Gratis-Download

Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

Jetzt downloaden

Die 8 häufigsten Fehler beim Delegieren und was Sie dagegen unternehmen

0 Beurteilungen
Urheber: Jeanette Dietl | Fotolia

Erstellt:

Wer Aufgaben richtig delegiert, verschafft sich wertvolle Zeit und mehr Freiräume. Allerdings kann die Delegation auch gründlich schiefgehen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 8 Fehler bei der Delegation immer wieder gemacht werden und wie Sie diese Fehler vermeiden.

Fehler 1: Die falschen Aufgaben werden delegiert

Zwar lassen sich in der Regel sehr viel mehr Aufgaben delegieren, als manch Führungskraft denkt, aber eben doch nicht alle. Mitarbeitergespräche zum Beispiel sind und bleiben Führungsaufgabe. Das können Sie dagegen unternehmen: Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen müssen. Streichen Sie aus dieser Liste eindeutige Führungsaufgaben sowie alle Aufgaben, die sehr wichtig und sehr dringend sind. Die Aufgaben, die nach dieser Prozedur noch in der Liste stehen, können Sie grundsätzlich an Ihre Mitarbeiter delegieren.

Tipp: Sehen Sie sich die Aufgaben, die Sie aus der Liste gestrichen haben, auf jeden Fall noch einmal kritisch an. Können Sie die Aufgabe nicht abgeben? Oder möchten Sie die Aufgabe vielleicht nicht angeben? Ist die Aufgabe wirklich so dringend und wichtig, dass Sie sie selbst erledigen müssen? Oder glauben Sie das nur?

Fehler 2: Delegation an den falschen Mitarbeiter

Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für jede Aufgabe. Einen sehr zurückhaltenden Typ mit der Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen wird mit Sicherheit zu Problemen führen. Jemand, der nicht über die nötigen fachlichen Qualifikationen verfügt, kann eine Aufgabe nicht zufriedenstellend erledigen selbst wenn er sich noch so viel Mühe gibt. Das können Sie dagegen unternehmen: Delegieren heißt nicht, dass Sie Aufgaben nach dem Gießkannen-Prinzip unter Ihren Mitarbeitern verteilen sollen­ frei nach dem Motto: ,,Jeder kommt mal an die Reihe".

Überlegen Sie sich, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe optimal geeignet ist. Achten Sie dabei aber nicht nur auf die fachlichen Qualifikationen, sondern stellen Sie auch sicher, dass die Aufgabe zu den persönlichen Stärken und Schwächen des Mitarbeiters passt. Ein Mitarbeiter, der zum Beispiel keine Verantwortung übernehmen möchte, ist sehr schnell überfordert, wenn er anspruchsvolle Aufgabenbereiche in Eigenregie ausfüllen soll. Unterfordern Sie Ihre Mitarbeiter aber auch nicht durch banale Standardaufgaben.

Anzeige

Tipp: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Aufgaben auch vor neue Herausforderungen. Falls ein Mitarbeiter zusätzliche Qualifikationen für die Aufgabe benötigt, stellen Sie sicher, dass er diese Qualifikationen auch erhält - zum Beispiel in einer Schulung oder durch eine Weiterbildung.

Fehler 3: Fehlende Arbeitsanweisung bei der Delegation

Wer Arbeitsaufträge wie ,,Sie wissen schon, was ich haben will" oder ,,Machen Sie mal. Ich weiß, dass Sie das hinbekommen" erteilt, muss auch damit leben können, dass das Ergebnis nachher vielleicht ganz anders aussieht als gewünscht. Daran ändert auch die Delegation nichts. Das können Sie dagegen unternehmen: Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter im Detail, wie die Aufgabe aussieht und was Sie als Ergebnisse erwarten. Sagen Sie klar und deutlich, was bis wann erledigt werden muss ­ zum Beispiel: ,,Sie müssen den Bericht bis Ende des Monats fertig gestellt haben". Machen Sie keine Vorgaben, die missverständlich sind. ,,So schnell wie möglich" interpretiert zum Beispiel jeder Mensch anders. Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Bedenken und Einwände zu äußern. Vielleicht kommen ja auch Verbesserungsvorschläge.

Tipp: Wenn Sie selbst nicht im Detail wissen, was Sie genau bis wann als Ergebnis haben wollen, können Sie auch keinen präzisen Arbeitsauftrag erteilen. Nehmen Sie sich daher Zeit, bereiten Sie sich sorgfältig vor. Eine Delegation auf den letzten Drücker geht in fast allen Fällen schief ­ und zwar gründlich.

Fehler 4: Delegation ohne Verantwortung

Beim Delegieren geht es nicht darum, sich einen Erfüllungsgehilfen zu suchen, dem feste Vorgaben ,,aufgedrückt" werden. Wie ein Mitarbeiter eine Aufgabe erfüllt, die ihm übertragen wird, muss der Mitarbeiter auch selbst entscheiden können.

