitslohn, müssen Sie diesen auf die Zahl der tatsächlichen Arbeitsstunden umrechnen.

Achtung: Als Arbeitsstunden gelten dabei auch die Stunden, die auf Krankheit, Urlaub oder gesetzliche Feiertage entfallen und für die Sie den Arbeitslohn fortzahlen.

Sie müssen immer die Zeitstunden von 60 Minuten zugrundelegen. Bezahlen Sie den Arbeitslohn für kürzere Zeiteinheiten, müssen Sie die Stundenlohngrenze entsprechend umrechnen.

Beispiel: Für eine 45-Minuten-Arbeitsstunde gilt eine Grenze von 9 €.

Achtung: Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer fallen hier zusätzlich zu den 25 % Pauschalsteuern an.

400-€-Kräfte: Wann Sie hier mit 2 % pauschalieren können

Mit 2 % pauschalieren dürfen Sie das Arbeitsentgelt, das Teilzeitbeschäftigte erhalten, wenn

1. diese regelmäßig monatlich nicht mehr als 400 € verdienen. Bei der Berechnung der Grenze müssen Sie alle steuerpflichtigen Einnahmen aus dem Dienstverhältnis einbeziehen. Auch Einmalbezüge, mit denen der Mitarbeiter im Laufe des Jahres rechnen kann, sind zu berücksichtigen und zwar anteilig für jeden Lohnabrechnungszeitraum des Jahres.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält monatlich 360 € und einmal im Jahr Weihnachtsgeld in Höhe von 360 €. Ob er noch geringfügig beschäftigt ist, errechnen Sie wie folgt: 360 € x 13 : 12 = 390 € regelmäßiges Arbeitsentgelt.

Achtung: Das gelegentliche und unvorhergesehene Überschreiten der Arbeitslohngrenze ist für die Pauschalierung mit 2 % unschädlich. „Gelegentlich“ ist dabei ein Zeitraum von bis zu 2 Monaten innerhalb eines Jahres.

Beispiel: Ein Teilzeitbeschäftigter erhält 400 € monatlich. Wegen Erkrankung eines Kollegen muss er kurzfristig im Januar und Februar Überstunden leisten und verdient deshalb in beiden Monaten je 600 €. Es bleibt bei der Pauschalbesteuerung.

2. Sie den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung in Höhe von derzeit 15 % zu bezahlen haben.

Wichtig: Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer fallen für diese Beschäftigten nicht mehr an.

Wann Sie bei 400-€-Kräften mit 20 % pauschalieren

Übt ein auf 400-€-Basis entlohnter Mitarbeiter mehrere 400-€-Beschäftigungen aus, rechnen Sie die Löhne dieser Arbeitsverhältnisse zusammen. Übersteigt der Gesamtlohn die 400-€-Grenze, fallen keine pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung (derzeit 15 %), sondern die regulären Beiträge an. Auch die Möglichkeit der oben erwähnten Lohnsteuerpauschalierung mit 2 % fällt damit für Sie weg. Sie können das Arbeitsentgelt aber für jedes einzelne Arbeitsverhältnis, bei dem die Entgeltgrenze 400 € nicht übersteigt, mit 20 % pauschalieren. Die Berechnung der Arbeitslohngrenze nehmen Sie dabei nach denselben Kriterien vor, wie bei der 2 %-Pauschalierung (s. o.).

Achtung: Die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung müssen Sie beispielsweise auch für bestimmte geringfügig entlohnte Praktikante nicht bezahlen. Daher haben Sie in diesen Fällen ebenfalls die Möglichkeit der 20-%-, aber nicht die der 2-%-Lohnsteuerpauschalierung.

Achtung: Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer müssen Sie hier zusätzlich abführen!

