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Maulkorberlass für Ihre Mitarbeiter: Hier auf jeden Fall!

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Von Günter Stein,

Vor einiger Zeit hat das Landesarbeitsgericht Rostock entschieden: Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Mitarbeitern nicht verbieten, über ihr Gehalt zu reden. Entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag sind ungültig (Az.: 2 Sa 237/09). Trotzdem gibt es einen Fall, bei dem Sie Ihren Mitarbeitern einen Maulkorb umhängen sollten. Dann nämlich, wenn ein Betriebsprüfer im Haus ist.

Vor einiger Zeit hat das Landesarbeitsgericht Rostock entschieden: Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Mitarbeitern nicht verbieten, über ihr Gehalt zu reden. Entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag sind ungültig (Az.: 2 Sa 237/09).

Trotzdem gibt es einen Fall, bei dem Sie Ihren Mitarbeitern einen Maulkorb umhängen sollten. Dann nämlich, wenn ein Betriebsprüfer im Haus ist.

Betriebsprüfer sind schrecklich neugierige Menschen, tun nett und entpuppen sich hinterher als raffgierige Monster, die jede noch so kleine Information nutzen, um Geld und noch mehr Geld aus der Kasse Ihres Unternehmens in die Kasse des Finanzamtes zu spülen. Diese Gier hat seinen Grund: Betriebsprüfer werden im Finanzamt „gerankt“. Es gibt eine Art Tabelle aus der hervorgeht, wer besonders erfolgreich ist (also möglichst viel Geld aus den Unternehmen saugt) und wer zu nachsichtig ist.

Doch nicht nur Ihre Mitarbeiter sollten Sie im Fall einer Betriebsprüfung versiegeln, sondern auch Ihre Datensammlung. Das heißt: Schützen Sie Daten, die den Prüfer nichts angehen!

Sie sind verpflichtet, sämtliche steuerrelevanten Daten über 10 Jahre zu speichern (§ 147 Abs. 3 AO). Die können Betriebsprüfer mithilfe der Software IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) auslesen und analysieren. Zugriffsrecht haben die Prüfer aber nur auf Daten, die aufbewahrungspflichtig sind. Dazu gehören auch Unterlagen, „die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind“, wie handelsrechtliche Bücher (BFH, 24.6.2009, Az: VIII R 80/06).

Der kleine Haken:

Die Finanzverwaltung darf zwar nur steuerlich relevante Unterlagen einsehen. Aber: Wenn ein Prüfer andere Daten und Unterlagen findet, darf er sie auswerten. Es ist Sache Ihrer GmbH, Daten so aufzubereiten, dass nur die steuerlich relevanten Teile für eine Prüfung verwertbar sind (FG Nürnberg, 30.7.2009, Az: 6 K 1286/08).

Ohne Aussonderung der steuerlich nicht relevanten Bereiche besteht die Gefahr, dass der Prüfer Hinweise auf weitere Sachverhalte findet, die dann ebenfalls geprüft werden.

Praxis-Tipp: Zugriff müssen Sie auf die Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung gewähren. Darüber hinausgehende Unterlagen müssen Sie nur zur Verfügung stellen, wenn sie steuerlich relevant sind. Welche Unterlagen und Informationen dazugehören, liegt in Ihrem Ermessen ( BMF, 16.7.2001, Az: IV D 2 – S 0316 – 136/01).

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