Beurteilungsgespräch führen: Ablauf, Tipps + Checkliste

Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Ein Beurteilungsgespräch ist ein formelles Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten, in dem der Arbeitnehmer anhand seiner Leistungen bewertet wird. Die eigentliche Beurteilung des Mitarbeiters findet dabei im Vorfeld, vor dem Beurteilungsgespräch statt und umfasst verschiedene Bewertungskriterien. Das Beurteilungsgespräch dient demnach dazu, die Ergebnisse der Beurteilung dem Mitarbeiter in Form von konstruktivem Feedback offenzulegen und über potenzielle Verbesserungen und Ziele zu sprechen.

Aus diesem Grund folgt das Beurteilungsgespräch stets einem strukturierten Ablauf und findet in periodischen Abständen statt, in der Regel einmal im Jahr.

Warum sind Beurteilungsgespräche so wichtig?

Beurteilungsgespräche nehmen in zukunfts- und mitarbeiterorientierten Unternehmen einen großen Stellenwert ein. Denn eben diese Unternehmen haben die Wichtigkeit von Beurteilungsgesprächen erkannt. Durch regelmäßige Beurteilungen der Mitarbeiter steigern Unternehmen die Leistungen und Arbeitsergebnisse ihrer Arbeitnehmer und fördern zugleich die berufliche und persönliche Entwicklung der Fachkräfte – Faktoren, die sich auch im wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens am Markt zeigen können.

Doch Beurteilungsgespräche sind nicht nur wichtig, um die Leistung der Mitarbeiter zu optimieren, sondern auch um die Motivation der Belegschaft zu steigern. Denn Beurteilungsgespräche durch ihr wertschätzendes Feedback können dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und somit die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Wie wird ein Beurteilungsgespräch vorbereitet?

Um ein Beurteilungsgespräch erfolgreich durchzuführen, ist eine gründliche Vorbereitung notwendig. Hier sind einige Schritte, die Arbeitgeber ergreifen können, um sich vorzubereiten:

Schritt 1: Beobachtung des Mitarbeiters

Im ersten Schritt müssen Führungskräfte zunächst den Mitarbeiter und sein Verhalten beobachten. Zusätzlich müssen die Arbeitsergebnisse unter Berücksichtigung des Vorgehens geprüft werden. Ziel der Mitarbeiterbeobachtung ist es, möglichst viele Informationen über die Leistung, das Verhalten und das Potenzial des Mitarbeiters zu generieren, um eine gute Grundlage für die Beurteilung zu schaffen.

Schritt 2: Zusammenstellung der Informationen

Im zweiten Schritt sind alle Informationen, die im Zusammenhang mit dem Mitarbeiter gesammelt wurden, zusammentragen. In diesem Schritt kann die Führungskraft auch weitere Meinungen, Sichtweisen und Einschätzungen, zum Beispiel von Kollegen, Kunden, anderen Vorgesetzten sowie untergeordnete Arbeitnehmer, einholen, um ein umfassendes Bild von dem Mitarbeiter zusammenzustellen.

Es empfiehlt sich, eine Liste von Stärken und Schwächen zu erstellen, die auf spezifischen Beispielen und Situationen basieren.

Schritt 3: Bewertung des Mitarbeiters

Im dritten Schritt geht es für die Führungskräfte an die tatsächliche Bewertung des Mitarbeiters. Anhand der gesammelten Punkte kann die objektive und faire Beurteilung erfolgen. Nicht selten wird dies in schriftlicher Form erledigt.

Ablauf: Wie wird ein Beurteilungsgespräch geführt?

Das Beurteilungsgespräch folgt einem klaren Ablauf mit sechs Schritten. Dazu gehören:

1. Begrüßung,
2. Einführung in das Gesprächsziel,
3. Offenlegung der Mitarbeiterbeurteilung,
4. Perspektive des Arbeitnehmers,
5. Erarbeitung von Zielen,
6. Gesprächsabschluss.

