Mitarbeitermotivation: Mithilfe der SWOT-Analyse langfristig motivieren

SWOT-Analyse: Wirksames Führungsinstrument – auch für die Mitarbeitermotivation

„Der Gegner im Kopf ist schlimmer als der auf der anderen Seite des Netzes“, lautet eine inzwischen allgemein akzeptierte Erkenntnis des Erziehungswissenschaftlers und Tennisexperten Timothy Gallwey.

Sie ist das Fundament jeder Form von erfolgreichem Coaching: Der Coach hat die Aufgabe, die inneren Hindernisse aus dem Weg zu räumen, die der Leistungssteigerung entgegenstehen.

Ein einfaches, aber sehr wirkungsvolles Führungsinstrument, das solche inneren Hindernisse aus dem Weg räumen hilft, ist die SWOT-Analyse.

SWOT-Analyse – Bestandteile 

• S = Strengths – Stärken
• W = Weaknesses – Schwächen
• O = Opportunities – Möglichkeiten
• T = Threats – Risiken

SWOT-Analyse: Vorgehensweise zur Motivation Ihrer Mitarbeiter

Manche Mitarbeiter haben das Problem, dass sie nicht genau wissen, wie das Ziel aussieht, auf das sie hinarbeiten. Sie fangen vieles mit hohem Einsatz an, bringen aber nichts richtig zu Ende. Dadurch fehlt der Lohn des Erfolgs – Frust stellt sich ein.

Diesen Mitarbeitern können Sie dabei helfen, ihre Kräfte zu bündeln und gezielt einzusetzen – ein erprobtes Instrument dafür ist die SWOT-Analyse. So gehen Sie dabei vor:

1. Ihre Rückmeldung an den Mitarbeiter

Zunächst geben Sie dem Mitarbeiter eine Rückmeldung zu Ihren Beobachtungen, wie z.B.:

• mangelnde Leistung trotz hohen Einsatzes
• Stärken, die nicht hinreichend genutzt werden

Machen Sie ihm deutlich, dass mehr in ihm steckt, als er im Augenblick zeigt. Und bieten Sie ihm als eine mögliche Erklärung für diese Phänomene das Thema „Unklarheit der eigenen Ziele und Möglichkeiten“ an.

2. Der Mitarbeiter beantwortet die SWOT-Fragen

Wenn Sie und Ihr das Problem als Orientierungsproblem identifiziert haben, lassen Sie ihn in Form eines Brainstormings alles niederschreiben, was ihm zu den 4 Punkten der SWOT-Analyse einfällt.

Als Hilfestellung dazu können Sie ihm die weiter unten aufgeführten Beispielfragen stellen. Dabei hat es sich bewährt, mit dem Positiven – den Stärken und Möglichkeiten – zu beginnen und dann erst die Schwächen und Risiken zu behandeln.

3. Sie analysieren die Antworten

Danach kommt es darauf an, die Antworten Ihres Mitarbeiters auf die einzelnen Fragen zu analysieren und auf ein Ziel hin zu bündeln.

Strengths:

Arbeiten Sie zunächst mit dem Mitarbeiter heraus, welche Möglichkeiten er in seiner Aufgabe sieht. Formulieren Sie das möglichst konkret und positiv.

• Beispiel: „Wir werden enger mit dem Kundenservice zusammenarbeiten und können so das Kunden-Feedback besser nutzen.“

Opportunities:

Jetzt schauen Sie auf die Stärken des Mitarbeiters – sie helfen ihm, das Ziel zu erreichen. Überlegen Sie mit ihm, wie er sie am wirkungsvollsten einsetzen kann.

Weaknesses:

Prüfen Sie gemeinsam, ob die Schwächen das Erreichen des Ziels verhindern könnten.

Definieren Sie gefährdende Schwächen als Lernfelder, und finden Sie gemeinsam heraus, mit welchen Maßnahmen Ihr Mitarbeiter an den Schwächen arbeiten kann.

