Delegationsgespräch: Aufbau, Vorteile, Tipps + Muster

Was ist ein Delegationsgespräch?

Ein Delegationsgespräch ist ein Mitarbeitergespräch, bei dem Aufgaben und Verantwortlichkeiten von einem Vorgesetzten auf einen Mitarbeiter delegiert werden. Ziel des Gesprächs ist es, sicherzustellen, dass der Mitarbeiter versteht, was von ihm erwartet wird und wie er seine Aufgaben erfüllen soll. Bei dem Delegationsgespräch geht es jedoch nicht nur um die Übertragung von Aufgaben, sondern auch um die Vermittlung von Vertrauen und Wertschätzung.

Warum ist Delegation als Führungskraft so wichtig?

Bevor ich zum Thema Mitarbeitergespräch bzw. Delegationsgespräch komme, möchte ich Ihnen als Vorgesetztem zunächst kurz erläutern, warum Delegation so enorm wichtig ist:

Als Führungskraft müssen Sie sich ständig neuen Aufgaben und Herausforderungen stellen – zusätzlich zum Tagesgeschäft.

Folge: Irgendwann wird dann schlicht und einfach die Zeit zu knapp und Sie schaffen nicht mehr alles allein.

Die Lösung: Was liegt da näher, als Aufgaben abzugeben? Delegieren Sie Tätigkeiten an Ihre Mitarbeiter, fördern Sie deren Selbstständigkeit.

Was sind die Vorteile eines Delegationsgespräches?

Diese 5 Vorteile birgt ein Delegationsgespräch für Führungskräfte und Vorgesetzte:

1. Sie reduzieren Ihre eigene Arbeitsbelastung und haben mehr Zeit für Führungsaufgaben.
2. Sie geben Ihren Mitarbeitern Freiräume für selbstständiges Arbeiten und sorgen so für zusätzliche Motivation.
3. Sie schaffen Herausforderungen und geben Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln.
4. Sie nutzen das vorhandene Fachwissen Ihrer Mitarbeiter optimal aus.
5. Sie sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe auch in Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren.

Mit einem Delegationsgespräch verschaffen Sie sich als Führungskraft also nicht nur mehr Zeit für Ihre Führungsaufgaben, sondern motivieren gleichzeitig auch Ihre Mitarbeiter durch das eigenständigere Arbeiten.

Wie bereiten Sie ein Delegationsgespräch erfolgreich vor?

Vor dem Delegationsgespräch ist eine Vorbereitung seitens der Führungskraft unerlässlich. Schließlich müssen Sie zunächst den Rahmen der delegierten Aufgabe und/oder Projektes festlegen und den geeignetsten Mitarbeiter dafür ausfindig machen.

Folgende Punkte sollten Sie vor dem Delegationsgespräch vorbereiten:

• Verantwortlichkeiten: An wen soll die Aufgabe delegiert werden? Welcher Arbeitnehmer eignet sich aufgrund der fachlichen und persönlichen Kompetenzen am besten für die Aufgabe?
• Zielsetzung und Soll-Zustand: Wie soll das Ergebnis letztlich aussehen? Gibt es klare Zielvorgaben oder lediglich Rahmenbedingungen, die erfüllt werden müssen? Gibt es Anforderungen von extern, zum Beispiel von Kunden?
• Ressourcen: Welche Ressourcen benötigt der Verantwortliche für die Umsetzung? Müssen weitere Arbeitskräfte für das Projekt/die Aufgabe eingeteilt werden? Ist ein Budget nötig? Müssen bestimmte Arbeitsmittel bereitgestellt werden?
• Zeitlicher Rahmen: Bis wann muss die Aufgabe fertig werden? Gibt es bereits einen festen Termin? Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten? Gibt es einen zeitlichen Puffer?

Wie läuft ein Delegationsgespräch ab?

Das Delegationsgespräch läuft in der Regel in sechs Schritten ab, die sich wie folgt gestalten:

1. Phase: Begrüßung und Einleitung

Im ersten Schritt gilt es als Führungskraft, den Mitarbeiter freundlich zu begrüßen und ihm noch einmal den Grund des Mitarbeitergespräches zu benennen. Zum Beispiel:

• „Frau Zenthel, ich freue mich, dass wir uns heute hier zusammengesetzt haben. Aufgrund Ihrer hervorragenden Leistung in dem letzten Projekt, bei dem Sie Ihr künstlerisches Talent bewiesen haben, möchte ich Ihnen gern in dem neuen Projekt die Entwicklung des Designs übertragen.“

2. Phase: Zuhören

Lassen Sie den Mitarbeiter sich im zweiten Schritt spontan zu Ihrem Vorschlag äußern. Vielleicht freut er sich über den Arbeitsauftrag. Vielleicht hat er zunächst noch Vorbehalte. In diesem Schritt können Sie etwaige Einwände bereits heraushören und somit auch herausfinden, ob Ihr Mitarbeiter sich dieser Aufgabe und Verantwortung gewachsen fühlt.

3. Phase: Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung

Im dritten Schritt des Delegationsgespräches erklären Sie den nun den Gesamtzusammenhang. Hierbei gehen Sie auch darauf ein, was Sie speziell von Ihrem Mitarbeiter erwarten und welcher Verantwortungsbereich mit dieser Aufgabe einhergeht.

