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Zunehmende Nutzung mobiler Endgeräte im Beruf – Effizientere Kommunikation, höhere Flexibilität

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Von Redaktion BWRmedia,

Smartphones und andere mobile Endgeräte sind aus dem Alltag vieler Menschen nicht mehr wegzudenken, auch in der Berufswelt kommen sie zunehmend zum Einsatz. Die fortschreitende Informations- und Kommunikationstechnologie verändert das Kommunikationsverhalten grundlegend und führt zu weitreichenden Folgen im Umgang mit Mitarbeitern und Kunden.

 

Umsetzung mobiler Strategien in Unternehmen ist ein großes Zukunftsthema

Die zunehmende Verbreitung mobiler Endgeräte führt zu einem fundamentalen Wandel der Arbeitswelt. In einer vom Vodafone-Institut herausgegebenen Studie werden Faktoren aufgezeigt, die für eine erfolgreiche Umsetzung von mobilen Strategien von zentraler Bedeutung sind. Die im Rahmen der Untersuchung befragten 192 Manager deutscher Unternehmen sehen in der Ortsunabhängigkeit sowie in der Beschleunigung der Geschäftsprozesse die größten Vorteile von mobilen Strategien. Über die Hälfte der befragten Führungskräfte ist der Meinung, dass davon alle Beschäftigten im jeweiligen Unternehmen profitieren würden. Durch eine einheitliche Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg sowie durch einen sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf benötigte Daten könne die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert werden.

Nach Ansicht von Professor Stefan Stieglitz von der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster, einer der beiden Autoren der Studie, dürfe es bei der fortschreitenden Mobilisierung von Geschäftsprozessen keine Entscheidung für Nutzerfreundlichkeit oder Sicherheit geben. Vielmehr müssten die beiden Aspekte kombiniert gedacht und umgesetzt werden.

Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit sind wichtige Faktoren

Eine der größten Herausforderungen sieht Professor Stieglitz in der Integration von mobilen Endgeräten aus dem Privatbereich für den dienstlichen Gebrauch („Bring your own Device“, BYOD). Problematisch sei dieses Vorgehen, wenn es keinen ausreichenden Sicherheitsrichtlinien sowie Datenschutzvorkehrungen gebe oder wenn überhaupt keine Genehmigung seitens des Unternehmens gegeben sei.

Grundsätzlich sei die Entwicklung einer umfassenden Richtlinie zum Gebrauch von mobilen Endgeräten Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung einer mobilen Unternehmensstrategie. Zudem sei die Entwicklung benutzerfreundlicher Anwendungen ein weiterer Erfolgsfaktor.

Technologische Weiterentwicklungen erleichtern standardisierte Prozesse

Die zunehmende Nutzung von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten hat unter anderem dazu geführt, dass sich das Kommunikationsverhalten der Menschen untereinander verändert. Die Menschen telefonieren weniger während der Arbeit, hingegen werden alternative Kommunikationsformen, z.B. Chats oder Messaging-Dienste, vermehrt eingesetzt.

Diese vermehrte „Sprachlosigkeit“ muss nicht per se als negativ angesehen werden, sie kann etablierte und standardisierte Arbeitsschritte beschleunigen. Dies spart nicht nur Zeit für die wichtigen Dinge, z.B. die Entwicklung von Ideen oder das Ausräumen von Differenzen zwischen Mitarbeitern, sondern entlastet die Arbeitnehmer bei den häufig nervigen und zeitintensiven administrativen Routineaufgaben. Benötigt ein Mitarbeiter eine Freigabe für die Bestellung von Waren oder eine Unterschrift, kann die Software diese beispielsweise anfordern. Ferner können mobile Anwendungen die wichtigsten Unternehmensdaten aktualisieren und die Kundendatenbank selbstständig synchronisieren. Berater können dadurch vor Kundenterminen wichtige Daten nachschlagen, sie behalten somit auch unterwegs den Überblick und können theoretisch von überall aus arbeiten.

Intelligente und „lernende“ Smartphone-Technik für mehr Leistung

Ein grundlegendes Problem von mobilen Endgeräten ist ihr nach wie vor zu hoher Stromverbrauch, vor allem bei Smartphones schränkt dies einen effizienten Einsatz ein. Bei aktuellen Geräten sind bei der Batterie derzeit nur noch wenige Verbesserungen möglich. Um eine höhere Effizienz beim Energieverbrauch erzielen zu können, müssen die jeweiligen Anwendungen besser mit der vorhandenen Hardware abgestimmt sein, wie dies bereits bei den verschiedenen Tarifoptionen der Fall ist. So wie die unterschiedlichen Handytarife auf die Präferenzen der Verbraucher abgestimmt werden können, sollen die Geräte laut Deutschlandfunk in Zukunft das Verhalten der Nutzer erkennen und hieraus die entsprechenden Schlüsse ziehen.