Schritt 1: Begrüßung

Beginnen Sie das Beurteilungsgespräch stets mit einer freundlichen Begrüßung. Auch kurzer Small-Talk kann helfen, um ein angenehmes Gesprächsklima zu erschaffen und dafür zu sorgen, dass sich Ihr Gegenüber entspannt.

Schritt 2: Einführung in das Gesprächsziel

Im zweiten Schritt erklärt die Führungskraft den Anlass des Gespräches sowie dessen Zielsetzung. Es empfiehlt sich, dem Mitarbeiter den Gesprächsablauf zu skizzieren und offene Fragen zum Ablauf bereits im Vorfeld zu klären.

Schritt 3: Offenlegung der Mitarbeiterbeurteilung

Im dritten Schritt beginnt die tatsächliche Beurteilung. Die Führungskraft gibt dem Mitarbeiter Feedback anhand der zuvor gesammelten Informationen und durchgeführten Bewertung. Hierbei ist es wichtig, spezifische Beispiele und konkrete Situationen zu benennen, um die Nachvollziehbarkeit für die Ausführungen zu erhöhen.

Schritt 4: Perspektive des Arbeitnehmers

Im vierten Schritt, nach der Beurteilung durch die Führungskraft, ist der Arbeitnehmer an der Reihe. Er kann sich nun zu der Bewertung äußern, Einwände liefern oder Rückfragen zu verschiedenen Aspekten stellen. Nehmen Sie diese Äußerungen als Vorgesetzter ernst, hören Sie aktiv zu und machen Sie sich gegebenenfalls Notizen.

Schritt 5: Erarbeitung von Zielen

Im fünften Schritt gilt es, unter Berücksichtigung der Beurteilung gemeinsame Ziele zu setzen, die den Arbeitnehmer zur Weiterentwicklung fördern sollen. Zusätzlich zu den Zielvereinbarungen kann auch ein konkreter Aktionsplan erarbeitet werden, der die einzelnen Schritte der Zielerreichung definiert.

Schritt 6: Gesprächsabschluss

Fassen Sie im letzten Schritt das Gespräch noch einmal zusammen und bedanken Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter für seine Zeit und Teilnahme am Gespräch. Stellen Sie sicher, dass beide Seiten das Verständnis haben, was besprochen wurde und welche nächsten Schritte unternommen werden müssen.

Legen Sie zudem Follow-up-Termine fest, um die Fortschritte des Mitarbeiters zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Tipps für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch

Damit Ihnen als Führungskraft das Beurteilungsgespräch gelingt, müssen Sie einiges beachten. Die folgenden 8 Tipps helfen Ihnen dabei, ein konstruktives Beurteilungsgespräch zu führen:

1. Vorbereitung: Bereiten Sie sich stets gut auf das Beurteilungsgespräch vor, um dem Mitarbeiter ehrliches und konstruktives Feedback zu geben.
2. Gesprächsklima: Sorgen Sie für ein entspanntes und offenes Gesprächsklima, damit sich Ihr Mitarbeiter trotz des aufreibenden Gesprächs wohlfühlt.
3. Konstruktives Feedback: Geben Sie ausschließlich konstruktives Feedback! Ansonsten droht die Gefahr, dass Ihr Mitarbeiter sich nicht wertgeschätzt fühlt und demotiviert wird.
4. Vermeiden Sie Monologe: Vermeiden Sie es als Führungskraft, das Gespräch zu dominieren. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter aktiv an der Diskussion beteiligt ist. Anstatt einen Monolog zu halten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie in einen gemeinsamen Austausch mit Ihrem Mitarbeiter gehen.
5. Offenheit: Seien Sie offen für die Einwände und Sichtweisen des Mitarbeiters. Eine Beurteilung ist nie abschließend. Stellen Sie offene Fragen, um eine umfassende Diskussion zu fördern.
6. Klare Kommunikation: Kommunizieren Sie klar und deutlich und stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Arbeitnehmer auf dem gleichen Stand sind. Seien Sie konkret und präzise, wenn es um Ziele und Aktionspläne geht.
7. Zielorientierung: Setzen Sie sich realistische Ziele und erarbeiten Sie einen Plan, wie Ihr Mitarbeiter diese erreichen kann.
8. Nehmen Sie sich Zeit: Mit einem Beurteilungsgespräch gehen in der Regel viele Rückfragen einher. Damit sich Ihr Mitarbeiter ernst genommen fühlt, ist es wichtig, dass Sie diese Fragen nicht nur ernst nehmen, sondern auch in Ruhe beantworten.

