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Geringfügige Beschäftigung: Wie Sie die 400-Euro-Grenze betriebsprüfungssicher einhalten

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Von Astrid Engel,

Wenn Sie Aushilfskräfte beschäftigen, ist die 400-Euro-Grenze für das Entgelt Ihrer Mitarbeiter eine magische Größe. Denn von der Einhaltung der 400-Euro-Grenze hängt ab, ob Ihre Aushilfskräfte als geringfügig entlohnte Beschäftigte oder als sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer gelten.

 

Wie sich Einmalzahlungen auf die 400-Euro-Grenze auswirken

Dabei kommt es nicht auf das im jeweiligen Monat erzielte Arbeitsentgelt, sondern auf das Monatsentgelt an, das Ihr Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt verdient. Einmalige Zahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld müssen Sie also berücksichtigen. Sie ermitteln das durchschnittliche Monatsentgelt, indem Sie das gesamte Einkommen im Jahr durch 12 dividieren.

Beispiel: Ihre Reinigungskraft, Frau Kosok, arbeitet in Ihrer Firma 16 Stunden in der Woche für ein monatliches Entgelt von 380 Euro brutto. Weihnachten erhält Frau Kosok - wie alle Ihre anderen Mitarbeiter auch - eine Gratifikation in Höhe eines halben Monatsgehalts, hier also 190 Euro. Im Jahr verdient Frau Kosok also 12 x 380 Euro + 190 Euro = 4.750 Euro und damit umgerechnet auf den Monat 395,83 Euro (= 4.750 Euro : 12). Die 400-Euro-Grenze ist also eingehalten, Frau Kosok geringfügig beschäftigt.

Würde sie durch die Zahlung des Weihnachts- oder Urlaubsgelds aber durchschnittlich monatlich mehr als 400 Euro verdienen, würde die Tätigkeit sozialversicherungspflichtig werden.

Beipiel: Frau Eisberger arbeitet 14 Stunden in der Woche auf Basis von 390 Euro brutto im Monat. Mit einem zusätzlichen halben Weihnachtsgeld überschreitet sie dann die 400-Euro-Grenze: Denn im Jahr verdient Frau Eisberger 12 x 390 Euro + 195 Euro = 4.875 Euro und damit 406,25 Euro im Monatsdurchschnitt (4.875 Euro : 12). Die Tätigkeit ist also sozialversicherungspflichtig. Allerdings besteht hierbei die Besonderheit der Gleitzonenregelung.

Tipp: Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter, dass er zur Vermeidung der Versicherungspflicht auf Einmalzahlungen verzichtet.

Doch Vorsicht: Nur ein wirksamer Verzicht Ihres Arbeitnehmers auf die Sonderzahlung hilft Ihnen hier. Hat Ihr Arbeitnehmer etwa einen tariflichen Anspruch auf Zahlung eines Weihnachtsgelds, kann er hierauf nicht im Voraus verzichten (§ 4 Abs. 1 TVG).

Sie selbst können ganz einfach dafür sorgen, dass die 400-Euro-Grenze durch Einmalzahlungen nicht überschritten wird: Entweder setzen Sie die monatliche Vergütung von vornherein entsprechend niedriger an, oder Sie vereinbaren eine entsprechend geringere Arbeitszeit, wenn Sie verpflichtet sind, einen bestimmten Stundensatz zu zahlen.

Was bedeutet schwankendes Entgelt für die 400-Euro-Grenze?

Wenn das Entgelt von Monat zu Monat oder saisonbedingt schwankt, so errechnen Sie das durchschnittliche monatliche Entgelt ebenfalls, indem Sie das Jahreseinkommen durch 12 dividieren.

Beispiel: Ihr Hausmeister Nordhoff verdient in den Monaten Januar bis April und September bis Dezember monatlich 500 Euro und in den Monaten Mai bis August monatlich 350 Euro. Herr Nordhoff ist deshalb aber nicht in den Monaten 1 - 4 und 9 - 12 sozialversicherungspflichtig und in den Monaten 5 - 8 sozialversicherungsfrei. Vielmehr müssen Sie aus dem Jahreseinkommen das durchschnittliche monatliche Entgelt berechnen, hier 450 Euro (8 x 500 Euro + 4 x 350 Euro = 5.400 Euro; 5.400 Euro : 12 = 450 Euro).

Herr Nordhoff ist damit insgesamt nicht geringfügig entlohnt beschäftigt und demzufolge sozialversicherungspflichtig.

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen werden nicht auf die 400-Euro-Grenze angerechnet (§ 14 Abs. 1 S. 2 SGB IV). Sie können also Ihren geringfügig entlohnten Beschäftigten steuerfreie Vergütungsbestandteile zahlen, ohne dass dadurch deren Arbeitsentgelt erhöht wird.

Wichtig: Mit Ausnahme der steuerlich zulässigen Erstattungen für Fahrten mit dem eigenen Pkw zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhöhen alle anderen mit einem pauschalen Steuersatz zu versteuernden Vergütungsbestandteile das sozialversicherungspflichtige Entgelt Ihres Arbeitnehmers!

 

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