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Absageschreiben richtig formulieren

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Absageschreiben

Von Günter Stein,

Das Absageschreiben ist keine angenehme Aufgabe für den Arbeitgeber. Was Sie beim Verfassen des Absageschreibens berücksichtigen müssen und wie Sie es gleichzeitig für Ihre Unternehmenskommunikation nutzen können, erfahren sie in diesem Beitrag.

Warum Sie ein Absageschreiben verschicken

Auf eine zu besetzende Stelle bewerben sich meist mehr Bewerber, als Sie einstellen können. Deshalb müssen Sie vielen Bewerbern absagen, dabei wäre es einfacher sich nicht zu melden. Dies wäre allerdings nachteilig für Sie. Denn jeder Bewerber könnte auch Kunde oder potenzielle Kunde Ihres Unternehmens sein. Er könnte auch Multiplikator Ihrer Marke sein, d.h. er hat einen großen Bekanntenkreis und kann von Ihrem Verhalten bei anderen berichten. Sie müssen also davon ausgehen, dass Sie für einen Bewerber nicht nur ein potentieller Arbeitgeber sind, sondern vielmehr ein Anbieter eines Produktes oder einer Dienstleistung. Diese beiden Tatsachen wird er nicht voneinander trennen. Deshalb sollten Sie ihn nicht vor den Kopf stoßen. Und somit ist das Absageschreiben Teil Ihrer Arbeitgebermarkenbildung, genannt Arbeitgeberattraktivität. Wichtig: Treffen Sie den richtigen Ton, der der macht bekanntlich die Musik.

Was in ein Absageschreiben gehört

Hier lautet die Devise: weniger ist mehr, denn in ein Absageschreiben gehört so wenig wie möglich. Häufig benutzen Personaler in Absageschreiben Standardformulierungen. Die meisten Personaler haben einen vorgefertigten Brief für Absagen nach einer schriftlichen Bewerbung und einen vorformulierten Brief für Absagen nach dem Vorstellungsgespräch im System gespeichert und tauschen dann jeweils Namen und Datum aus. Dies ist etwas unpersönlich, aber wenn diese Absageschreiben inhaltlich gut sind, machen Sie damit nichts falsch.

Inhaltlich gehört in das Absageschreiben ein Dank für die Bewerbung oder das Vorstellungsgespräch, die Absage selbst und eine Schlussformel. In der Schlussformel sollten Sie dem Bewerber auf jeden Fall alles Gute für seine berufliche Zukunft wünschen. Der Stil sollte dabei authentisch und untheatralisch sein. Wenn es auch sonst zu ihren Gepflogenheiten zählt, können Sie dem Beispiel einiger Firmen nacheifern, und dem Absageschreiben Streuartikel oder etwas Süßes beifügen. Dann könnten Sie im Absageschreiben - diese nette Geste der Versüßung der Absage - auch zusätzlich ansprechen.

Was es im Absageschreiben zu beachten gilt

Sie sollten das Absageschreiben, wie jede andere Form ihrer Kommunikation als Teil Ihrer Imagekampagne sehen, da es auch zum Employer Branding gehört. Insbesondere Großunternehmen lassen ihre Personaler oft stereotype und nichtssagende Absageschreiben aufsetzen. Mit der Folge, dass die Kandidaten keine gute Erinnerung an die Absage und an das ganze Unternehmen haben. Deshalb sollten Sie mit einem individuellen Absageschreiben punkten und Ihr Image positiv ausbauen.

Ein Negativbeispiel, für ungenutztes Potential beim Thema Image Punkte zu holen, wäre:

„Vielen Dank für Ihre Bewerbung,

leider konnten wir Sie nicht berücksichtigen.

Anbei senden wir Ihnen die uns zur Verfügung gestellten Unterlagen zu unserer Entlastung zurück.

Mit freundlichen Grüßen“

Aber übertreiben sollte Sie nicht, denn ein Absageschreiben ist auch nicht der richtige Platz für Werbung. Also schreiben Sie nicht im Stil Ihrer Imagebroschüre und kopieren Sie keine Textpassagen aus der Broschüre in das Absageschreiben hinein. Versuchen Sie sich von anderen Unternehmen ein wenig abzuheben, indem Sie einen direkten, aber freundlichen Stil für das Absageschreiben benutzen. Der Bewerber weiß dies zu schätzen und wird Sie dafür in Erinnerung behalten.

Am besten beantworten Sie jede Bewerbung so zeitnah wie möglich. Dies verdeutlicht, dass Sie das Interesse des Bewerbers an Ihrem Unternehmen ernst nehmen und wertzuschätzen wissen. Selbstverständlich sollte sein, dass Grammatik, Rechtschreibung und Stil korrekt sind im Absageschreiben.

Da es sich um ein Absageschreiben handelt, sollten Sie zügig zum Punkt kommen und nach Ihrem Eingangssatz auch erwähnen, dass es sich um ein solches handelt. Es bringt an dieser Stelle nichts, die Enttäuschung des Bewerbers unnötigerweise hinauszuzögern.

Sie sollten sich überlegen, ob und an welcher Stelle es gut ist, im Absageschreiben dem Bewerber Lob auszusprechen. Auch wenn Sie als Unternehmer dem Bewerber die Enttäuschung mit Lob leichter machen wollen, sollten Sie ihn nie als hervorragend ausgebildet und qualifiziert bezeichnen, wenn er das definitiv nicht sind. Denn gerade nicht ausgezeichnet qualifizierte Bewerber sind sich dieser Tatsache bewusst und werden diese Form von Lob nicht sonderlich positiv aufnehmen. Schlimmstenfalls droht Ihnen als Arbeitgeber sogar die Gefahr, in eine Entschädigungsfalle zu tappen.

Eine wichtige Sache sollten Sie nie vergessen: Alle Bewerber, die qualifiziert sind, denen Sie aber leider dennoch absagen müssen, sind für Ihr Unternehmen weiterhin potentielle Talente. Deshalb sollten Sie Ihnen keine Absageschreiben schicken, auch wenn Sie sie derzeit nicht einstellen können. Stattdessen sollten Sie ihnen ein sogenanntes Eis-Schreiben zukommen lassen. Darin bekunden Sie Ihr grundsätzliches Interesse und bestätigen, dass Sie die Bewerbungsunterlagen vorerst einbehalten und der Bewerber in Ihren Bewerberpool aufgenommen wird.

Ein Beispiel für ein Eisschreiben finden Sie in unserem Download. Eine praktische Methode, denn wenn Sie wieder eine neue Arbeitskraft benötigen, schauen Sie zuerst in Ihrem Bewerberpool nach, ob da ein passender Kandidat dabei ist. Bei erfolgreicher Sichtung, können Sie diese Person einfach wieder ansprechen, ohne dass Sie sich erneut in einen aufwendigen und teuren Anwerbungsprozess begeben.

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