Wie wird ein Beurteilungsgespräch nachbereitet?

Ein Beurteilungsgespräch muss nicht nur vorbereitet, sondern auch nachbereitet werden. Im Rahmen der Nachbereitung ist es zunächst wichtig, die wichtigsten Inhalte aus dem Gespräch zu verschriftlichen. Dazu gehören unter anderem die Einwände des Mitarbeiters, gegensätzliche Sichtweisen sowie die vereinbarten Ziele und Pläne mit dem Arbeitnehmer.

Da gegen Ende des Beurteilungsgespräches oftmals ein Follow-up-Termin vereinbart wird, ist es mit der Dokumentation des Mitarbeitergespräches noch nicht vorbei. Vielmehr sind Sie als Führungskraft nun erneut aufgefordert, die Leistungen und Arbeitsweise Ihres Mitarbeiters zu beobachten. Schließlich ist die Mitarbeiterbeurteilung kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess.

Wie lange dauert ein Beurteilungsgespräch?

Ein Beurteilungsgespräch kann zwischen 30 Minuten und zwei Stunden dauern. Schließlich basiert das Beurteilungsgespräch auf einer umfassenden Beurteilung des Mitarbeiters, die dem Arbeitnehmer im Rahmen des Mitarbeitergespräches Schritt für Schritt offengelegt wird. Da bei Feedback oftmals Rückfragen oder auch Diskussionen aufkommen können, kann das Gespräch bis zu zwei Stunden Zeit beanspruchen. Diese Zeit sollten sich Führungskräfte und Vorgesetzte aber in jedem Fall nehmen, da der Mitarbeiter Ihre Standpunkte nachvollziehen können muss, um sich weiterzuentwickeln.

Wer führt das Beurteilungsgespräch?

Das Beurteilungsgespräch wird in der Regel vom direkten Vorgesetzten geführt, da dieser die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers am besten beurteilen kann. In der Praxis zieht der Vorgesetzte jedoch oftmals die Kollegen und Teammitglieder des zu beurteilenden Mitarbeiters zurate, um verschiedene Perspektiven und Einschätzungen zu erlangen. Das Gespräch selbst wird jedoch unter vier Augen geführt. In manchen Unternehmen kann jedoch auch ein Mitglied des Betriebsrates oder der Personalverwaltung hinzugezogen werden.

Wann finden Beurteilungsgespräche statt?

Beurteilungsgespräche stellen institutionalisierte und periodische Mitarbeitergespräche dar, weshalb diese in regelmäßigen Abständen erfolgen. Das bedeutet, dass Beurteilungsgespräche oftmals zum Ende eines Geschäftsjahres oder verbunden mit dem Jahresgespräch durchgeführt werden.

Neben der periodischen Mitarbeiterbeurteilung gibt es jedoch noch die anlassbezogene Mitarbeiterbeurteilung. Hierbei erfolgt die Beurteilung und das anschließende Mitarbeitergespräch aufgrund eines bestimmten Anlasses, wie zum Beispiel bei der Ausstellung von Arbeits- und Zwischenzeugnissen oder auch bei Beförderungen. In diesem Fall findet zusätzlich zum jährlichen Beurteilungsgespräch ein weiteres Gespräch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft statt.

Wie oft finden Beurteilungsgespräche statt?

Beurteilungsgespräche finden in der Regel in einem regelmäßigen Turnus statt. Üblich ist es, dass Beurteilungsgespräche einmal jährlich stattfinden. Je nach Unternehmenskultur können Beurteilungsgespräche aber auch einmal im Quartal oder sogar einmal im Monat stattfinden.

