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Checkliste Arbeitgeber-Pflichten: Personalmeldungen für Mitarbeiter

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Von Astrid Engel,

Bewältigen Sie Ihre Aufträge als Einzelkämpfer nicht mehr? Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, kommen eine Reihe von Arbeitgeber-Pflichten auf Sie zu. Rund um die Themen Lohn und Gehalt sind es diese:

Bewältigen Sie Ihre Aufträge als Einzelkämpfer nicht mehr? Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, kommen eine Reihe von Arbeitgeber-Pflichten auf Sie zu. Rund um die Themen Lohn und Gehalt sind es diese:

Arbeitgeber-Pflicht Lohnkonto

Legen Sie eine Mappe für jeden Mitarbeiter an. Da hinein gehören sämtliche Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis mit ihm betreffen (Verträge, Zeugnisse, Monatsabrechnungen, Krankheits- und Urlaubstage-Listen, Stundenzettel ...). Auf dem PC sollten Sie pro Mitarbeiter einen Ordner anlegen, in dem Sie beispielsweise die Abrechnungen speichern.

Arbeitgeber-Pflicht Gehaltsnachweis

Schreiben Sie für jeden Mitarbeiter eine monatliche Lohn- bzw. Gehaltsbescheinigung. Listen Sie auf, welches Brutto-Entgelt verdient wurde und welche Abzüge Sie davon einbehalten haben.

Arbeitgeber-Pflicht Lohnsteuer-Anmeldung

Haben Sie lohnsteuerpflichtige Mitarbeiter, geben Sie Lohnsteuer-Anmeldungen ab. Das muss elektronisch bis zum 10. des auf den Anmeldezeitraum folgenden Monats geschehen. Der Anmeldezeitraum richtet sich nach der jährlich von Ihrem Betrieb abzuführenden Lohnsteuer:

  • mehr als 3.000 Euro = Monat
  • mehr als 800 bis 3.000 Euro = Quartal
  • weniger als 800 Euro = Jahr

Haben Sie im Vorjahr keine Lohnsteuer abgeführt, ist der in diesem Jahr voraussichtlich abzuführende Betrag maßgeblich. Lassen Sie die Beträge am besten abbuchen.

Arbeitgeber-Pflicht Lohnsteuer-Bescheinigung

Pro Mitarbeiter und Jahr müssen Sie dem Finanzamt die Bescheinigung über die abgeführte Lohnsteuer bis spätestens zum 28.2. des Folgejahrs elektronisch übermitteln. Der Mitarbeiter bekommt einen Ausdruck.

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Arbeitgeber-Pflicht Sozialversicherungsmeldung

Jeden Mitarbeiter müssen Sie bei seiner Krankenkasse oder der Minijob- Zentrale anmelden, eventuelle Änderungen melden und ihn nach Beendigung der Tätigkeit wieder abmelden (spätestens 6 Wochen nach dem Anlass für die An-, Ab- oder Änderungsmeldung auf elektronischem Weg). Das gilt auch für kurzfristig geringfügig Beschäftigte, für die keine Sozialabgaben anfallen, und genauso für Aushilfen wie Schüler und Studenten.

Arbeitgeber-Pflicht Beitragsnachweis

Fallen Beiträge zur Sozialversicherung an, haben Sie die zu errechnen. Pro zuständige Krankenkasse oder Minijob-Zentrale fassen Sie die Beträge aller dort versicherten Mitarbeiter in einem Beitragsnachweis zusammen. Den müssen Sie elektronisch übermitteln (Frist: drittletzter Bankarbeitstag eines Monats). Zum selben Stichtag sind auch die Beiträge fällig. Lassen Sie die Beiträge abbuchen, muss Ihr Beitragsnachweis entsprechend früher eingehen. Ändert sich in den Folgemonaten nichts, kreuzen Sie das Feld "Dauerbeitragsnachweis" an, dann müssen Sie erst bei der nächsten Änderung wieder einen neuen Beitragsnachweis übermitteln.

Arbeitgeber-Pflicht Jahresmeldung

Für sämtliche Mitarbeiter außer kurzfristig Beschäftigten müssen Sie eine Jahresmeldung zur Sozialversicherung elektronisch bis spätestens 15.4. des Folgejahres abgeben. Einen Ausdruck davon erhält der Mitarbeiter.

Arbeitgeber-Pflicht Berufsgenossenschafts-Anmeldung

Die Einstellung des 1. Mitarbeiters melden Sie Ihrer Berufsgenossenschaft, die weiterer Mitarbeiter nicht. Die Entgeltmeldung für die Umlage der Berufsgenossenschaft erhalten Sie nach Ablauf eines Jahres zugeschickt. Schicken Sie sie ausgefüllt bis 6 Wochen nach Jahresende zurück.

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