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Ausscheiden von Mitarbeitern aus der Arztpraxis: E-Mails, Dokumente und Dateien

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Von Astrid Engel,

Egal, ob der wohlverdiente Ruhestand einer lange bei Ihnen beschäftigten Assistentin oder ein Wechsel des Arbeitgebers bevorsteht: Beim Ausscheiden von Mitarbeitern geht es auch um die Frage, was mit Zugangspasswörtern, privaten E-Mails und anderen sensiblen Daten passiert. Bereiten Sie sich auf diese Situation rechtzeitig vor, damit Sie im Fall des Falles gemeinsam mit Ihrem verbleibenden Team datenschutzrechtlich korrekt handeln und entscheiden können.

Egal, ob der wohlverdiente Ruhestand einer lange bei Ihnen beschäftigten Assistentin oder ein Wechsel des Arbeitgebers bevorsteht: Beim Ausscheiden von Mitarbeitern geht es auch um die Frage, was mit Zugangspasswörtern, privaten E-Mails und anderen sensiblen Daten passiert. Bereiten Sie sich auf diese Situation rechtzeitig vor, damit Sie im Fall des Falles gemeinsam mit Ihrem verbleibenden Team datenschutzrechtlich korrekt handeln und entscheiden können.

Entwickeln Sie eine standardisierte Verfahrensweise für das Ausscheiden von Mitarbeitern


Angenommen, eine Mitarbeiterin verlässt in absehbarer Zeit das Praxisteam, weil sie sich in den Ruhestand begibt. Für diesen Fall sollte es in Ihrer Praxis eine standardisierte Verfahrensweise für das Ausscheiden von Mitarbeitern geben. Sprechen Sie in diesem Zusammenhang mit Ihrem Team durch, wie man einer solchen Situation bestmöglich begegnet.

Denkbar ist beispielsweise, dass eine vom Team ausgewählte Mitarbeiterin eine Art Laufzettel entwirft. In diesem sind alle Aufgabenbereiche festgehalten, die die ausscheidende Mitarbeiterin hatte und welche Daten, Passwörter, Zugriffsrechte etc. berührt sind.

Ist ein Punkt auf dieser Liste noch nicht erledigt (z. B. „Rückgabe des Praxisschlüssels“ oder „Löschen der privaten Emails“), können Sie die Arbeitspapiere bis zur Erledigung der noch offenen Aufgabe zurückhalten. Eine solche Liste können Sie recht einfach halten, wie dieses Beispiel zeigt:

Musterformular: „Laufzettel“ für das Ausscheiden von Mitarbeitern


Sehr geehrte Mitarbeiterin, sehr geehrter Mitarbeiter,
Sie werden zum .......... 2008 die Praxis verlassen. Bitte erledigen Sie bis zu diesem Zeitpunkt die untenstehend aufgeführten Aufgaben. Ich weise Sie darauf hin, dass die Aushändigung Ihrer Arbeitspapiere erst erfolgen kann, wenn die Erledigung aller Aufgaben durch Unterschrift von ..................., die mit der Übergabe betraut ist, bestätigt wurde.
zu erledigen: Praxisschlüssel zurückgeben
Wo / Wer: an Dr. Mustermann
zu erledigen: Löschen von Dokumenten und Dateien mit ausschließlich privatem Charakter
Wo / Wer: ausscheidende Mitarbeiterin
zu erledigen: Deaktivierung der persönlichen E-Mail-Adresse
Wo / Wer: ausscheidende Mitarbeiterin im Beisein von ...
zu erledigen: Rückgabe des Tresorschlüssels
Wo / Wer: an Dr. Mustermann
zu erledigen: Löschung der Kennwörter für Datenübertragung
Wo / Wer: ausscheidende Mitarbeiterin im Beisein von ...
Datum Unterschrift der beauftragten Praxismitarbeiterin

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