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Datenschutz im Personalwesen: Welche Personal-Daten Ihrer Mitarbeiter Sie erfassen dürfen

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Von Astrid Engel,

Der Datenschutz für die Personal-Daten Ihrer Mitarbeiter ist ein besonders heikles Thema. Um so wichtiger, dass Sie die datenschutzrechtlichen Vorschriften genau beachten. Zu den Personal-Daten gehören alle herkömmlich oder automatisch gefertigten Aufzeichnungen und gespeicherten Daten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Das sind sämtliche Aufzeichnungen und Daten, welche die Person des jeweiligen Mitarbeiters sowie den Inhalt und Verlauf seines Arbeitsverhältnisses betreffen.

Diese Personal-Daten dürfen Sie sammeln und speichern

Identifikationsdaten: Familienname, Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Adresse, akademischer Titel, Personalnummer

Familiendaten: Familienstand, Vorname des Ehegatten, dessen Geburtsdatum, Anzahl unterhaltspflichtiger Kinder, Vornamen der Kinder, deren Geburtsdaten

Vertragsdaten: Eintrittsdatum, Laufzeit des Vertrags (unbefristet, befristet bis ....), vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, Altersteilzeit, Status des Vertrags (ungekündigt, gekündigt zum ...), Freistellungen, erlaubte Nebentätigkeiten

Ausbildungsdaten: Vor-, Aus- und Fortbildung, Sprachkenntnisse, sonstige Kenntnisse und Befähigungen (z. B. Ausbildungsbefähigung), Zeugnisse

Beschäftigungsdaten: Abteilung, Kostenstelle, Stellenbeschreibung, tatsächlich ausgeübte (Zusatz-)Tätigkeiten, besondere Aufgaben, Beurteilungen, Zeugnisse, Abmahnungen, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Grad der Behinderung, absolvierte Fortbildungsmaßnahmen

Gehaltsdaten: (Tarif-)Gehalt, Gehaltsgruppe, Art und Höhe (außer)tariflicher Zulagen, steuerfreie und steuerbegünstigte Gehaltsextras, notwendige Angaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Gehaltsabtretungen und Gehaltspfändungen

Urlaubsdaten: Dauer des Jahresurlaubs, Sonderurlaub, noch nicht verbrauchter Urlaubsanspruch im laufenden Jahr

Sonstige Daten: Telefon privat, Fax privat, Handynummer privat, E-Mail-Adresse privat, Kfz-Kennzeichen, in einem Notfall zu benachrichtigende Person

Die 5 wichtigsten Regeln im Umgang mit Personal-Daten

1. Führen Sie keine Gespräche über personenbezogene Daten im Beisein von Mitarbeitern, die nicht zur Personalabteilung gehören

2. Erteilen Sie keine schriftlichen Auskünfte, wenn die Berechtigung des Empfängers nicht eindeutig klar ist

3. Gegen Sie keine telefonischen Auskünfte, wenn der Empfänger und seine Berechtigung nicht zweifelsfrei zu identifizieren sind (ggfl. Rückruf )

4. Transportieren Sie Personal-Daten nur in verschlossenen Umschlägen, Mappen usw.

5. Versenden Sie wichtige Personalunterlagen per Post nur als „Einschreiben – eigenhändig“

Personal und Arbeitsrecht aktuell

Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Datenschutz

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