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Mitarbeiterführung: Personalakte - Diese Rechte haben Ihre Arbeitnehmer

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Von Günter Stein,

Frage: Kürzlich wollte ein Arbeitnehmer Kopien von Unterlagen aus seiner Personalakte machen. Das haben wir ihm nicht gestattet. Nun schreibt ein von ihm beauftragter Rechtsanwalt, dass wir ihm dies aber erlauben müssen. Stimmt das?Antwort:Kopieren erlaubt:


Mitarbeiterführung: Welche Einsichtsrechte Mitarbeiter haben

Antwort: Der Anwalt hat Recht. Ihr Mitarbeiter darf Kopien machen. Um ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, hier eine Übersicht zu den Arbeitnehmerrechten:

Einsichtsrecht: Ihr Mitarbeiter hat zunächst das Recht, Einsicht in seine eigene Personalakte zu nehmen. Dies ist auch gesetzlich festgelegt und zwar in § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG: Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.


Bitte beachten Sie: Obwohl das Einsichtsrecht im Betriebsverfassungsgesetz verankert ist, gilt es auch für Betriebe, die keinen Betriebsrat haben.

Das Einsichtsrecht Ihres Mitarbeiters ergibt sich zum einen daraus, dass die Akte ihn persönlich betrifft, zum anderen daraus, dass Ihr Mitarbeiter zum Teil seine Rechte nicht durchsetzen könnte, wenn er keinen Einblick in die Personalakte hätte. Was auch noch wichtig ist: Möchte einer Ihrer Mitarbeiter sein Einsichtsrecht ausüben, dann müssen Sie ihm die vollständige Akte vorlegen. Sie dürfen also keinerlei Inhalte sperren oder vorher entfernen.

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Mitarbeiterführung: Mitarbeiter darf ganze Akten kopieren

Kopieren erlaubt: Ihr Mitarbeiter hat auch das Recht, sich einzelne Blätter oder auch die ganze Akte zu kopieren. Dies hat folgenden Hintergrund: Ein Arbeitnehmer könnte bei seiner Einsichtnahme in die Personalakte entdecken, dass er möglicherweise falsch beurteilt oder falsch eingruppiert wurde. Dies möchte er dann vielleicht in Ruhe – ggf. mit seinem Anwalt – prüfen. Das wäre ihm aber nicht möglich, wenn er nur ein Einsichtsrecht hätte.

Tipp: Die Kopien muss der Arbeitnehmer sich allerdings auf seine Kosten machen.


Beachten Sie: Auch wenn sich Ihr Arbeitnehmer Kopien machen darf, bedeutet dies nicht, dass er auch ein Recht auf Herausgabe der Personalakte hat. Sie müssen ihm also keineswegs die Akte mit nach Hause geben.

Mitarbeiterführung: Wann Sie Vermerke und Erklärungen aufnehmen müssen

Ihr Mitarbeiter ist außerdem berechtigt, den Inhalt seiner Personalakte zu ergänzen oder eine Richtigstellung beizufügen. Dies ergibt sich aus § 83 Abs. 2 BetrVG: Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen. Relevant wird dies vor allem bei Ermahnungen und Abmahnungen: Wenn ein Arbeitgeber die Abmahnung schon nicht zurücknehmen will, wird dem Arbeitnehmer zumindest daran gelegen sein, seine Sicht der Dinge zu schildern.

Beachten Sie: Die Stellungnahme Ihres Arbeitnehmers müssen Sie auch dann in die Personalakte aufnehmen, wenn Sie sie für falsch halten.

Ihr Arbeitnehmer kann der Personalakte nicht nur Ergänzungen hinzufügen, sondern unter Umständen auch von Ihnen verlangen, dass Sie Unterlagen aus der Personalakte entfernen. Haben Sie Ihrem Mitarbeiter etwa zu Unrecht eine Abmahnung erteilt, dann kann er nach § 1004 BGB deren Entfernung aus der Akte verlangen. Neben ungerechtfertigten Abmahnungen kann Ihr Mitarbeiter aber auch die Entfernung von Unterlagen aus der Personalakte verlangen, die missbilligende Äußerungen darstellen, ohne dass sie die Qualität einer Abmahnung haben. Die Unterlagen müssen dabei aber auch zumindest unrichtige oder unzutreffende Vorwürfe enthalten (LAG Köln, 20. 2. 2006, Az. 14 (5) Sa 1401/05). Darüber hinaus kann ein Arbeitnehmer auch die Entfernung von solchen Unterlagen aus der Akte verlangen, die unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten, welche wiederum seine Rechtsstellung und sein berufliches Fortkommen beeinträchtigen können (BAG, 25. 4.1972, Az. 1 AZR 322/71).

Tipp: Streitigkeiten über Unterlagen in der Personalakte sind in der Praxis recht häufig. Deswegen sollten Sie immer darauf achten, dass Sie im Streitfall Ihre Angaben bzw. Behauptungen auch noch nachvollziehen und deren Richtigkeit beweisen können. Also:

  • Nehmen Sie keine Änderungen auf den heiklen Schriftstücken in der Akte vor. Fügen Sie besser ein Zusatzblatt ein, auf dem Sie Ihre Bemerkung notieren.
  • Machen Sie Eintragungen in die Personalakte nur mit Schreibmaschine, Tinte, Kugelschreiber oder vergleichbaren farbechten Stiften.
  • Achten Sie darauf, dass Sie jede Eintragung mit Namenszeichen und Datumsanzeige versehen.

 

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