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Ihre Meldepflichten, wenn Sie erstmals einen Mitarbeiter einstellen

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Von Astrid Engel,

Wenn Sie erstmals Mitarbeiter einstellen – und sei es nur als Aushilfe – müssen Sie dafür folgende Formalitäten erfüllen:

Wenn Sie erstmals Mitarbeiter einstellen – und sei es nur als Aushilfe – müssen Sie dafür folgende Formalitäten erfüllen:

Schritt 1: Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur beantragen

Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie eine Betriebsnummer von der Arbeitsagentur. Nur damit können Sie Mitarbeiter bei der Krankenkasse bzw. bei der Minijob-Zentrale anmelden. Den Antrag können Sie persönlich oder mit einem formlosen Schreiben bei der Betriebsnummernstelle der örtlichen Arbeitsagentur stellen. Sind Sie Gewerbetreibender, müssen Sie zusätzlich eine Kopie Ihrer Gewerbeanmeldung vorlegen.

Schritt 2: Diese Unterlagen lassen Sie sich vom Mitarbeiter geben

Von Ihrem künftigen Mitarbeiter benötigen Sie

  • eine Lohnsteuerkarte (nicht bei Minijobbern),
  • einen Sozialversicherungsausweis (nachdem Sie die Sozialversicherungsnummer übernommen haben, geben Sie ihn dem Mitarbeiter wieder zurück),
  • ggf. eine Kopie der Geburtsurkunden seiner Kinder,
  • die Information, bei welcher Krankenkasse bzw. welcher privaten Krankenversicherung der Mitarbeiter versichert ist.

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Schritt 3: Meldung bei der Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale

Sobald Sie den neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ihn bei dessen Krankenkasse bzw. 400-€-Kräfte bei der Minijob-Zentrale anmelden. Das ist seit Anfang 2006 nur noch per Internet möglich. Dazu können Sie das Übertragungsprogramm sv.net nutzen. Das erhalten Sie kostenlos im Internet: www.itsg.de/svnet.
Monatlich melden Sie so auch die Sozialversicherungsabgaben, die Sie selbst berechnen müssen (= Beitragsnachweis). Ihre Minijobber melden Sie auf dem gleichen Weg bei der Minijob-Zentrale an.

Schritt 4: Richten Sie ein Lohnkonto ein

Als Arbeitgeber müssen Sie für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto führen. Darin tragen Sie die Daten von der Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters ein und jeden Monat u. a. den gezahlten Lohn sowie die dafür abgeführten Steuern. Erledigen Sie das selbst, sollten Sie eine Lohnabrechungssoftware anschaffen. Damit melden Sie monatlich auch die fällige Lohnsteuer per Internet an das Finanzamt. Für Minijobber schicken Sie die Meldung zusammen mit der Sozialversicherungsmeldung an die Minijob-Zentrale.

Schritt 5: Meldung an die Berufsgenossenschaft

Ihr Unternehmen wird mit der Gründung Mitglied einer Berufsgenossenschaft - der betrieblichen Unfallversicherung für Arbeitnehmer. Als Gewerbetreibender werden Sie in der Regel automatisch angemeldet. Als Freiberufler müssen Sie sich bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft melden. Welche das ist, erfahren Sie beim Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften, Tel.01805/188088. Beiträge werden aber in der Regel erst fällig, wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen – selbst wenn der nur kurzfristig bei Ihnen beschäftigt ist. Zum Jahresende melden Sie der Berufsgenossenschaft dann die gezahlte Lohnsumme. Erkundigen Sie sich aber frühzeitig, sobald Sie den ersten Mitarbeiter einstellen, was Sie während der Beschäftigung beachten sollten.

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