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Arbeitszeugnisse schreiben und deuten – so arbeiten Sie systematisch mit Zeugnis-Bausteinen

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Von Astrid Engel,

Für viele Arbeitgeber ist es ein Gräuel: Arbeitszeugnisse schreiben. Denn bei kaum einem anderen Schriftstück kommt es so sehr auf den genauen Wortlaut an. Einerseits hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf wohlwollende Beurteilung, andererseits machen Sie sich gegenüber dem künftigen Arbeitgeber schadenersatzpflichtig, wenn Sie ihm etwas Wichtiges verschweigen oder  Unwahres in Ihre Arbeitszeugnisse schreiben.
Der Mitarbeiter hat die Wahl, ob er ein einfaches Zeugnis (= Arbeitsbescheinigung) oder ein qualifiziertes Zeugnis haben möchte. Der Unterschied: Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich zu den Angaben in der Arbeitsbescheinigung noch eine Beurteilung von Leistung und Verhalten und eine Schlussformel. Genau bei diesen Zeugnis-Bausteinen kommt es auf jedes Wort an. Denn hier sind die Vorgaben der Rechtsprechung – Wahrheit und Wohlwollen – oft sehr schwierig einzuhalten.

Arbeitszeugnisse schreiben Sie ganz einfach mit diesen 8 Zeugnis-Bausteinen

Zeugnis-Baustein 1: Überschrift

Ein Zeugnis ist nur dann gültig, wenn es auch in der Überschrift so genannt wird. Das heißt: Bei einfachen Arbeitszeugnissen schreiben Sie das Wort „Arbeitsbescheinigung“, bei qualifizierten das Wort „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“ oder „Vorläufiges Zeugnis“ über das Schriftstück.

Zeugnis-Baustein 2: Angaben zum Arbeitnehmer

Führen Sie den vollständigen Namen des betreffenden Arbeitnehmers (ggf. mit akademischem Grad) auf. Auch Geburtsdatum und Geburtsort sind Pflichtangaben.

Zeugnis-Baustein 3: Angaben zum Arbeitsverhältnis

Machen Sie Angaben dazu, wann das Arbeitsverhältnis begonnen hat und wann es endet. Auch eventuelle Unterbrechungen (z. B. wegen Elternzeit) sollten Sie aufführen. Stellen Sie klar, welchen Beruf der betreffende Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen ausgeübt hat (z. B. Schreinergeselle, Einzelhandelskaufmann) oder in welcher Position er tätig war (z. B. Abteilungsleiter Einkauf, Auszubildender).

Zeugnis-Baustein 4: Angaben zu den Aufgaben und Tätigkeiten

Führen Sie alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten auf, die der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wahrgenommen hat. Das sind insbesondere
• sein Werdegang im Unternehmen,
• Schwerpunkte seiner Arbeit,
• Sonderaufgaben,
• Verantwortungsbereich,
• Zuständigkeit.

Zeugnis-Baustein 5: Beurteilung der Leistung (Gilt nur, wenn Sie qualifizierte Arbeitszeugnisse schreiben!)

Zur Leistungsbeurteilung gehören folgende Angaben:
• Leistungswille/-bereitschaft (z. B. motiviert, zu zusätzlichen Arbeiten bereit)
• Können/Fachkompetenz (z. B. kompetent, verfügt über großes Fachwissen)
• Arbeitsweise (z. B. zielstrebig, schnell, effizient, planvoll, methodisch)
• Arbeitserfolge
• bei Führungskräften: Fähigkeit zur Führung
Tipp: Nicht nur die einzelnen Zeugnis-Bausteine sind wichtig, sondern auch, welche Formulierungen Sie verwenden. Befassen Sie sich unbedingt auch mit dieser „Geheimsprache“, bevor Sie Arbeitszeugnisse schreiben.

Zeugnis-Baustein 6: Beurteilung des Verhaltens (Qualifiziertes Zeugnis)

Auch von dem fachkundigsten und leistungsstärksten Mitarbeiter kann sich nur derjenige ein Bild machen, dem zugleich Aussagen zu seinem Verhalten vorliegen. Hier genügen ein oder 2 Sätze über das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, und ggf. Kunden und Geschäftspartnern. Übrigens ist die Reihenfolge oder auch das Weglassen einzelner Personengruppen entscheidend.

Zeugnis-Baustein 7: Schlussformel

Am Schluss erwähnen Sie noch kurz, wie das Arbeitsverhältnis beendet wurde (ohne aber den Grund dafür zu nennen). Üblich, aber keine Pflicht, ist es,
• dem Mitarbeiter zu danken,
• sein Ausscheiden zu bedauern und
• ihm für die berufliche und persönliche Zukunft alles Gute zu wünschen.

Zeugnis-Baustein 8: Datum und Unterschrift des Arbeitgebers

In der Regel wählen Sie den letzten Arbeitstag für das Datum des Zeugnisses. Unterschreiben darf ein Zeugnis nur, wer in der Hierarchie über dem betreffenden Mitarbeiter steht. Am besten ist es, wenn der direkte Vorgesetzte das Zeugnis unterzeichnet.

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Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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