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Personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter: Das sind Ihre Auskunftspflichten als Arbeitgeber

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Von Astrid Engel,

Wenn es darum geht, personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter korrekt zu erfassen und zu speichern, ist äußerste Sorgfalt angesagt. Da es sich bei den Personaldaten um eine Sammlung besonders sensibler Daten handelt, haben Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern umfassende Auskunftspflichten. Daraus können sich auch noch weitere Pflichten ergeben, beispielsweise die Pflicht, unrichtige oder unzulässig erfasste Daten zu berichtigen.

Ihre Auskunftspflichten über personenbezogene Daten

Auskunftspflicht: Ihre Mitarbeiter können von der Personalabteilung Auskunft darüber verlangen, welche Daten über sie gesammelt und gespeichert werden. Die Auskunftspflicht umfasst auch die Frage nach der Herkunft der Daten (sofern sie nicht bereits dem Personalfragebogen zu entnehmen sind) sowie danach, zu welchen Zwecken personenbezogene Daten verarbeitet werden oder welche Stellen diese Daten bzw. Teile davon erhalten (z. B. Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Banken).

Benachrichtigungs-Pflicht: Die Personalabteilung muss Ihre Mitarbeiter informieren, wenn erstmalig personenbezogene Daten über sie gespeichert werden. Ausnahme: Es handelt sich um gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Verarbeitung von Daten. Die Benachrichtigungs-Pflicht umfasst die Tatsache, dass personenbezogene Daten gespeichert werden, die Zweckbestimmung der Speicherung und die Nutzung der Daten. Die Benachrichtigungs-Pflicht entfällt, wenn Ihre Mitarbeiter bereits auf andere Weise Kenntnis von der Speicherung der Daten erhalten haben. Das ist etwa der Fall, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses in einem Merkblatt entsprechend informiert haben.

Berichtigungs-Pflicht: Werden personenbezogene Daten unrichtig gespeichert, müssen sie umgehend berichtigt werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Schreibweise des Nachnamens falsch ist, das Geburtsdatum unzutreffend ist, die Zahl der Kinder nicht stimmt usw. Im Fall unzulässig gespeicherter Daten besteht die Berichtigung in der Löschung der Daten. Personenbezogene Daten, die nicht gespeichert werden dürfen, sind beispielsweise Informationen über die Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft. Bei Auseinandersetzungen darüber, ob bestimmte personenbezogene Daten des Mitarbeiters zu berichtigen bzw. zu löschen sind, müssen sie so lange gesperrt werden, bis die Angelegenheit endgültig geklärt ist.

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