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Sind 3 Jahre genug? Oder: Wie lange Sie Personalunterlagen aufbewahren müssen

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Von Günter Stein,

Eine Frage, die in der täglichen Praxis immer wieder auftaucht, lautet: Wie lange müssen wir eigentlich die Personalunterlagen aufbewahren?

Klare Antwort:

Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis verjähren spätestens nach 3 Jahren.

Beispiel:

Eine Ihrer Aushilfen hat noch Anspruch auf Lohn für den Monat August 2008. Die 3-Jahres-Frist beginnt nach dem 31.12.2008 und endet somit am 31.12.2011. Am 1.12.2012 könnten Sie damit die Unterlagen grundsätzlich vernichten.

Aber: Da es sich bei einem Arbeitsvertrag auch um sonstige Unterlagen im Sinne des Steuerrechts handeln kann, bewahren Sie die Personalakten mindestens 6 Jahre auf. Finden sich in den Personalunterlagen Buchungsbelege, verlängert sich die Frist sogar auf 10 Jahre.

Und Bewerbungsunterlagen?

Bewerbungsunterlagen bewahren Sie ebenfalls länger auf. Falls nämlich abgelehnte Bewerber eine Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) behaupten, können ihnen Schadensersatz-und Entschädigungsansprüche zustehen.

Fühlt sich einer Ihrer Bewerber diskriminiert, muss er seine Forderungen auf Schadensersatz und Entschädigung innerhalb von 2 Monaten nach Zugang Ihrer Ablehnung anmelden. Deshalb bewahren Sie die Unterlagen vorsichtshalber ebenfalls mindestens 3 Jahre auf.

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