Gratis-Download

Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

Jetzt downloaden

Motivierende Delegationsgespräche führen

0 Beurteilungen

Erstellt:

Durch Delegation verschaffen Sie sich mehr Zeit und motivieren Ihren Mitarbeiter. Wie das Mitarbeitergespräch zwecks Delegation verlaufen sollte, lesen Sie hier.

Das Delegationsgespräch ist eine Form des Mitarbeitergesprächs, mit dem Sie gleich 2 Fliegen mit einer Klappe schlagen: Durch die Delegation verschaffen sich mehr Zeit für Ihre Führungsaufgaben und motivieren gleichzeitig Ihren Mitarbeiter durch das Delegationsgespräch selbst und durch das eigenständigere Arbeiten, welches dem Mitarbeiter durch Ihre Delegation ermöglicht wird.

Warum überhaupt ein Delegationsgespräch?

Bevor ich zum Thema Mitarbeitergespräch bzw. Delegationsgespräch komme, möchte ich Ihnen als Vorgesetztem zunächst kurz erläutern, warum Delegation so wichtig ist:

Als Führungskraft müssen Sie sich ständig neuen Aufgaben und Herausforderungen stellen – zusätzlich zum Tagesgeschäft. Irgendwann wird dann schlicht und einfach die Zeit zu knapp und Sie schaffen nicht mehr alles allein. Was liegt da näher, als Aufgaben abzugeben? Delegieren Sie Tätigkeiten an Ihre Mitarbeiter, fördern Sie deren Selbstständigkeit.

Was sich zunächst sehr einfach anhört, birgt einige Tücken. Denn delegieren heißt nicht, anderen Aufgaben einfach kurzfristig „aufzudrücken“, weil Sie selbst keine Zeit haben. Und delegieren heißt auch nicht, andere unangenehme Aufgaben für sich erledigen zu lassen. Damit verschaffen Sie sich vielleicht im 1. Moment ein wenig Zeit und Luft, sorgen aber auf längere Sicht nur für Durcheinander und frustrierte Mitarbeiter.

Richtig delegieren bedeutet: Sie geben Ihren Mitarbeitern eine längerfristige Aufgabe mit eindeutig definierten Zielen. Das heißt, Sie übertragen ihnen auch die Verantwortung für diese Aufgabe. Delegieren heißt also nicht nur Arbeit, sondern auch Verantwortung abgeben.

Diese 5 Vorteile bringt Ihnen die Delegation

Das bringt Ihnen gleich 5 Vorteile:

  1. Sie reduzieren Ihre eigene Arbeitsbelastung und haben mehr Zeit für Führungsaufgaben.
  2. Sie geben Ihren Mitarbeitern Freiräume für selbstständiges Arbeiten und sorgen so für zusätzliche Motivation.
  3. Sie schaffen Herausforderungen und geben Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln.
  4. Sie nutzen das vorhandene Fachwissen Ihrer Mitarbeiter optimal aus.
  5. Sie sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe auch in Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren.

Was Aspekte des Delegationsgesprächs für Ihren Mitarbeiter wichtig sind

Beim Delegationsgespräch übertragen Sie bestimmte Aufgaben oder Verantwortungen im ganz konkreten Zusammenhang an einen Mitarbeiter. Ihr Mitarbeiter will daher 3 Aspekte wissen:

  • In welchem Gesamtzusammenhang steht seine Aufgabe? 
  • Was wird von ihm erwartet? Bis wann?
  • Woran soll schließlich der Erfolg seines Engagements gemessen werden?

Zur Motivation ist, ähnlich wie bei der Zielvereinbarung, wichtig, dass Sie den Mitarbeiter als Experten in seinem Job ernst nehmen:

  • Schreiben Sie ihm nicht im Detail vor, wie er  zum vereinbarten Ergebnis kommen soll, und lassen Sie ihm weitgehend Freiheit bei seinem
    individuellen Arbeitsstil und seiner Zeiteinteilung.

Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Das Mitarbeitergespräch können Sie in 7 Phasen führen:

  1. Begrüßung
  2. Zum Thema kommen: „Frau Zenthel, in unserem Projekt möchte ich Ihnen die Entwicklung des Designs übertragen.“
  3. Zuhören: Lassen Sie den Mitarbeiter sich spontan äußern. Vielleicht freut er sich über den Arbeitsauftrag. Vielleicht hat er zunächst noch Vorbehalte.
  4. Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung:
    Jetzt erklären Sie den Gesamtzusammenhang und das, was Sie speziell von dem Mitarbeiter erwarten.
  5. Zuhören: Der Mitarbeiter soll Ihnen als Experte sagen, ob der Job so gemacht werden kann, wie Sie sich das vorstellen. Er soll Ihnen auch sagen, was er dafür an Zeit, Ressourcen, Informationen, Hilfen, Kontakten und Entscheidungskompetenz braucht.
  6. Zur festen Vereinbarung kommen: Legen Sie gemeinsam klar fest,
    • was zum Aufgabenbereich gehört,
    • welches Ergebnis wann abgeliefert werden muss,
    • wann Kontrollen oder Zwischen-Checks stattfinden,
    • ob bestimmte Vorschriften, notwendige Absprachen mit anderen Bereichen, Sprachregelungen gegenüber Außenstehenden oder anderes zu berücksichtigen sind.
  7. „Lichtblick“: Schließen Sie mit den Worten: „Danke, dass Sie diese Aufgabe übernehmen. Bitte sprechen Sie mich an, wenn es Probleme gibt oder wenn ich Ihnen irgendwie helfen kann.“

Dokumentieren Sie nach Delegationsgesprächen immer, an welchen Mitarbeiter Sie welche Aufgabe delegiert und was Sie bezüglich des Ablaufs vereinbart haben. Sie können sich dabei an folgendem Musterformular orientieren:

Muster: Dokumentation des Delegationsgesprächs auch im weiteren Verlauf

Praxis-Tipp: Sprechen Sie schon wenige Tage später den Mitarbeiter darauf an, wie es läuft. Nur so können Sie erkennen, ob er bereits angefangen hat oder die Aufgabe vor sich herschiebt. Außerdem können Sie rechtzeitig eingreifen, wenn Sie feststellen,dass Ihr Mitarbeiter doch noch nicht ausreichend Experte ist und / oder Hilfe braucht.

Erfolgreiche Mitarbeiterführung

Lernen Sie die wichtigsten Führungsgeheimnisse für erfolgreiche Vorgesetzte kennen und bekommen Sie zufriedene Mitarbeiter.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Umfassend über die neuesten Entwicklungen im Personalbereich informiert

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Auf alle Personalfragen rechtssichere und sofort umsetzbare Antworten

Stark in der Region: Aktuelle Entwicklungen und Empfehlungen für Personalentscheider

Das praxisnahe und kompetente Nachschlagewerk für Ihren erfolgreichen Einsatz von Excel

Sichern Sie sich jetzt Ihr gutes Recht als Arbeitgeber