Die Anforderungen der Nutzer an Smartphones und an andere mobile Endgeräte werden in Zukunft weiter steigen, in den nächsten Jahren werden in diesem Bereich intelligentere und effizientere Lösungen verfügbar sein. Das Ziel wird sein, die Geräte so zu programmieren, dass sie die am häufigsten benutzten Applikationen des jeweiligen Nutzers voraussehen können, um Speicher und insbesondere Prozessorleistung entsprechend bereitzustellen.

Vielfältige Chancen durch einheitlichen Zugriff auf mobile Daten

Diese Flexibilität bei der Nutzung mobiler Endgeräte wird den Arbeitsplatz der Zukunft prägen. Daten und Dokumente müssen schnell auffindbar und verfügbar sein. Es muss gewährleistet sein, dass der Zugriff unabhängig vom Aufenthaltsort des einzelnen Mitarbeiters sowie des verwendeten Geräts funktioniert. Zudem muss der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen sichergestellt sein, z.B. wenn diese in virtuellen Teams zusammenarbeiten.

Die zunehmende Vielfalt bei den IT-Geräten stellt für Unternehmen in der Regel keine größeren Probleme dar, jedoch treten nach wie vor Schwierigkeiten beim mobilen Zugriff auf gespeicherte Daten auf. Informationen, die in unterschiedlichen Systemen abgelegt sind, erschweren die Analyse. Die Ermöglichung und das sichere Verwalten eines einheitlichen Zugriffs auf unternehmensinterne Informationen sind für eine effiziente Ausführung der Arbeitsprozesse auf den unterschiedlichen Ebenen wichtig. Anwendungen, mit denen sich Inhalte aus verschiedenen Quellen bündeln und sinnvoll kombinieren lassen, erleichtern das mobile Arbeiten. Ein einheitlicher Zugriff ermöglicht es den Mitarbeitern, die Daten schneller und genau zu analysieren, dies stellt eine entscheidende Grundlage für effizientere Entscheidungen dar.

Angst vor Datenverlust verhindert Ausweitung mobiler Anwendungen

Wenn zukünftig immer mehr Anwendungen mobil genutzt und immer mehr Informationen in die Cloud übertragen werden, müssen Unternehmen die Sicherheit im Umgang mit geschäftskritischen Daten erhöhen. Viele Unternehmen widmen sich diesem Thema noch nicht mit der nötigen Intensität und Aufmerksamkeit, die Angst vor dem Verlust sensibler und kritischer Daten bremst eine weiterführende Anwendung der mobilen Dienste.

Trend geht zur Entwicklung optimierter Anwendungen für Mobilgeräte

In den nächsten Jahren ist zu erwarten, dass Unternehmen mehr in die Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung mobiler Anwendungen investieren werden, so die Ansicht des Marktforschungsunternehmens IDC. Es ist davon auszugehen, dass die mobilen Anwendungen für die spezifischen Unternehmensanforderungen optimiert werden. Voraussetzung ist, dass sich die Firmen intensiver mit mobilen Apps beschäftigen und verstehen, auf welchem Wege die Mitarbeiter am effizientesten auf die benötigten Daten zugreifen können.

Durch die Nutzung von vernetzten Geräten werden die Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzt, geschäftsrelevante Daten bei Kundenterminen in Echtzeit zu übermitteln. Dies steigert die Transparenz und ist für die Kundenbeziehung förderlich.

Work-Life-Balance wird zur Work-Life-Integration

Für die Beschäftigten selbst bietet die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit die Möglichkeit, die Arbeitszeit der individuellen Lebensphase besser anzupassen. Statt Arbeit und Privates als strikt voneinander getrennte Bereiche zu betrachten (Stichwort: Work-Life-Balance), kann die „Verschmelzung“ dieser beiden Pole die Vereinbarkeit von familiären oder anderen privaten Verpflichtungen mit den beruflichen Anforderungen verbessern (Work-Life-Integration).

Hierbei besteht jedoch die Gefahr, dass sich die beruflichen Verpflichtungen im Privatleben schleichend ausbreiten. Eine Vereinbarung klar abgesteckter Arbeitszeiten ist Voraussetzung zum Schutz vor Selbstausbeutung.

 

Bildquellen:

Abbildung 1: pixabay.com © niekverlaan (CC0 1.0)

Abbildung 2: pixabay.com © PublicDomainPictures (CC0 1.0)

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