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Mitarbeiter einstellen Teil 5: Welche formalen Schritte Sie durchführen müssen

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Von Astrid Engel,

Betriebsnummer geben lassen: Als Arbeitgeber brauchen Sie zwingend eine Betriebsnummer, die Sie bei der zuständigen Agentur für Arbeit erhalten. Zuständig ist die Agentur, in deren Bezirk Ihr Betrieb liegt. Es reicht ein Anruf oder ein formloses Schreiben mit der Bitte um Erteilung einer Betriebsnummer aus.Wichtig: Auch wenn Sie einen bestehenden Betrieb übernommen haben, der bereits eine Betriebsnummer besitzt, müssen Sie eine neue Betriebsnummer beantragen.Die Betriebsnummer ist an den Inhaber des Betriebs und nicht an den Betrieb gebunden.

Lassen Sie sich sofort alle wichtigen Unterlagen übergeben, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen

Unterlagen/Angaben vom Mitarbeiter: Ihr Mitarbeiter muss Ihnen seine Lohnsteuerkarte aushändigen, Ihnen mitteilen, bei welcher Krankenkasse er versichert ist, und seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Für die Anmeldung zur Sozialversicherung benötigen Sie die Sozialversicherungsnummer Ihres Mitarbeiters, die Sie seinem Sozialversicherungsausweis entnehmen. Am besten bewahren Sie eine Kopie des Ausweises auf. Ist Ihr Mitarbeiter Vater bzw. Mutter, brauchen Sie darüber hinaus eine Kopie der Geburtsurkunde des Kindes - unabhängig von dessen Alter und davon, ob es noch lebt. Denn in diesem Fall zahlt Ihr Mitarbeiter nicht den erhöhten Pflegeversicherungsbeitrag für Kinderlose.
Bei der Krankenkasse anmelden: Sie müssen Ihren Mitarbeiter bei seiner Krankenkasse anmelden, und zwar auf elektronischem Wege. Veranlassen Sie das am besten unverzüglich, wenn Sie den Mitarbeiter einstellen. Das erledigen Sie mit der kostenlosen Software "sv.net" von den Krankenkassen. Füllen Sie darin das Formular "Meldung zur Sozialversicherung" aus. Sie benötigen für die Anmeldung Ihre Betriebsnummer und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
Wichtig: Ist Ihr Mitarbeiter privat krankenversichert (Voraussetzung: sein Brutto-Einkommen hat die Versicherungspflichtgrenze in den letzten 3 Jahren überschritten und wird dies auch im laufenden Jahr tun), müssen Sie ihn trotzdem bei einer Krankenkasse Ihrer Wahl - z.B. bei der örtlichen AOK - anmelden.
Sozialversicherungsbeiträge abführen: Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, sind Sie als Arbeitgeber dafür verantwortlich, deren Beiträge zu den gesetzlichen Sozialversicherungen abführen, und zwar monatlich. Die Höhe der Beiträge ermitteln Sie selbst und melden sie der Krankenkasse mit dem Online-Formular "Beitragsnachweis". Hinzu kommen bei kleinen Betrieben noch eine geringe Umlage U1 (falls der Mitarbeiter Arbeiter und nicht Angestellter ist) und eine geringe Umlage U2 für Mutterschaftsaufwendungen (unabhängig davon, ob der Mitarbeiter ein Mann oder eine Frau ist) nach dem Lohnfortzahlungsgesetz. Die Höhe der Umlagen ist je nach Krankenkasse unterschiedlich - fragen Sie danach.
Beachten Sie: Sie müssen nicht nur die Beiträge zur Krankenversicherung, sondern auch alle anderen Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung und ggf. Umlagen) an die zuständige Krankenkasse abführen, wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen. Ist Ihr Mitarbeiter privat krankenversichert, führen Sie nur den Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeitrag sowie ggf. die Umlagen an die Krankenkasse Ihrer Wahl ab. Den Zuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter aus.
Alle Beiträge tragen Sie und Ihr Arbeitnehmer je zur Hälfte.
Ausnahmen:

  • Bei der Pflegeversicherung gilt, dass der Zuschlag für Kinderlose in Höhe von 0,25 % nur vom Arbeitnehmer getragen werden muss.
  • Bei der Krankenversicherung trägt der Mitarbeite den 0,9-%-Sonderbeitrag allein.
  • Beschäftigen Sie einen Mitarbeiter in der Gleitzone, zahlt er einen reduzierten Beitrag zur Sozialversicherung. Erfragen Sie den bei der Krankenkasse, oder ermitteln Sie ihn im Internet (z.B. unter www.gleitzonenrechner.de).
  • Die Umlagen U1 und U2 tragen Sie allein.


Lohnsteuer anmelden und abführen: An das Finanzamt müssen Sie die anfallende Lohnsteuer abführen, ggf. zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Dazu melden Sie die Lohnsteuer zunächst beim Finanzamt an, und zwar auf elektronischem Weg via Internet. Informationen dazu erhalten Sie im Internet unter www.elster.de. Die genaue Höhe der anfallenden Lohnsteuer ermitteln Sie am besten unter: www.abgabenrechner.de.
Bei der Berufsgenossenschaft anmelden: Alle Mitarbeiter eines Unternehmens müssen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft unfallversichert sein. Diese Versicherung deckt das Risiko eines Arbeits- oder Wegeunfalls bzw. einer Berufskrankheit. Welche Berufsgenossenschaft für Ihr Unternehmen zuständig ist, erfahren Sie bei Ihrer IHK/HwK oder beim Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften unter Tel.: (01805) 18 80 88. Dort können Sie sich auch über Arbeitnehmerschutzvorschriften informieren.
Bei Ihrer Berufsgenossenschaft melden Sie die Beschäftigung des 1. Mitarbeiters an. Jeden weiteren Mitarbeiter brauchen Sie später nicht einzeln zu melden, Sie müssen ihn dann nur im jährlichen Entgeltnachweis aufführen. Den Beitrag tragen Sie allein. Seine Höhe richtet sich nach der Gefahrklasse, in die Ihr Betrieb eingestuft wird. ÿber die Tätigkeitsbeschreibung können Sie Einfluss auf die Einstufung nehmen, was bares Geld sparen kann. Die Höhe des Beitrags teilt Ihnen Ihre Berufsgenossenschaft in einem Bescheid mit.

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