Gratis-Download

Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

Jetzt downloaden

Effiziente Besprechungen: Klartext sprechen statt Drumherum-Reden

0 Beurteilungen

Von Astrid Engel,

Kennen Sie das von Ihren Team-Besprechungen? Man trifft sich regelmäßig, doch im Prinzip sind diese Termine den meisten Mitarbeitern lästig, da sie keinen konkreten Sinn in ihnen erkennen. Es geht auch anders. Führen Sie ab sofort nur noch effiziente Besprechungen - durch eine systematische Vorbereitung und eine zielgerichtete Moderation.

Kennen Sie das von Ihren Team-Besprechungen? Man trifft sich regelmäßig, doch im Prinzip sind diese Termine den meisten Mitarbeitern lästig, da sie keinen konkreten Sinn in ihnen erkennen. Es geht auch anders. Führen Sie ab sofort nur noch effiziente Besprechungen - durch eine systematische Vorbereitung und eine zielgerichtete Moderation.

Halten Sie sich an den folgenden Chef-Plan. Dann werden alle Ihre Besprechungen zu einem effektiven Instrument für die zielgerichtete Information und Führung Ihrer Mitarbeiter. Je genauer Sie planen, desto schneller können Sie Projekte durchziehen und Ihre Ziele erreichen.


Der Chef-Plan: 10 Punkte für effiziente Besprechungen

1. Definieren Sie ein konkretes Ziel, dem die Besprechung dienen soll, in einem Satz. Beispiel "Die Ausschussquote wird bis zum 31.7. um 20 % verringert." Der reine Austausch von Informationen ist kein Ziel für effiziente Besprechungen. Informieren können Sie schriftlich über einen Verteiler.

2. Überlegen Sie vorab, (a) ob Sie Ihr Ziel nicht besser durch Einzelgespräche mit konkreter Aufgabenverteilung erreichen, (b) ob Einzelgespräche für die Vorbereitung der Besprechung sinnvoll sind.

3. Effiziente Besprechungen vertragen keine passiven Zuhörer. Laden Sie nur jene Mitarbeiter ein, die direkt an den ersten Schritten für die Erreichung des Ziels beteiligt sind.

4. Legen Sie den Termin der Besprechung und die voraussichtliche Dauer (maximal eine Stunde) rechtzeitig (etwa eine Woche vorher) fest, und stellen Sie sicher, dass alle verfügbar sind. Entschuldigt ist nur, wer einen bereits lange vereinbarten anderen Termin höherer Priorität hat, z. B. mit Kunden. Dieser Mitarbeiter soll einen Stellvertreter benennen.

Selbstständigkeit 2009
Wirtschaftsflaute? Finanzkrise? Wir sagen Ihnen, was jetzt für Sie wichtig ist!
Testen Sie "Selbstständig heute" 4 Wochen gratis!

5. Legen Sie den Termin auf eine Uhrzeit, die biorhythmisch günstig ist, also nicht auf den späten Nachmittag, wo die Aufmerksamkeit erfahrungsgemäß stark absinkt. Verwenden Sie so wenig Technik wie möglich. Verteilen Sie grafische Darstellungen wie Fotos und Zeichnungen in gedruckter Form, dann sind Folien etc. unnötig.

6. Fassen Sie das Ziel, den zu verbessernden Ist-Zustand des Projektes, alle vorhandenen Informationen und die Vorbereitungs-Aufgaben aller Beteiligten zusammen; ein bis zwei DIN-A4- Blätter sollten ausreichen. Laden Sie schriftlich mit diesem Arbeitspapier zur Besprechung ein.

7. Fordern Sie alle Teilnehmer auf, innerhalb von drei Tagen dieses Papier mit Punkten zu ergänzen, die ihnen problematisch erscheinen. So sind alle aktiv an der Bearbeitung des Themas beteiligt.

8. Effiziente Besprechungen beginnen auf die Minute pünktlich. Arbeiten Sie die Punkte Ihres Grundlagenpapiers der Reihe nach ab, achten Sie darauf, dass gleichwertige Punkte zeitlich ähnlich gewichtet werden und alle Teilnehmer zu Wort kommen. Lassen Sie eine Person Protokoll führen, die selbst nicht an der Diskussion beteiligt ist.

9. Halten Sie keinen Monolog. Lassen Sie jeden Teilnehmer in ca. zwei Minuten den eigenen Part vorstellen, der anschließend von jedem weiteren Teilnehmer kommentiert wird. Lassen Sie jeden Punkt samt Einwänden und Verbesserungsvorschlägen protokollieren.

10. Legen Sie am Ende fest, wer was bis wann zu tun hat. Bestimmen Sie sofort einen Termin für das nächste Treffen. Sagen Sie deutlich, dass dieses nur stattfindet, wenn jeder mindestens ein Zwischenergebnis liefert.

Personal und Arbeitsrecht aktuell

Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Steigern Sie Ihre Erfolgsquote: Vergaberecht & Angebotsstrategien für Bieter

Die wichtigsten Gesetze für Ihre Personalpraxis

Umfassend über die neuesten Entwicklungen im Personalbereich informiert

Machen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung unangreifbar!

erkennen.vorbeugen.handeln: Gesunde Arbeit für zufriedene Mitarbeiter

Die neuesten Urteile der Arbeits-, Finanz- und Sozialgerichte