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Entscheidend für Ihre Teamsitzung: Die optimale Vorbereitung

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Von Astrid Engel,

Eine gut vorbereitete Teamsitzung in einer Arztpraxis dauert 30 bis 60 Minuten. Gut vorbereitet heißt: Die Themen der Teamsitzung stehen vorher fest. Das Praxis-Team erhält die Liste mit den TOPS vorab (wie sonst können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gedanklich vorbereiten?).

Eine gut vorbereitete Teamsitzung in einer Arztpraxis dauert 30 bis 60 Minuten. Gut vorbereitet heißt: Die Themen der Teamsitzung stehen vorher fest. Das Praxis-Team erhält die Liste mit den TOPS vorab (wie sonst können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gedanklich vorbereiten?).

Teilnehmer in die Vorbereitung der Teamsitzung einbeziehen

Ideal ist es, wenn bestimmte Teilnehmer einzelne Punkte speziell vorbereiten. Dafür sollten Sie diese aber mindestens einen Tag vorher ansprechen. "Frau Müller, können Sie morgen in der Teamsitzung einmal vorstellen, wie viele Patienten im letzten Quartal nicht gekommen sind, ohne abzusagen?"

Übrigens: Wie ein Leitfaden zieht sich die "Optimierung des Praxiskonzeptes" durch jede Teamsitzung. Wenn Sie meinen, es gibt einmal nichts zu besprechen, dann fragen Sie Ihr Team nach den Eindrücken der letzten Wochen. Nach dem, was ihm gut und was ihm weniger gut gefallen hat. Im Praxisablauf. Im Umgang mit den Patienten. Und, und, und. Aus solchen Gesprächen entwickeln sich oft die besten Ideen - denn es gibt Ansatzpunkte, an die bislang keiner gedacht hat.

Aber bitte: Die Teamsitzung ist keine Veranstaltung, bei der jeder mal Dampf ablassen kann. Eine Teamsitzung ist eine dialogische (nicht monologische) Veranstaltung! Begrenzen Sie bei ausufernden Diskussionen die Redezeit der Teilnehmerinnen - und lassen Sie ein ins Wort fallen nicht zu!

Verlangen Sie vor allem eines: Lösungen statt Anklagen! Ideal ist es übrigens, wenn nicht Sie als Chefin oder Chef, sondern eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Moderation übernimmt. Denn dann können Sie besser zuhören - und spielen nicht gleichzeitig eine doppelte Chefrolle (Moderator UND Chef).

Protokoll der Teamsitzung nicht vergessen!

Natürlich werden die Ergebnisse jeder Teamsitzung schriftlich in einem Protokoll festgehalten. Mit dem Protokollschreiben kommt jeder mal dran - falls sich nicht jemand aus dem Team bereit erklärt, die Protokollführung dauerhaft freiwillig zu übernehmen.

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Am Anfang einer Teamsitzung wird dann im letzten Protokoll nachgesehen, was beschlossen wurde. Wer sich um was zu kümmern hatte - und was davon erledigt ist. So wird das Protokoll zum aktiven Kontroll- und Informationsinstrument!

Praxis-Tipp: Das Protokoll muss nicht jedem Teilnehmer ausgehändigt werden. Lassen Sie es in einem Praxisordner abheften. So hat jeder Zugriff - und keiner kann sich herausreden, er hätte das Protokoll nicht gehabt!

Halten Sie die Teamsitzung regelmäßig ab!

Ideal ist es, wenn Ihre Teamsitzung tatsächlich regelmäßig und nicht nach "Lust und Laune" stattfindet. Diese Zeit, die Sie mit Ihrem Team verbringen, ist ja keineswegs vergeudet.

Für die Regelmäßigkeit spielt es übrigens keine Rolle, ob Sie die Teamsitzung wöchentlich, im Zwei-Wochen-Rhythmus oder monatlich abhalten. Ein 14-tägiger Rhythmus hat sich aber bei zahlreichen Ihrer Kolleginnen und Kollegen als praktikabel und sinnvoll bewährt.

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