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Mit dem 5-Punkte-Programm erfolgreich Ziele vereinbaren

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Leider werden bei Zielvereinbarungen häufig Fehler gemacht. Das Resultat sind frustrierte Mitarbeiter und genervte Personalleiter. Das muss aber nicht sein.

Kaum ein Tag vergeht, an dem Sie als Leiterin oder Leiter einer sozialen Einrichtung nicht ein Ziel mit einem Mitarbeiter vereinbaren müssen: Ein Projekt beginnt, ein anderes endet, Sie führen das turnusmäßige Mitarbeitergespräch, Sie delegieren eine Aufgabe etc. Doch Hand aufs Herz: Werden die Ziele, die Sie mit Ihren Mitarbeitern festgesetzt haben, auch immer umgesetzt? Wahrscheinlich werden Sie jetzt mit „Nein“ antworten. Doch nicht immer tragen Ihre Mitarbeiter dafür die Verantwortung. Häufig sind es auch unklar formulierte Ziele, die die Umsetzung schwierig machen. Das können Sie zukünftig vermeiden, indem Sie bei Ihren Zielformulierungen die folgenden 5 Punkte beachten:

Formulieren Sie die Ziele realistisch

Haben Sie schon einmal überprüft, ob die Ziele, die Sie mit Ihren Mitarbeitern vereinbart haben, auch realistisch und damit erreichbar sind? Nichts demotiviert Ihre Mitarbeiter nämlich mehr als Ziele, die zu hoch gesteckt sind und deshalb von vornherein nicht erreicht werden können. Umgekehrt bewirken zu niedrig gesteckte Ziele, dass Ihr Mitarbeiter sich langweilt und das Ziel nicht ernst nimmt. Finden Sie im Gespräch also das richtige Maß. Mit einer introvertierten Mitarbeiterin zu vereinbaren, dass sie zukünftig mehr Begeisterung im Gespräch mit den Kunden transportiert, ist ebenso unrealistisch wie mit einer Pflegehilfskraft eine aufwändige Dokumentation der Pflege ohne vorherige Schulung.

Der Mitarbeiter sollte das Ziel aus eigener Kraft erreichen können

Achten Sie darauf, dass jedes Ziel für Ihren Mitarbeiter aus eigener Kraft zu erreichen ist. Hängt das Erreichen des Ziels von Bedingungen ab, auf die Sie keinen Einfluss haben, sollten Sie das Ziel gar nicht vereinbaren. Verzichten Sie also auf Zielformulierungen wie „Wenn die zusätzliche Mitarbeiterin eingestellt wird, werden wir unsere Arbeitseffizienz um 20 % steigern“. Bedingungen, auf die Sie keinen Einfluss haben, erkennen Sie bereits an der „Wenn-dann“-Formulierung.

Beschreiben Sie die Ziele einfach und prägnant

Ein Grundsatz bei Pressetexten lautet „Keep it simple and short“. Dieses Motto sollten Sie sich auch für Ihre Zielformulierungen aneignen. Formulieren Sie deshalb Ziele so einfach wie möglich. Denken Sie daran: Das Gedächtnis der meisten Menschen ist kurz. Ein Satz mit mehreren Nebensätzen führt deshalb eher zur Verwirrung und zu Verständigungsschwierigkeiten – vor allem, wenn die Ziele (bspw. bei Arbeitsaufträgen) nicht schriftlich formuliert werden. Statt „Die Mitarbeiterin verpflichtet sich, ihre Verhaltensweisen dahingehend zu ändern, dass sie zukünftig die Eltern mit einem Lächeln begrüßt, damit der Kontakt intensiviert werden kann“ sollten Sie besser sagen „Die Mitarbeitern wird zukünftig die Eltern mit einem Lächeln begrüßen. Ziel ist es, den Kontakt zu intensivieren“.

Formulieren Sie die Ziele positiv

Ein Mitarbeiter sollte mit der Zielformulierung nichts Negatives verbinden. Formulieren Sie das Ziel deshalb positiv. Und formulieren Sie es aus der Sicht des Mitarbeiters, der es umsetzen soll, falls Sie es schriftlich festlegen. Das heißt: Wählen Sie die Ich- und die Gegenwartsform. Also statt „Ziel: Reduzierung der Bearbeitungszeit für Beschwerden“ schreiben Sie zukünftig „Bis zum 31.05.2009 bearbeite ich eine Beschwerde innerhalb von 3 Tagen“.

Vereinbaren Sie einen konkreten Zeitpunkt für die Umsetzung

Nennen Sie immer einen konkreten Zeitpunkt, bis zu dem das Ziel erreicht werden soll. Achten Sie aber darauf, dass der Zeitpunkt realistisch ist. Bei Zielen, die das Verhalten Ihrer Mitarbeiter betreffen, können Sie auf einer direkten Umsetzung bestehen. Anders sieht es allerdings aus, wenn Sie z. B. einen „Tag der offenen Tür“ einführen wollen. Dann müssen Sie die für die Planung notwendige Zeit realistisch einschätzen und früh genug die Ziele formulieren.

Checkliste

Sie achten darauf, dass jedes Ziel realistisch und für Ihren Mitarbeiter zu erreichen ist.
Sie formulieren ausschließlich Ziele, die im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.
Sie formulieren die Ziele einfach und konkret.
Sie formulieren die Ziele in der Gegenwartsform.
Sie formulieren die Ziele in der Ich-Form.
Sie vereinbaren nur Ziele, die Ihr Mitarbeiter auch aus eigener Kraft erreichen kann.
Sie einigen sich mit Ihrem Mitarbeiter auf einen Zeitpunkt, bis wann das Ziel erreicht werden soll.
Sie halten die Zielvereinbarungen schriftlich fest.
Sie haben vorab geprüft, ob sich Ziele nicht widersprechen.
Sie prüfen regelmäßig, ob die vereinbarten Ziele noch sinnvoll sind.
Sie informieren den Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung über die Zielvereinbarung.
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