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Projektmanagement: Richtig delegieren in fünf Schritten

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Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Günter Stein,

Delegieren oder lieber selbst tun? Diese Fragen haben Sie sich sicher schon häufiger gestellt. Und Sie wissen es selbst – als erfolgreiche Führungskraft müssen Sie delegieren: 1. um selbst genügend Zeit für Ihre Führungsaufgaben zu haben und 2. um Ihre Mitarbeiter über Eigenständigkeit und Verantwortung zum Erfolg zu führen.Denn zukünftig kosten Verstöße bis zu 300.000 Euro!

Allerdings hängt die Frage, ob sich Delegieren lohnt, entscheidend davon ab, wie Sie delegieren, an wen und wann. Wie Sie richtig delegieren und warum Delegation und Kontrolle immer zusammengehören, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. Verteilen Sie keine unzusammenhängenden Einzelaufgaben.

Herr Sauer hätte besser daran getan, einen Mitarbeiter als Ansprechpartner für die Agentur auszuwählen. Um die Mehrarbeit aufzufangen, hätte er eventuell eine Aufgabe dieses Mitarbeiters an einen Kollegen delegieren können.

2. Geben Sie Aufgaben strukturiert und klar an Ihre Mitarbeiter weiter.

Praxis-Tipp: Kontinuität beim Delegieren wahren
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, ob es sich um eine einmalige beziehungsweise fallweise oder eine dauerhafte Delegation handelt. Delegieren Sie gleichartige Aufgaben möglichst dauerhaft an bestimmte Mitarbeiter.

3. Kontrollieren Sie Ergebnisse und Zwischenergebnisse.

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4. Unterbinden Sie Rückdelegationen.

Bei unangenehmen Aufgaben neigen manche Mitarbeiter dazu, diese unerledigt an Sie zurückzugeben. Dieses Problem ist meist auf die folgenden Ursachen oder Fehler zurückzuführen:

  • zu kurze Bearbeitungszeit für die delegierte Aufgabe;
  • die für die Erledigung notwendigen Befugnisse werden nicht mitdelegiert;
  • unklare Anweisungen („Machen Sie mal“ oder „Sie kriegen das schon hin“);

Es kann aber auch sein, dass die Rückdelegation auf die Bequemlichkeit des Mitarbeiters zurückzuführen ist. Sollte dies der Fall sein, muss er erst wieder zu eigenem Denken angeregt werden. Folgende Leitfragen könnten den Mitarbeiter dabei unterstützen:

  • „Was sind Ihre Ideen, wie man das Problem lösen könnte?“
  • „Was haben Sie bisher schon versucht, um das Problem selbst zu lösen?“
  • „Welche Befugnisse oder Kompetenzen benötigen Sie, um das Problem zu lösen / die Entscheidung umzusetzen?“

Auf jeden Fall gilt: Rückdelegation sollten Sie als Vorgesetzter keinesfalls tolerieren. Sie beugen der Rückdelegation vor, indem Sie Mitarbeiter, die dazu neigen, anhand ihrer Zwischenziele kontrollieren.

5. Geben Sie Feedback

Nach Erledigung der Aufgabe sollten Sie Ihren Mitarbeitern auf jeden Fall Feedback geben. Sowohl aus positivem als auch negativem Feedback können Ihre Mitarbeiter lernen. Lassen Sie sich bei einem vermeintlichen Fehlschlag bei Übertragung einer Aufgabe nicht entmutigen. Mitarbeiter, die es nicht gewohnt sind, höherwertige Projekte zu übernehmen, müssen erst lernen, mit der neuen Freiheit und Verantwortung umzugehen. Machen Sie Ihre Mitarbeiter stark, profitieren Sie auf lange Sicht von der Delegation.

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