Oftmals fallen die letzten Auswahlentscheidungen erst im Juni – im Extremfall noch später – und die Urlaubszeit erschwert die Vorbereitung erheblich. Folgende 7 Punkte sollten daher bereits vor der Ferienzeit abgehakt sein.
Nr. 1: Neue Auszubildende lückenlos informieren
Ihre neuen Azubis starten nach der Sommerpause ihre berufliche Laufbahn. Damit verändert sich ihr Leben grundlegend. Mit einiger Nervosität werden sie dem ersten Ausbildungstag entgegensehen. Sie werden dankbar sein, wenn sie vorab bereits detaillierte Informationen über den ersten Tag bekommen. Das sollten Sie Ihren neuen Azubis mindestens mitteilen: – Datum und Uhrzeit des Ausbildungsbeginns – Ort, an dem sie sich einfinden sollen – erste Ansprechpartner/Ausbilder – Unterlagen, die spätestens zum Ausbildungsbeginn mitzubringen sind: Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis, ärztliche Bescheinigung (bei Minderjährigen)
Nr. 2: Alle an der Ausbildung Beteiligten umfassend vorbereiten
Es sollte selbstverständlich sein, dass alle Ausbildungsabteilungen, insbesondere die dort für die Ausbildung Verantwortlichen, über ihren neuen Auszubildenden informiert werden. Auf jeden Fall benötigt die ausbildende Abteilung zusätzlich zu Namen und Ausbildungsberuf das Alter des zukünftigen Azubis. So gibt es garantiert keine Konflikte mit dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Auch der Ausbildungsplan und ggf. die Ausbildungsordnung sollte der Abteilung zur Verfügung stehen. Aus den Unterlagen muss eindeutig hervorgehen, welche Kenntnisse konkret vermittelt werden sollen.
Nr. 3: Personalunterlagen vorbereiten
Legen Sie für jeden neuen Auszubildenden eine Personalakte an. Halten Sie schriftliche Ausbildungsnachweise in ausreichender Anzahl als Formulare bzw. in elektronischer Form bereit.
Nr. 4: Eintragung der Ausbildungsverhältnisse beantragen
Senden Sie ein Exemplar des Berufsausbildungsvertrags an die zuständige Kammer. Stellen Sie gleichzeitig einen schriftlichen Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse.
Nr. 5: Azubis bei der Berufsschule anmelden
Die Anmeldung zum Berufsschulunterricht bei der regional und fachlich zuständigen Berufsschule ist Ihre Aufgabe. Sollten Sie zum ersten Mal mit einer bestimmten Berufsschule zusammenarbeiten, dann fragen Sie zunächst nach einem Anmeldeformular, das viele Berufsschulen bereithalten.
Nr. 6: Jugendarbeitsschutzgesetz aushängen
Wenn mindestens ein Jugendlicher die Ausbildung beginnt, müssen Sie das Jugendarbeitsschutzgesetz an einer gut einsehbaren Stelle, z. B. am schwarzen Brett, aushängen. Ebenso ist ein Verzeichnis aller Jugendlichen zu führen mit Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Wohnanschrift und Beschäftigungsbeginn. Das gilt auch für Jugendliche, die sich nicht in Ausbildung befinden.
Nr. 7: Checkliste für den Ausbildungsstart anfertigen
Sie können keineswegs alles sofort erledigen. Einige Tätigkeiten fallen zwangsläufig erst kurz vor dem Ausbildungsstart an, z. B. am ersten Tag oder innerhalb der ersten 2 Ausbildungswochen. Fertigen Sie sich dazu eine Checkliste an oder lassen Sie sich von Ihrem Zeitmanagementprogramm erinnern. Folgende Erledigungen sollten auf jeden Fall vorgemerkt sein: – Neue Azubis zur Verschwiegenheit unterweisen und Verschwiegenheitserklärung unterschreiben lassen. – Sicherheitsunterweisung durchführen und ebenfalls schriftlich bestätigen lassen. – Azubis bei einer gesetzlichen Krankenkasse anmelden (spätestens 14 Tage nach Ausbildungsbeginn).
