Gratis-Download

Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

Jetzt downloaden

So führen Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich in neue Software ein

4.5 2 Beurteilungen

Erstellt:

Die Einführung einer neuen Software ist eine nachhaltige Veränderung im Unternehmen undimmer ein zweiseitiges Phänomen. Die Mitarbeiter sind im Zuge der Umstellung, wie auch die Geschäftsführung, meist nervös. Denn ein Unternehmenswandel muss, damit er von allen akzeptiert und nicht zum Mehrkostenfaktor wird, durchdacht sein.

Die Vorbereitung oder auch: Hilfe, ein neues System!

Steht man als Geschäftsbetreiber vor der Aufgabe, eine neue Software in ein Unternehmen zu integrieren, gilt es, sich über alle möglichen Folgen zuvor umfassend Gedanken zu machen. Was geht etwa in den Köpfen der Mitarbeiter vor? Viele empfinden bei dem Vorhaben einer neuen Software-Einführung Ängste und Unsicherheiten. Mögliche Bedenken sind, dass sie nun stärker überwacht oder durch andere Kollegen kontrolliert würden. Solche Ängste sollte man als Chef ernst nehmen.

Doch auch finanzielle Risiken gilt es abzuwägen. Etwa bei der Frage, was man tun kann, wenn die Mitarbeiter nun über einen gewissen Zeitraum der Einführung länger für ihre Arbeit brauchen? Gehen Sie als Unternehmer also Schritt für Schritt alle möglichen Szenarien durch, machen sie sich einen Plan. Und vor allem, legen Sie fest, wie Sie die neue Software Ihren Mitarbeitern erklären. Denn diese sind ihr wertvollstes Gut.

Vor allem nach der Firmengröße muss unterschieden werden. Handelt es sich um eine große Firma, sollte in Erwägung gezogen werden, ob man sich vielleicht einen externen Unternehmensberater holt, der Schulungen anbietet und der die neue Software verständlich macht.

Bei einem kleineren Unternehmen, kann die Schulung auch intern vorgenommen werden. Am besten ist es natürlich, wenn es sich um eine Software handelt, die intuitiv bedienbar ist und weitgehend selbsterklärend.

Gängige Kassensoftware für Tablets oder iPads sind etwa unter dieser Sparte zu finden, da sie intuitiv bedienbar sind. SEO-Tools wie Linkbird sind schon komplexer und erfordern bisweilen mehr Zeit. Schulungen können, wenn erforderlich, immer auch personalisiert werden.  

Der technische Aufwand sollte vor der Durchführung entsprechend klar sein, damit den Mitarbeitern zuvor mitgeteilt werden kann, welcher Aufwand mit dem Wechsel verbunden sein wird. Wie beispielsweise Produkt-Daten in das neue System zu transferieren.

Doch die Kommunikation will geplant sein. Es hat sich herausgestellt, dass es Zeit bedarf, bis sich Mitarbeiter an eine neue Software gewöhnen.

Die Einführung – Erfolg durch motivierte Mitarbeiter

Grundlegend für den Start mit einer neuen Software ist eine überzeugte Führungsebene. Nur wenn diese von dem Produkt überzeugt ist, werden die Mitarbeiter sich auch darauf einlassen. Prüfen Sie also ruhig zuvor die Bewertungen und lassen Sie sich vom entsprechenden Service des Software-Anbieters beraten.

Mittels Training lässt sich die Software am besten einführen. Die Schulenden sollten motiviert erscheinen, nur dann kann diese Motivation auch auf die Mitarbeiter übertragen werden. Der Nutzen neuer Software muss allen Firmenmitgliedern klar gemacht werden. Erfolgsversprechend scheint auch die Methode, über eine geraume Zeit hinweg die Vorteile der neuen und die Nachteile der alten Software präsent zu machen, denn es schreckt oftmals ab, dass man zu Beginn so viele Fehler beim Anwenden macht. Die Mitarbeiter aber sollen sich auf die Neuerung einlassen und verstehen warum die Umstellung notwendig ist.

Es gehört zum ganz normalen Prozess, dass die neue Software, die ja eigentlich eine Effizienzsteigerung mitbringen soll, zunächst die Arbeitsprozesse erschwert. Vor allem gibt es auch Unterschiede bei der Anwendung der Software: Manche Geschäftsführer beschäftigen sich selbst mit dem neuen System, so etwa benutzen die meisten Einzelhändler eine Kassensoftware für ihre eigene tägliche Arbeit. Es gibt jedoch auch andere Fälle, bei denen sich der Geschäftsführer nicht mit der Software befassen muss, etwa in besonders großen Unternehmen.

Die Nachbereitung – wie mit Fehlern umgehen?

Das Wissen aus den Schulungen muss geübt werden, weshalb jeder Mitarbeiter 1-2 Wochenstunden üben können sollte. Dabei können Fälle aus dem Tagesgeschäft mitgebracht werden. Bei intuitiver Software darf die Anzahl der Übungsstunden selbstverständlich reduziert werden.

Wie geht man mit Fehlern um? Auf der Chefseite sollte man sich immer wieder vor Augen führen, dass es nachhaltig um eine gestärkte Effizienz geht. Es ist sinnvoll, immer wieder zu nachzufragen, ob die Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen. Offene Fragen wie: Wie funktioniert es? Wo gibt es Probleme? sind sinnvoll.

Zusätzlich sollten Feedbackrunden eingeführt werden, und zwar gleich zu Beginn. Denn erfahrungsgemäß treten die meisten Fehler in den ersten beiden Wochen auf. Die Teilnahme der Mitarbeiter sollte außerdem gewürdigt werden, etwa, indem ihnen ein kleines Präsent oder ein IT-Zertifikat übergeben wird. Eine Begleitung bei der Umsetzung der Softwarekenntnisse auch über mehrere Monate hinweg bietet sich an, denn in der Regel genügt ein Training von wenigen Tagen nicht.

Denken Sie als Unternehmer daran, dass Mitarbeiter, ebenso wie Sie, nur menschlich sind und genauso wie Sie auch Zeit und Aufregung mit der Innovation verbinden.

Erfolgreiche Mitarbeiterführung

Lernen Sie die wichtigsten Führungsgeheimnisse für erfolgreiche Vorgesetzte kennen und bekommen Sie zufriedene Mitarbeiter.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Sie können den kostenlosen E-Mail-Newsletter jederzeit wieder abbestellen.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Umfassend über die neuesten Entwicklungen im Personalbereich informiert

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Auf alle Personalfragen rechtssichere und sofort umsetzbare Antworten

Sichern Sie sich jetzt Ihr gutes Recht als Arbeitgeber

Wichtige Informationen und Praxistipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Betriebsrat

Rechtssichere und professionelle Personalarbeit

Jobs