Sollte der Mitarbeiter neu im Unternehmen sein, bietet es sich auch an, im ersten Jahr mehrere Beurteilungsgespräche zu führen, zum Beispiel das erste Mal zum Ende der Probezeit – nach sechs Monaten – und ein zweites Mal nach dem Abschluss des ersten gemeinsamen Jahres.

Was sind die häufigsten Beurteilungsfehler?

Bei jeder Mitarbeiterbeurteilung und jedem Beurteilungsgespräch können Fehler auftreten, die durch äußere Einflüsse, Sympathien zu dem Mitarbeiter oder Wahrnehmungsfehler entstehen. Solche Beurteilungsfehler können Sie nie ganz ausschließen. Dennoch ist es wichtig, sich als Führungskraft mit den häufigsten Fehlern auszukennen, um sich selbst und die Beurteilung objektiv zu reflektieren. Zu den häufigsten Beurteilungsfehlern gehören:

Persönliche Sympathien oder Antipathien im Beurteilungsgespräch

Mitarbeiter, zu denen Sie eine persönliche Beziehung haben, beurteilen Sie in der Regel positiver. Das gilt auch, wenn Sie der betreffende Mitarbeiter an eine Person erinnert, die Sie mögen. Umgekehrt führen Antipathien gegen einen Mitarbeiter zu einer deutlich schlechteren Beurteilung.

Hallo-Effekt als Beurteilungsfehler

Wenn Sie an einem Mitarbeiter ein besonders positives (oder auch negatives) Merkmal kennengelernt haben (z. B. Schlagfertigkeit oder Unzuverlässigkeit), neigen Sie dazu, den ganzen Menschen danach zu beurteilen. Die Folge: Der betreffende Mitarbeiter wird zu positiv (oder aber zu negativ) beurteilt.

Erster Eindruck überwiegt

Der erste Eindruck ist entscheidend, heißt es. Und fällt dieser besonders gut aus, sind Sie geneigt, den Mitarbeiter danach zu beurteilen. Danach erbrachte durchschnittliche Leistungen fallen so viel weniger ins Gewicht.

Eigene Maßstäbe bei der Beurteilung

Sie setzen die eigenen Leistungen als Maßstab und beurteilen den Mitarbeiter danach. Dabei übersehen Sie vorhandene positive Eigenschaften oder messen ihnen zu wenig Gewicht bei. Umgekehrt kann es auch sein, dass Sie eigene Schwächen an dem Mitarbeiter wieder erkennen und diese dann besonders kritisch bewerten.

Klebe-Effekt

Dieser Effekt ist aus der Schule bekannt. Wer einmal gute Noten hat, wird auch in Zukunft automatisch positiv bewertet. Die Vornote bestimmt also die nachfolgende Beurteilung. Die gute Note (aber auch die schlechte) „klebt” am Schüler, ebenso wie eine besonders gute (oder aber auch schlechte) Leistung in der Vergangenheit am Mitarbeiter „klebt”.

Zu geringe Informationsbasis

Sie haben zu wenige Informationen über den betreffenden Mitarbeiter eingeholt. Aus diesem Grund machen Sie Beurteilungen in bestimmten Bereichen ausschließlich von einzelnen Beobachtungen abhängig. Das ist ein häufiger Beurteilungsfehler, den Sie durch eine gründliche Vorbereitung vermeiden können.

Kontrast-Effekt

Die vorletzte Leistung Ihres Mitarbeiters war schlecht, die letzte nur durchschnittlich. Durch den Kontrast zur schlechten Leistung zuvor bewerten Sie die durchschnittliche Leistung deutlich besser, als wenn der Mitarbeiter zuvor schon eine gute Leistung erbracht hätte.

Checkliste für ein erfolgreiches und faires Beurteilungsgespräch

Um sicherzustellen, dass Ihr Beurteilungsgespräch erfolgreich wird, haben wir Ihnen nachfolgend eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt.