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Datenschutz in der Arztpraxis: Wenn Mitarbeiter private Dateien nicht mehr selber löschen können

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Von Astrid Engel,

Wenn eine Mitarbeiterin aus Ihrem Praxisteam plötzlich verstorben ist, stehen Sie ohnehin vor einer schwierigen Situation. Neben vielen anderen Problemen haben Sie nun auch noch dieses:  Die Mitarbeiterin kann nicht mehr in die Praxis kommen, um beispielsweise private E-Mails aus dem ihr zugeordneten Postfach zu löschen. Der Datenschutz in der Arztpraxis erfordert das aber. Denn rechtlich gesehen machen Sie sich strafbar, wenn Sie – zum Beispiel zusammen mit einer Praxismitarbeiterin – die privaten Mails und Dateien löschen. Grund: § 303a StGB verbietet das unberechtigte Löschen von Daten.Nun könnten Sie den Datenschutz in der Arztpraxis nach dem Grundsatz handhaben: Wo kein Kläger, da kein Richter. So lautet auch der entsprechende „Tipp“ in einem Ärzteforum im Internet. Aber: Diese Lösung hat einen kleinen Schönheitsfehler. Bejaht die zuständige Staatsanwaltschaft ein besonderes öffentliches Interesse, dann kann sie trotzdem Ermittlungen einleiten. Der entscheidende Hinweis kann auch von einem ehemaligen Kollegen des Verstorbenen kommen. Denn was ist, wenn die Arbeitnehmerin „krumme Geschäfte“ über den Praxis-PC abgewickelt hat? Oder sich aus den privaten E-Mails der Verdacht auf eine Straftat eines Dritten hätte ergeben können?

So wahren Sie den Datenschutz in der Arztpraxis


Deshalb: Gehen Sie kein Risiko ein, denn Datenschutz in der Arztpraxis ist wichtig. Auch bei den Hinterbliebenen können Sie eine Einwilligung einholen. Gehen Sie allerdings mit Respekt vor und formulieren Sie beispielsweise ein Schreiben dem traurigen Anlass entsprechend.
Können Sie keine Einwilligung einholen, weil beispielsweise kein Angehöriger ausfindig gemacht werden kann, dann sollten Sie und Ihr Team dennoch ein gewisses Maß an Persönlichkeitsrecht und Datenschutz in der Arztpraxis walten lassen.


Bilden Sie ein kleines Team, zum Beispiel aus Ihnen und zwei weiteren Mitarbeiterinnen. Öffnen Sie gemeinsam beispielsweise das E-Mail-Postfach und entnehmen Sie daraus die notwendigen Dokumente mit dienstlichem Charakter. Danach geben Sie die Anweisung, dass das Postfach gelöscht wird. Über dieses Vorgehen sollten Sie mit den anderen Teilnehmern ein Protokoll verfassen, in dem Ihr Vorgehen festgehalten und von den Teilnehmern handschriftlich unterzeichnet wird.


Auf diese Weise können Sie zeigen, dass Sie dem Persönlichkeitsrecht ebenso wie dem Datenschutz in der Arztpraxis einen besonders hohen Stellenwert zuweisen. Zum anderen können Sie im Fall der Fälle Ihr Vorgehen belegen. Sie haben gemeinsam mit Zeugen durch ihre Unterschrift ein unanfechtbares Beweisstück geschaffen.
Muster für ein pietätvolles Anschreiben:
Sehr geehrter Herr Mustermann,
als langjähriger Chef Ihrer so plötzlich verstorbenen Frau Angelika möchte ich auch auf diesem Weg noch einmal mein tief empfundenes Beileid aussprechen. Mit Ihrer verstorbenen Frau haben die Praxis und das Praxisteam eine auch bei unseren Patientinnen und Patienten hoch geschätzte Kollegin verloren.
Um die Arbeit Ihrer Frau fortsetzen zu können, benötigen die Mitarbeiterinnen noch einige dienstliche Dokumente, die sich noch im privaten E-Mail-Postfach Ihrer verstorbenen Frau befinden.
Ich bitte Sie daher um Ihre Zustimmung, dass wir das Postfach Ihrer Frau zur Übertragung dieser Dokumente öffnen dürfen. Ich werde persönlich dafür Sorge tragen, dass nur die notwendigen dienstlichen Dokumente entnommen werden. Danach wird das Postfach deaktiviert und die noch vorhandenen Inhalte dauerhaft gelöscht.
Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind. Gerne lade ich
Sie dazu ein, bei der Auswahl und Übertragung der E-Mails und Dokumente anwesend zu sein. In diesem Zusammenhang würde ich Ihnen die persönlichen Gegenstände Ihrer Frau übergeben.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Peter Mustermann
Praxis Dr. Mustermann

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