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Diese Angaben gehören in eine Verpflichtungserklärung

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Von Astrid Engel,

Ihre Mitarbeiter sind auch ohne spezielle Regelung zur Verschwiegenheit, zum Datenschutz und zur Herausgabe aller Unterlagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verpflichtet. Wenn Ihre Mitarbeiter es allerdings mit besonders sensiblen Daten in Ihrem Betrieb zu tun haben, sind Sie dazu verpflichtet, diese Mitarbeiter bei Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten.

Ihre Mitarbeiter sind auch ohne spezielle Regelung zur Verschwiegenheit, zum Datenschutz und zur Herausgabe aller Unterlagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verpflichtet. Wenn Ihre Mitarbeiter es allerdings mit besonders sensiblen Daten in Ihrem Betrieb zu tun haben, sind Sie dazu verpflichtet, diese Mitarbeiter bei Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten.

Aus Beweisgründen sollten Sie eine gesonderte Verpflichtungserklärung unterzeichnen lassen. Diese Verpflichtungserklärung nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen unterschreiben, die personenbezogene Daten verarbeiten.

Mit dieser Erklärung verpflichten sich die Mitarbeiter, den Datenschutz zu beachten. Gleichzeitig dient die Verpflichtungserklärung Ihnen als Arbeitgeber als Nachweis, dass alle betroffenen Mitarbeiter ordnungsgemäß aufgeklärt wurden.

Verpflichtungserklärung: So gehen Sie vor

  • Lassen Sie die Verpflichtungserklärung grundsätzlich von jedem betroffenen neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag unterschreiben.
  • Fügen Sie der Verpflichtungserklärung ein Informationsblatt mit dem Wortlaut der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften bei.
  • Bewahren Sie die unterschriebene Verpflichtungserklärung in der Personalakte des betreffenden Mitarbeiters auf.

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Prüfpunkte für eine korrekte Verpflichtungserklärung

Bestätigt Ihr neuer Mitarbeiter,

  • dass er weiß, dass für ihn bei Ausübung seiner Tätigkeit das Datengeheimnis gilt?
  • dass er auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet wurde?
  • dass er über das Bundesdatenschutzgesetz belehrt wurde?
  • dass sonstige Geheimhaltungspflichten, wie das Betriebs- und Geschäftsgeheimnis, durch diese Verpflichtungserklärung nicht  berührt werden?
  • dass Verstöße gegen das Datengeheimnis oder andere Datenschutzvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden und die fristlose Kündigung des Arbeitsvertrags zur Folge haben können?
  • dass ihm folgende Unterlagen ausgehändigt wurden: Ausfertigung der Verpflichtungserklärung und Informationsblatt mit dem Wortlaut der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen?

Mustertext für eine Datenschutz-Verpflichtungserklärung


Alle mir während des Vertragsverhältnisses bekannt werdenden oder bekannt gewordenen Informationen über die geschäftlichen und sonstigen Angelegenheiten des Arbeitgebers, dessen Kunden und Lieferanten sind strikt vertraulich zu behandeln und vor Kenntnisnahme durch unbefugte Dritte zu schützen.

Es ist mir untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zugeben, zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Es ist mir bewusst, dass meine Verpflichtung auf das Datengeheimnis auch nach Beendigung meiner Tätigkeit fortbesteht.

Ich bin darüber informiert worden, dass Verstöße nach § 41 BDSG und anderen einschlägigen Rechtsvorschriften mit Geld- und Freiheitsstrafe geahndet werden können.

Ich habe alle in meinen Besitz gelangenden Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren und insbesondere dafür zu sorgen, dass unbefugte Dritte nicht Einsicht nehmen können.

Alle Unterlagen sind unaufgefordert nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben. Mir ist klar, dass ich keine Kopien für andere als meine vertraglichen Tätigkeiten anfertigen und nutzen darf. Ein Zurückbehaltungsrecht an solchen Unterlagen ist ausgeschlossen.

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