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Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

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Regeln für effiziente Meetings

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Arbeitsrecht Mitarbeiterfuehrung

Von Günter Stein,

Sie werden es kennen – es läuft so in den meisten Unternehmen: Es stehen so viele Besprechungen an, dass Ihnen die Zeit für die notwendige Arbeit am Schreibtisch rasch an allen Ecken und Enden fehlt. Einer Studie der Akademie für Führungskräfte zufolge dauern Meetings in der Regel viel zu lange.

Mitarbeiter aus dem mittleren Management verbringen der Studie zufolge bis zur Hälfte ihrer Arbeitszeit und Spitzenkräfte gar bis zu 90 Prozent ihrer Zeit in Besprechungen. In die fließt viel zu viel Unwichtiges ein, Wichtiges wird dagegen zu schnell abgehandelt, weil die Zeit fehlt. Entscheidungen bleiben ganz aus – oder ohne Folgen. Dazu kommt, dass einer Erhebung der Unternehmensberatung Czipin & Proudfoot nach fast jeder zweite deutsche Manager zu spät zu Meetings kommt.

Um Ihre Besprechungen effizienter machen, halten Sie sich an diese acht Regeln:

1. Reduzieren Sie die Zahl der Teilnehmer

Je weniger Leute dabei sind, desto effektiver. Laden Sie nur die ein, die tatsächlich mit dem Projekt zu tun haben.

2. Setzen Sie Ziele.

Verteilen Sie die Agenda bereits vor der Besprechung, spätestens jedoch zu Beginn des Meetings.

3. Geben Sie Zeitlimits vor.

Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, den Sie nicht überschreiten. Wenn der Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie das Thema trotzdem, fassen das Zwischenergebnis zusammen und formulieren die weiterführende Aufgabenstellung für das nächste Meeting.

4. Strukturieren Sie den Ablauf.

Beenden Sie die einzelnen Themen, indem Sie die Quintessenz noch einmal zusammenfassen. Kündigen Sie anschließend den nächsten Tagesordnungspunkt an.

5. Machen Sie Pausen.

Nach 45 Minuten sinkt die Aufnahmefähigkeit. Eine Stunde ist das Maximum. Zwischen den Pausen sollte das Getränke- oder Snackbuffet für die Teilnehmer nicht erreichbar sein, um Ablenkungen zu vermeiden.

6. Stoppen Sie Schwafler.

Machen Sie darauf aufmerksam, wenn ein Teilnehmer vom Thema abweicht, und führen Sie ihn zum Kernpunkt zurück: „Ihre Ausführung ist interessant. Können wir die Diskussion auf später verschieben? Wir sollten jetzt wieder zu unserem eigentlichen Tagesordnungspunkt zurückkommen.“ Oder: „Dieses Thema könnten wir noch stundenlang diskutieren. Trotzdem müssen wir jetzt wieder zum Kern kommen und heute noch eine praktikable Lösung finden. Ich fasse noch einmal zusammen: …

7. Sprechen Sie ein Handy-Verbot aus.

Das mobile Telefon darf höchstens im Vibrationsalarm sein.

8. Nehmen Sie keine Rücksicht auf Zuspätkommer.

Die knallharte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Die sanftere Tour: Sie erhalten eine sarkastische Begrüßung und keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.

 

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