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Ihr Mitarbeiter fordert Auskunft zu Personaldaten - zu Recht?

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Von Astrid Engel,

So wie ein Mitarbeiter berechtigt ist, seine Personalakte einzusehen, kann er jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Personaldaten über ihn gespeichert sind.

Die Personaldaten, die Ihre Mitarbeiter betreffen, sind naturgemäß besonders sensibel. Der Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter ist ein besonders wichtiger Teil des betrieblichen Datenschutzes. Damit korrespondiert ein umfangreiches Auskunftsrecht Ihrer Mitarbeiter, das dem Einsichtsrecht in die Personalakte gleichsteht.

Das bedeutet: So wie ein Mitarbeiter berechtigt ist, seine Personalakte einzusehen, kann er jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Personaldaten über ihn gespeichert sind.

Was zu den Personaldaten gehört

Zur Personalakte zählen alle schriftlichen Aufzeichnungen und gespeicherten Daten, welche die Person des jeweiligen Mitarbeiters sowie den Inhalt und Verlauf seines Arbeitsverhältnisses betreffen. Dabei muss zwischen den gesammelten Unterlagen bzw. gespeicherten Personaldaten und dem Arbeitsverhältnis allerdings ein unmittelbarer Zusammenhang bestehen.

Warum der Zusammenhang zwischen Personaldaten und Arbeitsverhältnis so wichtig ist

Was diesen unmittelbaren Zusammenhang betrifft, so machen die Gerichte feinsinnige Unterschiede - und die entscheiden letztlich auch darüber, ob im Einzelfall ein Einsichts- und Auskunftsrecht besteht:

Arbeitsverhältnis: Es geht um Unterlagen und Daten, die sich unmittelbar auf die Rechtsstellung des Mitarbeiters auswirken (z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltszahlungen, Abmahnung). Das sind Personaldaten, für die generell ein uneingeschränktes Einsichts- und Auskunftsrecht besteht.

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Personalplanung: Zu Ihren Aufgaben als Unternehmer und Arbeitgeber gehört es aber auch, vielfältige weitere Unterlagen und Personaldaten zu sammeln bzw. zu speichern, so zum Beispiel zur Personalplanung und -entwicklung oder zu sonstigen Vorgängen. Für diese Unterlagen und Personaldaten ist kennzeichnend, dass sie noch keinerlei Auswirkungen auf die Rechtsstellung des Mitarbeiters haben.

Wann Sie Auskunft zu Personaldaten erteilen müssen - und wann nicht

Die folgende Aufzählung nennt Ihnen die wichtigsten Personaldaten, für die ein bzw. kein Einsichts- bzw. Auskunftsrecht Ihrer Mitarbeiter besteht.

1. Der Mitarbeiter kann Auskunft verlangen zu Personaldaten wie ...

  • Abmahnungen/Rügen
  • Arbeitgeberdarlehen
  • Arbeitsgenehmigung (bei Ausländern)
  • Arbeitsvertrag
  • Beurteilungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Gehaltspfändungen
  • Lohnabtretungen
  • Nachweise über Aus- und Fortbildung
  • Nebentätigkeitsgenehmigung
  • Personalfragebogen
  • Schriftwechsel im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
  • Vorschüsse auf das Gehalt
  • Zeugnisse

2. Zu diesen Personaldaten besteht keine Auskunftpflicht

  • Entwürfe von Beurteilungen/Zeugnissen
  • Kindergeldakten
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Prozessunterlagen
  • Prüfungsunterlagen
  • Sicherheitsakten
  • Unterlagen über die (Vor-)Ermittlung von strafbaren Handlungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
  • Unterlagen über die geplante Neubesetzung von Arbeitsplätzen
  • Unterlagen über die Personalplanung und -förderung
  • Zahlungsanweisungen
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