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Mitarbeiter einstellen Teil 7: So erstellen Sie einen Gehaltsnachweis

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Von Astrid Engel,

Das Einkommensteuergesetz (§ 41 EStG) verpflichtet Sie, Lohnunterlagen zu führen, sobald Sie Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Für jeden Ihrer  Mitarbeiter müssen Sie ein separates so genanntes Lohnkonto führen. Daraus sind die Angaben der Lohnsteuerkarte, die Höhe des gezahlten Arbeitslohns, ggf. steuerfreie Bezüge sowie die abgeführte Lohnsteuer inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuerersichtlich. Legen Sie am besten gleich einen neuen Ordner an, sobald Sie Ihren Mitarbeiter einstellen. Darin heben Sie später nicht nur alle Lohnabrechnungen für den Mitarbeiter auf sondern auch alle anderen Unterlagen, die Sie von ihm haben, zum Beispiel seine Bewerbung und die Geburtsurkunde seines Kindes.Am Ende des Monats muss Ihr Mitarbeiter einen schriftlichen Gehaltsnachweis erhalten, aus dem sein Brutto-Lohn und seine Abzüge hervorgehen. Dafür gibt es keine speziellen Formvorschriften.

Das Einkommensteuergesetz (§ 41 EStG) verpflichtet Sie, Lohnunterlagen zu führen, sobald Sie Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Für jeden Ihrer  Mitarbeiter müssen Sie ein separates so genanntes Lohnkonto führen. Daraus sind die Angaben der Lohnsteuerkarte, die Höhe des gezahlten Arbeitslohns, ggf. steuerfreie Bezüge sowie die abgeführte Lohnsteuer inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
ersichtlich. Legen Sie am besten gleich einen neuen Ordner an, sobald Sie Ihren Mitarbeiter einstellen. Darin heben Sie später nicht nur alle Lohnabrechnungen für den Mitarbeiter auf sondern auch alle anderen Unterlagen, die Sie von ihm haben, zum Beispiel seine Bewerbung und die Geburtsurkunde seines Kindes.
Am Ende des Monats muss Ihr Mitarbeiter einen schriftlichen Gehaltsnachweis erhalten, aus dem sein Brutto-Lohn und seine Abzüge hervorgehen. Dafür gibt es keine speziellen Formvorschriften.

Der Gehaltsnachweis sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Namen und Anschrift des Arbeitnehmers
  • Namen und Anschrift des Arbeitgebers
  • Monat und Jahr der Abrechnung
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Den genauen Termin, zu dem Sie den Mitarbeiter einstellen (Eintrittsdatum)
  • Merkmale der Steuerkarte (Steuerklasse, Freibeträge usw.)
  • Brutto-/Netto-Arbeitslohn
  • ggf. Sachbezüge
  • Lohnsteuerabzug, ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsabzüge


Für Minijobs gilt: Wenn Sie einen Minijob-Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ihm ebenfalls einen  monatlichen Gehaltsnachweis übergeben.

Verwenden Sie dieses Muster bequem als Vorlage, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen


Muster für einen Gehaltsnachweis:
Werbeagentur Max Mustermann
Musterstraße 5, 12345 Musterstadt
Herrn
Peter Beispiel
Beispielstraße
12345 Musterstadt
Gehaltsnachweis für Mai 200...                   erstellt am: 31.5.200...
Eintrittsdatum     1.1.200...     Krankenkasse     AOK
Steuerklasse     IV     Soz.Vers.Nr.     12345678B123
Kinderfreibeträge     0,0     Bank     Deutsche Bank
Kirche     RK     BLZ     12345678
Geburtsdatum     16.08.1963     Konto-Nr.     0987654321
Bezüge/Abzüge     Monat/in €     Jahressummen/in €
Gehalt     2.000,00     10.000,00
Gesamt-Brutto        2.000,00     10.000,00
Gesetzliche Abzüge
Lohnsteuer     261,41     1.307,05
Solidaritätszuschlag                  14,37     71,85
Kirchensteuer                    20,91     104,55
Krankenversicherung        135,00     675,00
Pflegeversicherung      22,00                    110,00
Rentenversicherung        195,00           975,00
Arbeitslosenversicherung          65,00           325,00
Gesetzliches Netto      1.286,31        6.431,55
Überweisung     1.286,31

Wenn Sie die Lohnabrechnung selber erledigen, sollten Sie eine Lohnabrechnungssoftware anschaffen. Damit melden Sie monatlich auch die fällige Lohnsteuer an das glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7Finanzamt.

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