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Mitarbeiterführung: Was von den Personalunterlagen am Jahresende weg kann

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Personalunterlagen Aufbewahrungspflicht Aufbewahru

Von Günter Stein,

Zum Jahreswechsel ist Ausmisten angesagt. Das gilt auch für die Personalunterlagen. Doch in der Praxis stellt sich die Frage: „Wie lange muss das eigentlich aufbewahrt werden?“Achtung:Wichtig:Achtung:

Für die Personalakte gilt:

Rechtlich betrachtet handelt es sich hierbei um eine „sonstige Unterlage im Sinne des Steuerrechts“. Das heißt: Sie müssen sie 6 Jahre lang aufbewahren.

Achtung:

Haben Sie aber – warum auch immer – Buchungsbelege in die Personalakte eingefügt, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre.

Wichtig:

Aufbewahrungsfristen beginnen erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem

  • der Jahresabschluss gefertigt wurde,
  • Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden und
  • die letzte Eintragung in ein Handelsbuch gemacht wurde oder
  • der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

 

Auch Bewerbungsunterlagen nicht sofort vernichten!

Falls abgelehnte Bewerber von einer Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ausgehen, können ihnen Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche zustehen. Fühlt sich einer Ihrer Bewerber diskriminiert, muss er seine Forderungen auf Schadensersatz und Entschädigung innerhalb von 2 Monaten nach Zugang Ihrer Ablehnung geltend machen. Bewahren Sie deshalb die Unterlagen vorsichtshalber ebenfalls mindestens 6 Monate lang nach der Ablehnung auf.

Achtung:

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind Sie sogar zu einer Löschung und Vernichtung von Daten verpflichtet, wenn Sie die Daten nicht mehr benötigen! Es gilt der gesetzliche Grundsatz der Datensparsamkeit.

Nicht vergessen: Berufsspezifische Fristen

Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere berufsspezifische Aufbewahrungsvorschriften, die Sie zu beachten haben. So haben Sie Unterlagen im Rahmen Ihrer Dokumentationspflichten bei krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen 60 Jahre lang aufzubewahren (Abs. 10 Anhang 3 Technische Regeln für Gefahrstoffe 402).

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