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Freie Mitarbeiter: So vermeiden Sie Nachzahlungen an die Sozialkassen

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Von Astrid Engel,

Mit einem freien Mitarbeiter arbeiten Sie fast so zusammen wie mit einem fest angestellten Mitarbeiter. Zusätzlich haben Sie einige Vorteile: Für freie Mitarbeiter müssen Sie keine Sozialabgaben zahlen. Außerdem können Sie sich jederzeit wieder von ihm trennen, ohne Kündigungsschutzvorschriften beachten zu müssen.Freie Mitarbeiter-Verhältnisse bergen jedoch immer die Gefahr, dass sie von den Sozialversicherungen oder dem Finanzamt nachträglich als sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen eingestuft werden. In diesem Fall spricht man auch von der so genannten Scheinselbstständigkeit.

Mit einem freien Mitarbeiter arbeiten Sie fast so zusammen wie mit einem fest angestellten Mitarbeiter. Zusätzlich haben Sie einige Vorteile: Für freie Mitarbeiter müssen Sie keine Sozialabgaben zahlen. Außerdem können Sie sich jederzeit wieder von ihm trennen, ohne Kündigungsschutzvorschriften beachten zu müssen.
Freie Mitarbeiter-Verhältnisse bergen jedoch immer die Gefahr, dass sie von den Sozialversicherungen oder dem Finanzamt nachträglich als sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen eingestuft werden. In diesem Fall spricht man auch von der so genannten Scheinselbstständigkeit.

Die Folge: Sie als Auftraggeber müssten dann erhebliche Beiträge an die Sozialkassen nachzahlen, denn die können in einem solchen Fall rückwirkend die Beiträge der letzten 4 Jahre einfordern. Auf diese Weise kommen schnell mehrere tausend Euro zusammen.

Dieses Risiko minimieren Sie durch die Art und Weise, wie Sie freie Mitarbeiter einsetzen. Dabei kommt es nicht nur auf die Vertragsgestaltung, sondern vor allem auf die richtige Durchführung des Vertrags an. Das tatsächliche Arbeitsverhältnis muss den Charakter einer selbstständigen Tätigkeit haben.

Prüfen Sie, wie freie Mitarbeiter bei Ihnen eingesetzt werden

Wenn Sie die Fragen in der folgenden Checkliste mehrheitlich mit „Ja“ beantworten, können Sie davon ausgehen, dass freie Mitarbeiter bei Ihnen so eingesetzt werden, dass Ihnen keine Nachzahlungs-gefahr droht. Wenn Sie Zweifel haben, ob es sich bei einer Zusammenarbeit um eine freie Mitarbeit handelt, stellen Sie eine „Statusanfrage“ an die „Deutsche Rentenversicherung Bund“. Die Beurteilung der Rentenversicherung ist für alle Sozialversicherungen verbindlich.

  • Der freie Mitarbeiter kann frei über die Länge und Aufteilung seiner Arbeitszeit bestimmen.  
  • Er hat sich beim Finanzamt als Selbstständiger angemeldet.
  • Wenn es sich um einen gewerblich tätigen Selbstständigen handelt: Sein Unternehmen ist bei der IHK registriert.
  • Wenn es sich um einen selbstständigen Handwerker handelt: Er ist in die Handwerksrolle eingetragen.
  • Der freie Mitarbeiter bekommt einen Gründungszuschuss von der Arbeitsagentur.
  • Er darf auch für andere Auftraggeber außer Ihnen tätig werden.
  • Er ist von Ihnen als Auftraggeber nicht wirtschaftlich abhängig; Indiz: Er erwirtschaftet weniger als 5/6 seiner Einkünfte bei Ihnen.
  • Er darf Aufträge von Ihnen ablehnen.
  • Der freie Mitarbeiter hat genügend freie Kapazitäten, um auch für andere Auftragnehmer tätig zu werden.
  • Er hat keinen eigenen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen bzw. in Ihrem Büro.
  • Er arbeitet im eigenen Namen, nicht in Ihrem bzw. im Namen Ihres Unternehmens.
  • Der freie Mitarbeiter schuldet Ihnen nicht seine Arbeitskraft, sondern nur das Ergebnis seiner Arbeit. Nur für das Ergebnis wird er bezahlt.
  • Er erhält keine detaillierten Anweisungen zur Durchführung seiner Arbeit.
  • Die Vergütung wird je nach Auftragslage unregelmäßig und in unterschiedlicher Höhe gezahlt.
  • Der freie Mitarbeiter erhält bei Krankheit und im Urlaub keine Vergütung.
  • Er kann seinen Urlaub (nach Absprache) frei bestimmen.
  • Er beschäftigt eigene sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter.
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