Das können Sie dagegen unternehmen: Trennen Sie sich nicht nur von Aufgaben, sondern auch von der Verantwortung für die Aufgabe. Denn sonst müssten Sie ständig kontrollieren, ob Ihr Mitarbeiter die Aufgabe auch so erledigt, wie Sie es gerne möchten. Das kostet Sie nicht nur viel Zeit und Energie, sondern lässt auch die Motivation des Mitarbeiters schnell erlahmen. Überlassen Sie es Ihrem Mitarbeiter, wie er zu den gewünschten Ergebnissen kommt. Geben Sie ihm Freiräume, räumen Sie zusätzliche Kompetenzen ein und stellen Sie ihm alle erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung.

Fehler 5: Delegation von unangenehmen Aufgaben

Es gibt Aufgaben, die niemand gerne erledigt. Lassen Sie sich aber nicht in Versuchung führen, ausschließlich diese Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren.

Das können Sie dagegen unternehmen: Stellen Sie sich einfach vor, Ihr Vorgesetzter überlässt Ihnen ,,großzügig" alles, wozu er keine Lust hat ­ und macht die interessantesten Sachen selber. Wie würden Sie sich fühlen? Nicht anders wird es auch Ihren Mitarbeitern gehen. Trennen Sie sich auch von Aufgaben, die Ihnen Spaß und Freude machen ­ auch dann, wenn es Ihnen vielleicht schwerfällt.

Fehler 6: Die Aufgabe wird immer weiter delegiert

Aufgaben, die von einem Mitarbeiter zum nächsten durchgereicht werden können, bleiben fast immer unerledigt liegen ­ und landen mit ziemlicher Sicherheit irgendwann wieder auf Ihrem Schreibtisch.

Das können Sie dagegen unternehmen: Übertragen Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe und Verantwortung ­ und nehmen Sie ihn dann aber auch in die Pflicht. Lassen Sie nicht zu, dass die Aufgabe weitergegeben wird, weil sie vielleicht doch nicht so interessant ist, wie zuerst vermutet, oder weil es Schwierigkeiten gibt. Machen Sie dem Mitarbeiter klar, dass er bei Schwierigkeiten von sich aus aktiv werden muss und auch für eventuelle Probleme die Verantwortung trägt. Greifen Sie nur dann gezielt ein, wenn absehbar ist, dass der Mitarbeiter völlig überfordert ist und auf eine Sackgasse zusteuert. Versuchen Sie auch in solchen Fällen zuerst, gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen zu finden und umzusetzen. Eine Rückdelegation sollten Sie nur dann zulassen, wenn es gar nicht mehr anders geht.

Fehler 7: Misserfolge stehen im Mittelpunkt

Manche Führungskraft wartet unbewusst darauf, dass es bei der Delegation zu Schwierigkeiten kommt und sieht daher nur Probleme und Misserfolge.

Das können Sie dagegen unternehmen: Änderungen brauchen Zeit und laufen oft auch erst einmal holprig an. Suchen Sie aber nicht gezielt nach Problemen und ,,Knackpunkten" ­ nur um möglicherweise Ihre eigenen Vorbehalte zu bestätigen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Greifen Sie bei Problemen nicht sofort ein. Signalisieren Sie deutlich, dass Sie dem Mitarbeiter vertrauen und hinter ihm stehen ­ selbst dann, wenn es einmal nicht rund läuft.

Fehler 8: Angst vor Delegation

Wer sich Sorgen macht, dass seine Mitarbeiter vielleicht ,,besser" werden als er selbst, und sie deshalb nur langweilige Routinearbeiten machen lässt, darf sich auch nicht wundern, wenn diese Aufgaben nur sehr lustlos erledigt werden. Auch eine Einstellung wie ,,Wenn ich das nicht selbst mache, kommt sowieso nichts Brauchbares heraus" führt dazu, dass Arbeit nur sehr ungern abgegeben wird.

Das können Sie dagegen unternehmen: Machen Sie sich immer wieder die Vorteile der Delegation klar. Sie verschaffen sich nicht nur persönliche Freiräume und mehr Zeit, sondern sorgenauch für hochmotivierte Mitarbeiter, die selbstständig ihre Aufgaben erledigen. Und: Wenn Sie alles selber machen, überfordern Sie sich über kurz oder lang. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben.

Erfolgreiche Mitarbeiterführung

Lernen Sie die wichtigsten Führungsgeheimnisse für erfolgreiche Vorgesetzte kennen und bekommen Sie zufriedene Mitarbeiter.

Datenschutz

Anzeige

Gratis Downloads
28 Beurteilungen
7 Beurteilungen
13 Beurteilungen
Produktempfehlungen

Umfassend über die neuesten Entwicklungen im Personalbereich informiert

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Auf alle Personalfragen rechtssichere und sofort umsetzbare Antworten

Stark in der Region: Aktuelle Entwicklungen und Empfehlungen für Personalentscheider

Das praxisnahe und kompetente Nachschlagewerk für Ihren erfolgreichen Einsatz von Excel

Sichern Sie sich jetzt Ihr gutes Recht als Arbeitgeber