Sonderfall: 5 % für Aushilfen in Land- und Forstwirtschaft

Haben Sie einen Betrieb der Land- und Forstwirtschaft und beschäftigen Sie hier Aushilfen, dürfen Sie deren Lohn mit einem Steuersatz von 5 % pauschalieren. Die Voraussetzungen dafür sind:

1. Ihr Betrieb darf kein Gewerbebetrieb sein. Handelt es sich um einen Betrieb der Land- und Forstwirtschaft, darf er allerdings allein aufgrund der Rechtsform (OHG, GmbH, AG) als Gewerbetrieb gelten (Lohnsteuerrichtlinie R 40a Abs. 6)

2. Die Aushilfen müssen überwiegend mit land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeiten beschäftigt werden und zwar maximal 180 Tage im Jahr.

Beispiele: Erntetätigkeiten, Aussaat im Frühjahr

Andere Tätigkeiten dürfen die Mitarbeiter aber bis zu 25 % der Gesamttätigkeit ebenfalls ausüben , sie dürfen aber nicht abwechselnd andere und land- bzw. forstwirtschaftliche Tätigkeiten ausüben (Lohnsteuerrichtlinie R 40a Abs. 6).

3. Der Stundenlohn darf nicht mehr als 12 € betragen.

Achtung: Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer müssen Sie hier ebenfalls zusätzlich abführen!

Wann Sie Teilzeitkräfte individuell versteuern

Nach Lohnsteuerkarte versteuern müssen Sie alle Teilzeitkräfte, die regelmäßig mehr als 400 € monatlich verdienen. Für kurzfristige beschäftigte Aushilfen müssen Sie dann die Steuern nach individuellen Besteuerungsmerkmalen abführen, wenn diese die Grenzen der lohnsteuerrechtlichen „Kurzfristigkeit“ überschreiten (s. o.). Sie dürfen aber, wenn Sie möchten, auch geringfügig beschäftigte Mitarbeiter und kurzfristig beschäftigte Aushilfen, für die eigentlich die Voraussetzungen der Pauschalbesteuerung vorliegen, alternativ nach Lohnsteuerkarte besteuern. In Fällen, in denen der Mitarbeiter jährlich insgesamt nicht mehr als den Grundfreibetrag (2008: 7.664 €) verdient, kann dies für ihn günstiger sein, da er seine Steuern dann bei einem Lohnsteuerjahresausgleich vollständig zurückerhält. Die Entscheidung liegt in Ihrem Ermessen.

Achtung: Einen Entscheidungsspielraum haben Sie dann nicht mehr, wenn sich Ihr Unternehmen dem Mitarbeiter gegenüber bereits zur Pauschalierung verpflichtet hat (zum Beispiel im Arbeitsvertrag).

Was Sie im Hinblick auf die Sozialversicherung beachten müssen

1. Geringfügig Beschäftigte auf 400-€-Basis:

Für auf 400-€-Basis Beschäftigte fallen auch für die Sozialversicherung Pauschalbeiträge an. Diese betragen seit 1.7.2006:

  • Für die Krankenversicherung monatlich 13 % des Entgelts.
  • Für die Rentenversicherung monatlich 15 % des Entgelts.

Ebenso wie die Pauschalsteuer führen Sie die Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung Bund Knappschaft-Bahn-See ab. Im Gegensatz zur Pauschalsteuer können Sie die Pauschalbeiträge aber nicht auf den Mitarbeiter abwälzen.

2. Kurzfristig Beschäftigte

Für kurzfristig Beschäftigte müssen Sie gar keine Sozialversicherungsbeiträge abführen. Voraussetzung ist, dass auch sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt: Der Mitarbeiter darf maximal 2 Monte/50 Arbeitstage im Kalenderjahr als kurzfristig beschäftigte Aushilfe arbeiten. War der Mitarbeiter im laufenden Jahr bereits 50 Arbeitstage oder 2 Monate in Ihrem oder in einem anderen Unternehmen als Aushilfe beschäftigt, ist eine sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung nicht mehr möglich.

3. Aushilfen in der Land- und Forstwirtschaft

Aushilfen in der Land- und Forstwirtschaft sind grundsätzlich voll sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter, wenn sie die Grenzen für eine kurzfristige Beschäftigung oder eine geringfügig entlohnte Beschäftigung überschreiten (s. o.).

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