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Müssen Sie eine Personalakte fortlaufend nummerieren?

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Von Astrid Engel,

Ein Arbeitnehmer war seit 16 Jahren bei einem Unternehmen beschäftigt, als ihm die Idee kam Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Dabei stellte er fest, dass die Seiten der Personalakte nicht mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen sind.Der Arbeitnehmer klagte daraufhin auf Paginierung seiner Personalakte, denn seiner Ansicht nach weist eine Personalakte ohne fortlaufende Nummerierung keine Systematik auf. Zudem sei es dem Arbeitgeber so einfacher möglich, Änderungen vorzunehmen.

Ein Arbeitnehmer war seit 16 Jahren bei einem Unternehmen beschäftigt, als ihm die Idee kam Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Dabei stellte er fest, dass die Seiten der Personalakte nicht mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen sind.
Der Arbeitnehmer klagte daraufhin auf Paginierung seiner Personalakte, denn seiner Ansicht nach weist eine Personalakte ohne fortlaufende Nummerierung keine Systematik auf. Zudem sei es dem Arbeitgeber so einfacher möglich, Änderungen vorzunehmen.

er Arbeitnehmer scheiterte aber mit seiner Klage: Eine Personalakte muss wahrheitsgemäß geführt werden und so vollständig wie möglich Auskunft über den Arbeitnehmer und seinen beruflichen Werdegang geben, so das Gericht. Deshalb müssen Arbeitgeber auch alle Unterlagen und Schriftstücke, die sich mit dem Arbeitnehmer und seinem beruflichen Werdegang befassen zur Personalakte nehmen. Wie der Arbeitgeber die Personalakte aber im Einzelfall führt, bleibt ihm überlassen (BAG, Urteil vom 16.10.2007, Az. 9 AZR 110/07).

Das gehört in eine Personalakte

In die Personalakte heften Sie den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters, Ergänzungen zum Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Zeugnisse über Fortbildungen etc. Wie Sie das genau machen, also ob Sie die Unterlagen einfach chronologisch übereinander heften, in einzelne Fächer unterteilen (etwa Zeugnisse, Urlaub, Krankheit ...), bleibt Ihnen überlassen. Da kann Ihnen Ihr Mitarbeiter nicht hineinreden.
Und: Dass Sie die Personalakte mit Seitenzahlen versehen, kann er auch nicht von Ihnen verlangen. Der Mitarbeiter im Fall hatte auch Unrecht, wenn er sagte, dass die Personalakte ohne Seitenzahlen kein System aufweist: Unterlagen sind ja normalerweise mit einem Datum versehen. Schon hieraus lässt sich eine Chronologie und somit ein System erkennen.

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Wann Sie einem Mitarbeiter Auskunft aus seiner Personalakte erteilen müssen


Auskunftspflicht besteht:

  • Abmahnungen/Rügen
  • Arbeitgeberdarlehen
  • Arbeitsgenehmigung (bei Ausländern)
  • Arbeitsvertrag
  • Beurteilungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Gehaltspfändungen
  • Lohnabtretungen
  • Nachweise über Aus- und Fortbildung
  • Nebentätigkeitsgenehmigung
  • Personalfragebogen
  • Schriftwechsel im Rahmen des
  • Arbeitsverhältnisses
  • Vorschüsse auf das Gehalt
  • Zeugnisse


Keine Auskunftspflicht:

  • Entwürfe von Beurteilungen/Zeugnissen
  • Kindergeldakten
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Prozessunterlagen
  • Prüfungsunterlagen
  • Sicherheitsakten
  • Unterlagen über die (Vor-)Ermittlung von strafbaren Handlungen im
  • Rahmen des Arbeitsverhältnisses
  • Unterlagen über die geplante Neubesetzung von Arbeitsplätzen
  • Unterlagen über die Personalplanung und -förderung
  • Zahlungsanweisungen
Personal und Arbeitsrecht aktuell

Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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