4. Phase: Einschätzung des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter soll Ihnen als Experte sagen, ob der Job so gemacht werden kann, wie Sie sich das vorstellen. Er soll Ihnen auch sagen, was er dafür an Zeit, Ressourcen, Informationen, Hilfen, Kontakten und Entscheidungskompetenz braucht.

5. Phase: Zur festen Vereinbarung kommen

Im fünften Schritt schließen Sie eine feste Vereinbarung ab, die wenn möglich auch schriftlich fixiert werden sollte. Dies kann in Form eines Protokolls oder einer Follow-up-E-Mail erfolgen. Klären Sie hier unter anderem mit Ihrem Mitarbeiter:

• Was gehört zum Aufgabenbereich?
• Welches Ergebnis muss wann abgeliefert werden?
• Wann finden Kontrollen oder Zwischen-Checks statt?
• Sind bestimmte Vorschriften, notwendige Absprachen mit anderen Bereichen, Sprachregelungen gegenüber Außenstehenden oder anderes zu berücksichtigen?

6. Phase: Danksagung und Schluss

Im letzten Schritt, nachdem Sie alle Formalitäten und Verantwortlichkeiten geklärt haben, bedanken Sie sich als Vorgesetzter noch einmal bei Ihrem Mitarbeiter und beenden anschließend das Gespräch. Zum Beispiel:

• „Danke, dass Sie diese Aufgabe übernehmen. Bitte sprechen Sie mich an, wenn es Probleme gibt oder wenn ich Ihnen irgendwie helfen kann.“

4 Tipps: Wie führen Sie ein erfolgreiches Delegationsgespräch?

Damit Ihr Delegationsgespräch erfolgreich wird und Ihr Mitarbeiter sich mit den neuen Aufgaben wohlfühlt, sich möglicherweise sogar gewertschätzt fühlt, sollten Sie folgende Tipps in jedem Fall beim Führen des Mitarbeitergespräches beherzigen:

Tipp 1: Delegieren Sie wirklich

Delegieren – ein Begriff, der sich zunächst sehr einfach anhört, birgt einige Tücken. Denn Delegieren bedeutet nicht, anderen Aufgaben einfach kurzfristig „aufzudrücken“, weil Sie selbst keine Zeit haben. Delegation bedeutet auch nicht, andere unangenehme Aufgaben für sich erledigen zu lassen. Damit verschaffen Sie sich vielleicht im 1. Moment ein wenig Zeit und Luft, sorgen aber auf längere Sicht nur für Durcheinander und frustrierte Mitarbeiter.

Stattdessen bedeutet richtiges Delegieren, dass Sie Ihren Mitarbeitern eine längerfristige Aufgabe mit eindeutig definierten Zielen geben. Das heißt, Sie übertragen ihnen auch die Verantwortung für diese Aufgabe. Delegieren heißt also nicht nur Arbeit, sondern auch Verantwortung abgeben.

Tipp 2: Liefern Sie Ihrem Mitarbeiter alle nötigen Informationen

Beim Delegationsgespräch übertragen Sie bestimmte Aufgaben oder Verantwortungen im ganz konkreten Zusammenhang an einen Mitarbeiter. Das bedeutet, Sie müssen Ihren Mitarbeiter in jedem Fall mit allen nötigen Informationen versorgen. Dazu gehören unter anderem:

• In welchem Gesamtzusammenhang steht seine Aufgabe? 
• Was wird von ihm erwartet und bis wann?
• Woran soll schließlich der Erfolg seines Engagements gemessen werden?

Tipp 3: Bestimmen Sie nicht – Motivieren Sie

Zur Motivation ist, ähnlich wie bei der Zielvereinbarung, wichtig, dass Sie den Mitarbeiter als Experten in seinem Job ernst nehmen:

• Schreiben Sie ihm nicht im Detail vor, wie er zum vereinbarten Ergebnis kommen soll.
• Lassen Sie ihm weitgehend Freiheit bei seinem individuellen Arbeitsstil und seiner Zeiteinteilung.

Tipp 4: Holen Sie sich nach dem Delegationsgespräch Feedback ein

Wenige Tage nach dem Delegationsgespräch sollten Sie noch einmal den Kontakt zu Ihrem Arbeitnehmer suchen und nachfragen, wie es mit der delegierten Aufgabe läuft. Dies ist wichtig, um zu erkennen, ob der Arbeitnehmer bereits angefangen hat oder diese Aufgabe möglicherweise vor sich herschiebt.

So können Sie rechtzeitig eingreifen, wenn Sie feststellen sollten, dass Ihr Mtiarbeiter doch noch nicht ausreichend Experte ist oder einfach noch etwas Unterstützung braucht.

Sollte das Delegationsgespräch schriftlich dokumentiert werden?

Es ist sehr wichtig, das Delegationsgespräch schriftlich festzuhalten. Eine schriftliche Vereinbarung kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass beide Seiten klare Erwartungen haben. Auch kann eine schriftliche Vereinbarung als Referenz dienen, wenn es später zu Unklarheiten oder Konflikten kommt. Es ist empfehlenswert, das Protokoll direkt im Anschluss an das Gespräch anzufertigen und es von beiden Seiten zu unterzeichnen.

Muster: Dokumentation des Delegationsgespräches

Nach Delegationsgesprächen sollten Sie als Führungskraft stets dokumentieren, an welchen Mitarbeiter Sie welche Aufgabe delegiert und was Sie bezüglich des Ablaufs vereinbart haben. Sie können sich dabei an folgendem Musterformular orientieren: