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Mitarbeiterführung: E-Mail-Kontrolle - Was ist erlaubt, was ist verboten?

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Arbeitsrecht E-Mail-Kontrollen

Von Günter Stein,

Die Frage: Einige Mitarbeiter scheinen trotz Verbots das Firmeninternet auch dazu zu nutzen, um private Mails zu lesen und zu verschicken. Dürfen wir die Posteingangsordner kontrollieren, um das herauszufinden?

E-Mail-Kontrolle bei betrieblicher und erlaubter privater Nutzung

Die Antwort: Bei der Frage nach der Kontrolle müssen Sie zwischen ausschließlich betrieblicher und erlaubter privater Nutzung unterschieden.

1. Bei rein dienstlicher Nutzung, so wie Sie bei Ihnen vorgeschrieben zu sein scheint, sind folgende Kontrollen zulässig:

  • Stichprobenartige Überprüfung der Verbindungsdaten, um feststellen zu können, ob das Verbot der privaten E-Mail-Nutzung eingehalten wird.
  • Überprüfung des Inhalts von dienstlichen E-Mails, weil diese dem gleichen Zweck dienen wie eine Akte in Papierform. Allerdings ist das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu beachten, d. h., offensichtlich private E-Mails dürfen nicht gelesen werden.

Praxis-Tipp: Vergeben Sie E-Mail-Adressen nicht mit Namensbestandteilen, sondern verwenden Sie besser Abteilungsbezeichnungen (z. B. vertrieb@.... de). So verdeutlichen Sie den dienstlichen Charakter des E-Mail-Verkehrs.

Nur eingeschränkte E-Mail-Kontrolle bei erlaubter Privatnutzung möglich

2. Haben Sie Ihren Mitarbeitern die Privatnutzung der E-Mail-Accounts erlaubt, stehen Ihnen Kontrollbefugnisse nur eingeschränkt zur Verfügung. Keinesfalls dürfen Sie pauschal

  • die Inhalte der E-Mails überprüfen,
  • ankommende oder abgehende Mails von (Ex-)Mitarbeitern filtern und deren Weiterleitung unterbinden oder
  • sämtliche Verbindungsdaten überwachen und auswerten.

Wann die E-Mail-Kontrolle erlaubt ist

Dagegen sind Überwachungsmaßnahmen in folgenden Fällen erlaubt:

  • Schutz der Mitarbeiter vor Belästigungen (Spamfilter)
  • Schutz der Datennetze vor Infizierung durch Viren

Im Einzelfall dürfen Sie auch umfassendere inhaltliche Kontrollen durchführen, wenn Sie den begründeten Verdacht haben, dass

  • eine schwere Vertragsverletzung,
  • eine Straftat (z. B. rassistische oder kinderpornografische Inhalte) oder
  • Mobbing vorliegt.

 

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