Threats:

Nutzen Sie nun die Risiken, um einen Realitätscheck zu machen:

• Ist das Ziel wirklich so attraktiv, dass die Risiken in den Hintergrund treten?

Wenn nicht, gehen Sie noch einmal zurück und prüfen, ob die Möglichkeiten ausreichend genau und positiv beschrieben wurden.

Beispielfragen für die SWOT-Analyse

Strenghts (Stärken)

• Was waren Ihre letzten Erfolge?
• Welche Fähigkeiten besitzen Sie im Umgang mit Menschen?
• Wo liegen Ihre Wissensschwerpunkte?
• Was schätzen andere Menschen an Ihnen?
• Welches Hobby üben Sie aus? Was interessiert/begeistert Sie?

Opportunities (Möglichkeiten)

• Welche Herausforderungen reizen Sie am meisten?
• Welche Freiräume haben Sie in Ihrer Position/Stelle bzw. bei den Aufgaben und Projekten, die Sie verantworten?
• Mit der Lösung welches Problems könnte Ihr Team den größten Erfolg haben?
• Auf welche Veränderungen müssen Sie in der Zukunft reagieren?

Weaknesses (Schwächen)

• Was läuft nicht so gut?
• Wo fühlen Sie sich bei der Erledigung von Aufgaben unsicher?
• Was ärgert Ihre Kunden/Kollegen am meisten?
• Wo sehen Sie bei sich den größten Lernbedarf?

Threats (Risiken)

• Was haben andere Menschen, das Ihnen fehlt?
• Gibt es Kollegen, die Ihnen den Rang ablaufen könnten?
• Wie sicher ist Ihrer Meinung nach Ihr Arbeitsplatz?
• Welche Veränderungen stehen bevor, die Ihr Unternehmen bzw. Ihre Abteilung betreffen?

Checkliste: Grundlagen für Ihr Coaching-Gespräch

Vor dem Gespräch:

• Verschaffen Sie sich vor dem Gespräch Klarheit darüber, wo der Mitarbeiter steht.
• Fragen Sie sich: Was macht der Mitarbeiter gut, wo gibt es Ansatzpunkte für Verbesserungen?
• Klären Sie, ob der Mitarbeiter von dem Coaching-Angebot Gebrauch machen will. Coaching kann nur funktionieren, wenn es freiwillig angenommen wird.
• Reservieren Sie ausreichend Zeit für Ihr Coaching-Gespräch, wählen Sie einen ruhigen Raum aus, und platzieren Sie Ihre beiden Stühle am Tisch über Eck.

Während des Gesprächs:

• Lassen Sie dem Mitarbeiter Zeit, seine eigenen Gedanken zu äußern.
• Hören Sie mithilfe von Verständnisfragen und Paraphrasen aktiv zu.
• Geben Sie Rückmeldungen auf Basis der 5 wichtigsten Feedback-Regeln:
  
  – Formulieren Sie generell positiv konstruktiv.
  
  – Halten Sie sich mit Bewertungen zurück: Geben Sie Ihre Beobachtungen weiter, nicht Ihre Urteile.
  
  – Melden Sie Positives und Negatives möglichst ausgewogen zurück.
  
  – Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers: Versuchen Sie generell so zu formulieren, wie Sie selbst in dieser Situation angesprochen werden möchten.
• Denken Sie immer daran: Es geht darum, dass der Mitarbeiter möglichst selbst erkennt, wo Ansatzpunkte für eine weitere Entwicklung liegen. Das gelingt Ihnen, wenn Sie sich bemühen, keine Ratschläge zu geben, und stattdessen durch gezieltes Fragen den Mitarbeiter zu eigenen Erkenntnissen führen.
• Achten Sie darauf, dass am Ende des Gesprächs immer klar ist, wie der nächste Schritt konkret aussehen soll.
• Schließen Sie das Gespräch mit einem positiven Ausblick ab!